Фасилитация онлайн. Что важно учитывать

Виртуальные онлайн-встречи: что самое важное?

В теории онлайн-встречи, в частности, онлайн-фасилитации, до пандемии обсуждались довольно активно и часто, но как только это стало реальностью, причем, без возможности выбора, оказалось, что на практике много нюансов, которые мало учитывались теоретиками.

На что же следует обращать внимание? Попробуем собрать основное или самое важное.

Канал коммуникации. Прежде всего важно определиться, где будет происходить онлайн-фасилитация. У всех участников должен быть доступ к конференции и возможность использовать виртуальную площадку – Google Meet, Zoom или другую выбранную. Подборка здесь. В этом вопросе нужно идти от пользователей. Необходимо выбрать площадку, которая может быть доступна всем пользователям, или отказаться от участников, которые не смогут попасть на онлайн-встречу с использованием выбранного инструмента.

Если это фасилитация онлайн, важно определиться не только с площадкой для конференций, но и с доской для фасилитации. Перечень их огромен, вот наша подборка, главное выбрать ту, которую вы будете использовать, и убедиться в том, чтобы она была доступна для всех участников.

Проработка структуры встречи. Перед встречей нужно подготовить шаблоны виртуальных досок, продумать структуру и тщательно подготовиться к встрече. Это все знают, но важно также учесть удобство присутствующих при работе с виртуальными досками. Нужно подготовить все так, чтобы им не приходилось долго искать нужные инструменты – стикеры, звездочки, статусы. Они должны быть под рукой, а в зоне внимания не должно быть ничего лишнего.

Важно также помнить, что во время обсуждения могут понадобиться результаты договоренностей прошлой встречи – они тоже должны быть под рукой. Это важно если проводится серия фасилитаций онлайн.

Правила онлайн-фасилитации. Чтобы сосредоточиться на процессе, важно предварительно обсудить правила встречи. Обычно достаточно предложить участникам предварительно или в начале встречи свои правила, дав им возможность внести коррективы.

Что улучшит результат

Как известно, успех зависит от деталей. На что обратить внимание, чтобы результат был выше? Давайте вспомним важные вещи, которые кто-то мог случайно упустить.

Обязательное использование видеокамер. Камера – это еще один, важный, канал коммуникации, который усиливает результат мероприятия.

Возможности системы видеоконференции. Каждая площадка для видеоконференций предоставляет ряд инструментов для удобства. Не стоит их игнорировать – они действительно повышают качество онлайн-дискуссии. «Поднятая рука», «Лайк», «Жалоба» - такие вещи могут снять с участников лишнюю эмоциональную нагрузку и позволят сосредоточиться на содержании обсуждения. В онлайн-фасилитации важно не сбивать друг друга с мысли.

Правило «заглуши микрофон». Среди правил не забудьте правило глушить микрофон, когда выступают другие. Мяукающие коты, плачущие дети и голоса «за кадром» отвлекают от дискуссии.

Работа в едином пространстве. Группа, которая обсуждает тот или иной вопрос, все мысли должна держать на одной виртуальной доске, а не хранить часть решений в головах или в блокнотах.

Конструктивные комментарии. Это не связано с онлайн-пространством, но перейдя на виртуальную площадку, важно не забыть, что каждое возражение, каждый комментарий должны быть конструктивными.

Тайминг. За временем нужно следить и при очных, и при онлайн-фасилитациях. Не забывайте оставлять несколько минут для подведения итогов. Это поможет улучшать качество онлайн-встреч с каждым разом. Изначально стоит договориться, что фасилитатор откладывает в сторону для следующих обсуждений вопросы, которые важны, но не касаются напрямую обсуждаемой темы. Важно проговорить подобное заранее, чтобы не отвлекаться во время встречи.

Цель и план встречи. Чтобы онлайн-фасилитация была организованной, в начале следует указывать цель встречи и вопросы, которые нужно обсудить, обратив внимание на вопросы, которые не будут обсуждаться, поскольку выходят за рамки обсуждаемой темы.

Настрой команды. Важно понимать, каков настрой участников, а также поддерживать необходимый уровень энергии на протяжении всей встречи. Фасилитация – встреча, на которой невозможно присутствовать против своего желания. Важно также определить, не волнует ли участников в данный момент другая тема. Если их мучит какой-то вопрос, они не смогут сосредоточиться на чем-либо другом.

Есть много способов определить «температуру» в команде. Один из вариантов – выбор своей роли: исследователь, наблюдатель, заключенный, отпускник. Так в игровой форме можно узнать, человек хочет работать или наблюдать, пришел принудительно или по собственной воле, ему просто интересно или важно найти решение.

Работает каждый. Важно, чтобы каждый участник работал. Онлайн-фасилитация – не место, где отсиживаются. Важно продумать заранее, как реализовать такую задачу. А если не все хотят работать? Что делать с «наблюдателями»? Фасилитатору нужно их расшевелить и привлечь к обсуждению. Их просят первыми предоставить свою точку зрения, первыми озвучить записанное на стикерах, дополнить чью-то мысль. В ходе работы приходит аппетит, человек вовлекается. У таких людей нужно в процессе работы узнавать о статусе выполнения задачи, проставления отметок или голосования. Следует поддерживать активность таких людей аккуратно, без перебора, не привлекая внимание.

Приведение доски в порядок. В процессе на доске может твориться что угодно, но в конце каждого блока обсуждения ведущий или ассистент должен упорядочить результат совместного творчества, чтобы были видны причинно-следственные связи, зависимость действий и решений, проблем и причин. Этот вариант должен быть сохранен.

Если группа большая. Если группа большая – ее делят на малые группы по 5-6 человек и работают с каждой. Есть ряд дополнительных особенностей при работе онлайн с малыми группами. В этом плане онлайн-фасилитация очень отличается от работы в очном формате. Наша компания нашла решения, которые мы собрали в отдельном материале.

Что касается технического решения, то делить на малые группы можно в Zoom, а вот у Google Meet такой возможности нет, понадобится создавать нужное количество одновременных встреч и потом собираться в общей. Это тоже важно учитывать при выборе платформы. При переходе в отдельные «комнаты» участники должны найти уже подготовленные доски, сколько бы раз это ни происходило в процессе одной фасилитации.

За год мы убедились, что онлайн-фасилитации вполне возможны и эффективны, если грамотно подготовиться. Узнать, зачем нужны и в каких случаях проводят фасилитации, а также заказать онлайн-фасилитацию с опытным фасилитатором команды ManGO! Games можно здесь.