Хотите, чтобы люди всегда отвечали на ваши сообщения? Есть простейшие способы!

В статье:

• Просьба в самой теме
• Приветствие обязательно
• Правило «золотой середины»
• Простой язык
• Форматирование текста
• Время отправки письма

В среднем каждый из нас получает по 120 сообщений в день. Даже чтобы на наше письмо просто обратили внимание, нужно преодолевать конкуренцию, а значит, для повышения эффективности в выполнении своих обязанностей нужно развивать навыки цифровой коммуникации и включать цифровой этикет в программы развития сотрудников. Особенно менеджерам по продажам важно уметь писать так, чтобы их письма открывали, читали и давали на них ответы.

Мы нашли для вас советы, как писать электронные письма и сообщения в мессенджеры и соцсеты так, чтобы на них гарантированно отвечали.

Просьба в самой теме

В самой теме письма попросите ответить на него. Казалось бы, неужели все так просто? При опросах оказалось, что многие отвечают сразу только на письма, у которых в конце темы добавлено: НУЖЕН ОТВЕТ.

Новая тема письма

Если вы всегда пишете письмо со стандартной темой – такие письма начинают не замечаться в потоке множества других. Добавляйте суть, которая изложена именно в отправляемом письме.

Если у вас завязалось длинное обсуждение по почте, предмет разговора может измениться, и тогда стартовая тема будет уже неуместной. Меняйте тему письма, как только меняется предмет разговора, даже если это продолжение все той же цепочки переписки. Иначе люди, участвующие в дискуссии, отключатся и перестанут читать новые и новые письма. Многие начинают думать, что если они ответили по своей части вопроса, который был заявлен в теме, последующая переписка их уже не касается.

Приветствие обязательно

Если в начале письма нет обращения к получателю по имени, у него создается впечатление, что это массовая рассылка, не требующая ответа. К тому же, если письмо без приветствия, его могут воспринять как требование, а не как просьбу. Начинать письмо с приветствия –  проявление вежливости к адресату.

Сначала просьба

В самом начале письма четко и понятно сформулируйте свою просьбу. Не стоит скрывать цель вашего письма и делать длинные вступления. Просто начните с описания ответа, который вы хотели бы получить. Это упростит адресату решение и сэкономит его время.

Правило «золотой середины»

Письмо должно быть не слишком коротким и не слишком длинным. Относительно объема письма придерживайтесь принципа «золотой середины».

Исследование Boomerang показало, что чаще всего отвечают на письма объемом от 50 до 125 слов. Отвечали реже чем в 50% на письма из 125 слов, а для писем из 500 слов частота ответов составляет уже 44%. Такой она остается для писем до 2000 слов, после чего резко сокращается. На длинные письма отвечают намного реже.

Простой язык

Для писем используйте язык третьеклассника. Исследование Boomerang выявило связь частоты ответа на письма с простотой языка письма. Охотнее всего отвечали на письма, которые были написаны как для третьеклассника.

Люди бывают благодарны за простой язык письма – с минимальным количеством слов в предложениях, с использованием простых конструкций. На такие письма в ходе эксперимента отвечали на 36% чаще, чем на письма, составленные на академическом языке, и на 17% чаще, чем на языке уровня старших классов.

Используйте эмоции

Если в тексте письма использовать умеренное количество эмоционально-окрашенных слов, вероятность, что письмо откроют и дадут на него ответ, повысится на 10-15%, если сравнивать такое письмо с нейтральным, или наоборот, с чрезмерно эмоциональным.

К примеру, если вы хотите сообщить о том, что сотрудник магазина был с вами груб, лучше написать «Сегодня со мной в магазине произошла ужасная ситуация…», чем «Ваш магазин – отстой, твой сотрудник – придурок» или «Сегодня в вашем магазине произошел неприятный инцидент».

Форматирование текста

Чтобы выделить важное, используйте жирный шрифт или применяйте выделение цветом. Можно также использовать маркированные списки. Это повысит читабельность, хотя отображение форматирования зависит от почтовой программы получателя. В любом случае стоит попробовать.

Время отправки письма

Обычно люди проверяют почту по утрам. Если отправите письмо утром, больше шансов, что его тут же прочтут и ответят. Самые высокие показатели по прочтению писем зафиксированы среди отправленных с 6 до 7 утра.

Применяйте эти рекомендации для повышения эффективности вашей деловой переписки. Когда в рамках проактивных мер будете проводить мозговые штурмы и фасилитации, вспомните о простых правилах, повышающих реакцию на ваши письма. Большой успех состоит из множества маленьких деталей.