11 навыков профессионального фасилитатора

В статье:

• Готовность к любому развитию событий
• Понимание, кто будет присутствовать на сессии
• Выдача понятных и четких инструкций
• Постоянная тренировка активного слушания
• Фасилитационная версия Мэри Поппинс
• Гибкость и адаптивность

Фасилитатор — достаточно ответственная должность, требующая всестороннего развития и тщательной подготовки. В обязанности этого человека входит не только высокая продуктивность каждого из участников сессии, но и направление каждого человека на достижение результата за счет использования его личностных особенностей и индивидуального стиля в работе. Квалифицированные специалисты отмечают ряд навыков, которые помогут фасилитатору значительно повысить эффективность.

Готовность к любому развитию событий

Согласно статистике, самые опытные и востребованные фасилитаторы тратят на подготовку в 3, а иногда и в 4 раза больше времени, чем длится проводимая ними сессия. Основная задача специалиста заключается в ведении группы по процессу таким образом, чтобы добиться максимальной простоты и результативности в достижении поставленной цели. Помогут в реализации поставленной задачи понимание основной идеи и структуры выбранного направления.

Однако ситуации, когда сессия проходит по заранее построенному плану, — крайняя редкость. Поэтому у фасилитатора должен должны иметься не только основной и запасной планы, но также несколько вариантов решения задачи на случай если первоначальные наработки не сработают. Высокая вариативность мышления помогает специалисту быть более гибким и готовым к любым неожиданностям.

Приступая к подготовке, стоит выделять время из расчета минимум 2 к 1. В подготовительном процессе стоит задаться следующими вопросами:

• каковы цели сессии — фасилитатор должен четко представлять, как должен выглядеть успех;
• требуется ли группе дополнительная подготовка перед запланированной встречей;
• сколько времени будет длиться сессия;
• каковы шансы добиться успеха в достижении поставленных целей на этой сессии;
• что известно о группе, с которой предстоит работать;
• каковы особенности характеров участников.

Кроме вышеперечисленного, фасилитатор должен четко представлять, как именно должно выглядеть пространство проводимой сессии, что нужно сделать для его подготовки к дальнейшей работе, какие материалы могут пригодиться для достижения поставленных перед участниками целей.

Понимание, кто будет присутствовать на сессии

Одним из основных и важнейших навыков эффективного фасилитатора является запрос максимально подробной информации о каждом из участников предстоящей сессии. Чем больше вам будет известно о группе и личностных особенностях людей, а также динамике их работы, тем качественнее и продуктивнее удастся разработать план сессии.

Часто встречаются ситуации, когда фасилитатор сталкивается с участниками, которые достаточно долгое время работают вместе, но при этом практически не знают друг друга. В таком случае стоит выделить какое-то время на более близкое знакомство между людьми. Например, можно завести с участниками группы разговор, в чем для каждого из них заключается важность работы.

Создание атмосферы включенности

Для эффективности и результативности сессии каждый из ее участников должен находиться в равных условиях. Поэтому важно следить, чтобы в ключевых моментах принимал активность каждый из членов группы. Таким образом можно заставить людей «купить» и «присвоить себе» процесс. При проектировании сессии старайтесь использовать активности и элементы, подходящие для разных темпераментов и типов личностей. 

Эффективная установка правил

В ответственность фасилитатора входят не только организация и проведение сессии, но и провоцировании подходящего тона в поведении, а также взаимодействии между участниками в процессе работы. Можно как самостоятельно ввести ряд правил, так и согласовать с группой особенности поведения, которые помогут им получить максимум полезного опыта в рабочем процессе.

Профессионал должен быть готов предложить конкретные идеи и четкие, понятные каждому правила. Если кто-то из группы озвучил правило «относиться с уважением» — не лишним будет поинтересоваться у собравшихся, как именно, по их мнению, может выглядеть уважение. Основная задача заключается в том, чтобы все участники сессии согласились действовать согласно общим правилам и одинаково их трактовали. 

Выдача понятных и четких инструкций

Большая часть сессии по фасилитации заключается в ориентированной к людям просьбе выполнить определенное задание. Справиться с поставленной задачей намного легче, когда фасилитатор готов предложить ясные инструкции.

Например, специалисту следует заранее продумать алгоритм знакомства при встрече. Желая, чтобы участники группы повернулись друг к другу и поделились какими-либо, на их взгляд важными и интересными фактами о себе, а затем рассказали про услышанное всей группе, стоит обратить внимание на следующие детали:

• что должно быть в презентации каждого человека;
• какие темы для обсуждения субъективно являются наиболее приоритетными;
• следует ли слушателям делать заметки;
• сколько времени рационально выделить на выполнение поставленной задачи.

Наличие четких инструкций и алгоритмов позволяет добиться системного мышления, максимально упростить представление результатов, которых планируется достигнуть в результате.

Постоянная тренировка активного слушания

Основным признаком эффективной групповой сессии является тот факт, что все ее участники продвигаются примерно в одном темпе и коммуницируют на общем языке. Для достижения такого результата фасилитатору стоит убедиться, что каждый человек не только имеет шанс быть услышанными, но и способен услышать собеседника. 

Помочь в реализации задуманного способны развитые на высоком уровне навыки активного слушания у самого специалиста. Также полезным будет умение ненавязчиво акцентировать внимания участников сессии на этих навыках.

Существует три действенных инструмента для развития активного слушания:

• отзеркаливание — навык практически дословно пересказать сказанное спикером, позволяет говорившему понять, что он был услышан, формирует доверительное отношение к собеседнику;
• парафраз — пересказ сказанного собственными словами, для большей эффективности можно использовать конструкцию «если я правильно понимаю, вы говорите про… Вы это имели в виду?»;
• трекинг — отслеживание основных направлений мыслей, высказываемых в рамках беседы и демонстрация, что каждая из идей может быть верной.

Использование этих принципов в построении диалога позволит создать дружественную атмосферу и вызвать доверие у собеседника.

Управление временем

Любая работа в группе имеет определенные ограничения по времени, которые обычно не превышают несколько часов в сутки. Фасилитатор должен четко спланировать, как долго может длиться каждая составляющая сессии, сколько времени группе может понадобиться для достижения основной цели.

На практике можно использовать несколько способов отслеживания времени:

• пользоваться наручными часами или мобильным телефоном и озвучивать людям о прошествии большей части выделенного на сессию времени;
• использовать большие часы, располагающиеся в области обзора всех участников группы; 
• делегировать задачу слежения за временем кому-то из участников сессии.

В процессе работы важно заранее предупреждать людей про исход выделенного на работу времени. Можно просто достаточно громко озвучить важную информацию или же использовать для оповещения информационную табличку, что поможет избежать прерывания сформировавшегося потока беседы.

Фасилитационная версия Мэри Поппинс

У доброй волшебницы Мэри Поппинс при себе всегда была волшебная сумка, в недрах которой находилось все необходимое, независимо от возникшей ситуации. У опытного фасилитатора обязательно должна иметься подобная волшебная сумка. Именно в ней рационально искать инструменты, требуемые группе для достижения поставленных целей. Достаточно часто сессия идет вовсе не по заранее продуманному плану или же результат работы оказался непредвиденным для фасилитатора. В таких ситуациях и окажется незаменимой «сумка Мэри Поппинс» с активностями, которые стоит использовать, когда план А оказался нежизнеспособным.

Измерение энергии

Фасилитаторы отмечают, что достаточно часто, заходя в помещение, группа практически фонтанирует определенной энергией, которая распространяется вокруг. Это может быть чрезмерная активность, усталость, апатия, вялость, стеснительность, возбуждение или нервозность. Энергетические посылы от участников сессии вовсе не всегда позитивные, но специалисту приходится быстро сопоставить их с запланированными активностями. В некоторых ситуациях приходится искать дополнительные способы повысить энтузиазм пришедших.

На этот случай стоит заранее разработать техники энергичных активностей, способных стимулировать людей к движению, творческому мышлению и улучшению настроения.

Гибкость и адаптивность

Неотъемлемой частью работы фасилитатора является контроль над работой и прогрессом группы. При планировании сессии стоит заранее продумать периодичность и длительность перерывов, но не лишним будет время от времени интересоваться у участников, как идет прогресс, не нужна ли им пауза. Таким образом специалист не только поможет группе повысить результативность, но и проявит заботу о пришедших.

Повестка дня является важным моментом, но стоит понимать, есть ли у вас желание выполнять все запланированные на эту сессию задачи. Выбиваясь из графика, не стесняйтесь признаться в этом группе, скорее всего, ее участники и сами осознают возникшую проблему. Посоветуйтесь, какие активности в последний час будут для участников наиболее полезными, внесите изменения в изначальные планы.

Сохранение нейтральности

Иногда компании нанимают фасилитатора, чтобы он выполнил роль нейтрального третьего «судьи» в проводимом групповом процессе. В подобной ситуации основная задача специалиста заключается в фокусировке внимания непосредственно на предмете сессии, процессе ее прохождения и опыте группы. Фасилитатор в рассматриваемом случае безоценочно относится к контенту, создаваемому группой, и фокусируется на способах генерации новых идей.