Эффективный процесс принятия решений = фасилитация

Чтобы прийти к конструктивным решениям, нужно управлять процессом поиска таких решений. Нужен координатор совещания, обсуждения, групповой работы, встречи. Процесс координации осуществляет фасилитатор.

Кто такой фасилитатор

Фасилитатор – тот, кто делает процесс проще (от англ. facilitate – упрощать). Это ведущий, который стимулирует процесс творческого поиска группы и упрощает поиск и принятие решений. Фасилитатор не выполняет задачу сам, он владеет навыками управлять энергией людей, направлять ее в правильное русло во время обсуждения.

Фасилитатор владеет необходимыми техниками, позволяющими ему помочь группе принять решения, определиться с целями или освоить определенные навыки наиболее эффективным путем. Фасилитатор – не волшебник: освоить навыки фасилитации можно на тренингах, очно или онлайн.

Фасилитатор отвечает только за процесс, тогда как группа ответственна за содержание.

Содержание – это тема встречи, идеи участников, предложения и решения, с которыми пришли участники и которые рождаются в процессе обсуждения. Содержание – это то, над чем работают собравшиеся. 

Процесс – это ход групповой работы, то, как собравшиеся решают поставленную перед ними задачу.

Пример фасилитации

Фасилитацией называют метод групповой работы, например, фасилитация встречи, фасилитация командной работы или фасилитация стратегической сессии. Фасилитацией также называют само мероприятие, например, фасилитация по решению проблемы падения продаж или фасилитация по подведению итогов. Мероприятие, которым руководит фасилитатор, называют фасилитационной сессией, например, фасилитационная сессия по разработке стратегии компании.

Пример фасилитации привел в своей книге, посвященной этому методу, Сэм Кейнер.

В Национальном банке Сан-Хосе работало много женщин, и так совпало, что в один год одновременно забеременело 10% от всего персонала. Менеджеры собрались, чтобы обдумать варианты решения, позволившие бы предотвратить резкий спад производительности банка. Ограничить количество декретных отпусков, уволить часть сотрудниц, есть ли другие варианты? Будущие матери не собирались жертвовать своим правом получить отпуск по уходу за ребенком, даже понимая, что производительность банка окажется под угрозой. Банк тоже не собирался что-либо менять в своем стандартном подходе к работе.

Решением мог стать пересмотр традиции выбора «работа или уход за ребенком». Что нужно банку? Чтобы работа выполнялась, а что нужно матери – быть рядом с ребенком. Если у вас бывают неразрешимые проблемы, подумайте: возможно они только кажутся неразрешимыми и это связано с какой-либо традицией, которая предусматривает жесткое «или/или»? А почему эта традиция должна оставаться священной и что будет, если ее нарушить, не откроются ли при этом новые варианты? В конце концов, что важнее, успех компании и благополучие сотрудников – или верность традиции?

В данном случае решением стало работать в офисе, но с разрешением приходить туда с малышами, места для которых оборудовали рядом с рабочими местами мам. Мамы могли работать и быть рядом с детьми. Зарплата для молодых мам была немного снижена, поскольку рабочее время их немного сократилось. Когда дети немного подрасли, банк организовал для них ясли недалеко от места работы мам.

Давайте подумаем, есть ли в этом решении компромисс, необходимость для какой-либо из сторон жертвовать своим интересом? Нет, все получили выгоду. Так работает фасилитация, цель которой – найти решение, устраивающее все стороны. Поиск решения при фасилитации – это не стремление выторговать себе лучшие условия, а совместный поиск оптимального решения, подходящего абсолютно всем.

В той же книге приведен еще один пример. Ночное поведение подростков одного из районов города начало тревожить городскую администрацию. Поднялся вопрос: комендантский час или продолжать наблюдать, как подростки деградируют. Заметили ультиматум «или/или»? Почему-то существует традиция: если кто-то поступает неподобающим образом, есть лишь один вариант решения – наказать, ограничить, изолировать, перевоспитать, одним словом, объявить войну. А что, если сотрудничать? Когда вопрос начали обсуждать все заинтересованные стороны, удалось найти решение, устраивающее всех, – в городе начали проводить турниры по баскетболу в позднее время суток. Турниры заняли скучающих подростков и ситуация изменилась.

Стоит ли экономить

Фасилитация – это не о скорости принятия решений, не о формальном решении «для галочки». Фасилитация действительно помогает прийти к согласию всех сторон, но требует времени.

Стоит ли экономить время на фасилитации? Иногда фасилитация (читайте, эффективное решение) настолько важна, что стоит отложить все и довести процесс до конца. Это может растянуться на несколько сеансов, но оно того стоит. Если вникнуть в суть фасилитации, можно понять, что ответственная компания просто не может себе позволить отказываться от такой формы принятия решений.

Фасилитация должна быть проведена правильно, иначе ее результаты могут быть непредсказуемыми. Если хотите сэкономить на времени, на опытном фасилитаторе, учитывайте, что для фасилитации критически важно не быть оборванной. Подробнее об этом можно почитать в нашей статье «Чем динамическая фасилитация отличается от мозгового штурма» и в других материалах рубрики «Фасилитация».

В книге «Секреты фасилитации. SMART-руководство по работе с группами» Майкла Вилкинсона предложен чек-лист случаев, которые требуют фасилитации, и случаев, когда фасилитация не обязательна. Исходя из предложенного алгоритма выбора, фасилитация понадобится, если:

• Решение еще не принято.
• Вопрос достаточно важный, чтобы оправдать временные и финансовые затраты на фасилитацию.
• Поиск решения потребует более глубокого понимания и анализа ситуации, а также участия многих людей.
• Решение требует согласия группы людей или изменения в их поведении.
• Участники достаточно открыты друг другу, у них есть причины для поиска согласованного решения.

Фасилитацию не стоит проводить, если:

• Решение уже принято.
• Ситуация и связанная с ней информация слишком сложные или слишком конфиденциальны для того, чтобы рассматривать это в группе.

Первый пункт в обоих списках важнее других. Не стоит проводить фасилитацию, если решение уже принято. В остальных случаях фасилитацию стоит проводить даже при не самых благоприятных условиях.

Как используется фасилитация

С момента основания Международной ассоциации фасилитаторов прошло уже более 15 лет. Сейчас многие компании пользуются методом фасилитации в ряде ситуаций: при стратегическом планировании, разрешении споров, анализе требований, поиске решений повышения производительности и идей по дизайну, улучшения коммуникаций.

Фасилитации проводят сертифицированные фасилитаторы, которых профессионально обучают. Проводятся международные конференции по фасилитации, позволяющие заинтересованным развивать навыки и расширять связи.

В организациях появляются собственные внутренние фасилитаторы – на полную ставку или которые уделяют фасилитации только часть времени. Внутренний фасилитатор ценен тем, что он хорошо знает специфику своей компании и ему легче помочь настроить группу на поиск решений. 

Фасилитация уже стала отраслью. Каждая компания может найти фасилитатора для сессии, обсуждения, поиска решений. Навыкам фасилитации обучают очно и онлайн.

Будущее фасилитации

Фасилитация рассматривается скорее как навык, чем как роль. Сейчас фасилитация воспринимается как дополнительная функция, которую способны взять на себя люди, у которых уже накопился солидный опыт в дизайне процессов и управлении групповой динамикой. Скорее всего, в будущем фасилитация будет восприниматься как сегодня воспринимается лидерство. Такого мнения придерживаются некоторые сегодняшние фасилитаторы.

Если это так, то фасилитацию можно будет развивать у сотрудников компании для повышения эффективности обсуждений и деятельности всей компании.

Люди начинают понимать важность навыка фасилитации не только в контексте бизнеса. Ведь здорово, если детей будет учить преподаватель с навыками фасилитации, а менеджер при работе с сотрудниками своего отдела будет использовать техники фасилитации, чтобы каждый участник проекта был согласен с решениями без необходимости принимать невыгодный для себя ход событий. А если бы политики понимали, что существует возможность разумного выбора, если обмениваться неискаженной информацией и грамотно обсуждать возникающие вопросы! Возможно, что-то из перечисленного пока из области фантастики, но если навыка фасилитации и знания о существовании фасилитации в мире будет больше, больше будет и взаимопонимания. Фасилитация могла бы превратиться в привычный навык, а не в роль, которую играют немногие избранные.

Чтобы фасилитация получила широкое распространение, достаточно использовать ее в своей работе и убеждаться в оправданности вложенных в нее инвестиций. Со временем полезное приживется – фасилитация превратится из функции, доступной избранным, в навык, овладеть которым сможет каждый.

Хотите быть первыми, кто начнет применять этот навык в бизнесе и жизни – начните с тренинга по фасилитации. 

Вероятно, стоит расширять круг людей, понимающих ценность фасилитации. Не многие вокруг нас знают значение этого термина. На нашем канале Дзен, например, один пользователь в комментарии возмутился, мол, понабирались сложных иностранных непонятных слов, когда можно русские использовать. Далеко не всем знакомо даже само слово. Еще меньше людей осознает ценность фасилитации.

Но те, кто попробовал применять такой метод принятия решений, понимают, насколько эффективнее такая работа и насколько качественнее принятые в ходе фасилитации решения.