Динамическая фасилитация и консалтинг

В статье:

• Роль и цель обсуждения, в ходе которого применяется динамическая фасилитация
• Какого реального итога мы ожидаем
• Полноценное участие лидеров
• Реальные проблемы
• Вопросы временных рамок

Мы уже отвечали на вопрос, что такое фасилитационная сессия и в чем особенности динамической фасилитации в нескольких статьях, в частности, в таких: «Почему фасилитация требует времени», «Особенности динамической фасилитации: секрет – в энергии», «Фасилитация - встреча умов и сердец».  

Осталось рассмотреть организационные вопросы, которые особенно важны для результата сессии.

Роль и цель обсуждения, в ходе которого применяется динамическая фасилитация

Важно не просто прописать цель мероприятия, но и понять место обсуждения в полной картине всего, что происходит в компании, и того, к чему компания стремится.

Это важно не с точки зрения бизнеса, а в контексте любых проектов с вовлечением общественности. Важными в этом вопросе являются доверие сотрудников и их командный дух. Для сотрудников станет огромным разочарованием серия успешных фасилитационных сессий, результаты которых потом не будут использованы. Трудно будет потом восстанавливать утраченное доверие. Динамическая фасилитация меняет людей, важно учитывать это до того, как начнете применять такой формат в своей компании. Это довольно ответственное решение.

Какого реального итога мы ожидаем

Важно определиться, что является желаемым результатом фасилитационных сессий и последующих работ по их итогам. Сложность фасилитатора в том, что при всем его профессионализме в этом процессе должно быть задействовано и руководство компании, иначе результат будет в лучшем случае неполным.

При этом важно не просто достичь формального ответа или согласия. Искусственные договоренности не дадут эффекта. Фасилитация для компании – это не просто «покупка мероприятия». У компании должна быть реальная потребность в такой сессии, компания должна ее осознавать, должна стремиться получить творческий прорыв и знать, как его использовать.

Полноценное участие лидеров

Можно принять решение о проведении динамической фасилитации, чтобы потом оплатить работу команды и отстраниться, но с данным форматом подобное невозможно. Если нужен результат, лидеры должны участвовать, причем не держаться в ходе встречи на заднем плане, вроде бы давая высказаться другим. Они должны принимать полноценное участие. Самое плохое, что может произойти в ходе динамической фасилитации, это хороший ход фасилитации, пробуждение креативности всех участников, а в конце озвучивание лидером настоящих ограничений. Все, что получено совместным трудом, становится ненужным – что может подорвать доверие сотрудников больше?

Поэтому фасилитатор предупреждает лидеров, что за ними будет первое слово, ведь всем участникам будет важно услышать максимум сведений в самом начале. Креативность группы таким образом будет развиваться в контексте уже озвученных параметров, что намного эффективнее и честнее.

Как показывает опыт, просто предупредить лидеров бывает недостаточным. Руководители могут проявить себя довольно непредсказуемо даже если с ними предварительно проводится долгая работа.

Важно прийти к реальному осознанному соглашению с заказчиком. Это требует предварительной серии сессий с лидерами. Цель таких сессий – достичь с лидерами доверия, понимания целей мероприятия и озвучивания их еще до сессии. Если эти цели нужно определить, сессии с лидерами в этом помогут. Основное, чего важно добиться перед проведением фасилитации – чтобы руководители точно знали, чего они ходят от мероприятия и от его результатов, и чтобы были готовы сами это озвучить перед участниками обсуждения.

Реальные проблемы

В ходе динамической фасилитации можно помочь группам выработать приемы решения сложных вопросов. В ходе сессии можно выявить настоящие проблемы группы, это и является естественным ходом фасилитации. Но чтобы не было неожиданностей, иногда стоит провести интервью с участниками группы, или с ключевыми лицами, если участников слишком много для интервью с каждым.

Есть люди, которые обладают ценной информацией, своими особыми взглядами на проблемы, которые можно было бы связать с более широкими проблемами, ранее не замеченными в коллективе. Разговор с ними предварительно был бы особенно полезным.

Цели предварительных интервью:

• Установить доверие с участниками или с ключевыми их представителями.
• Выслушать точку зрения на ситуацию от каждого по отдельности.
• Осознать имеющиеся проблемы, а также их широкий контекст.
• Дать участникам возможность начать предварительно обдумывать проблему, которой они хотели бы поделиться с группой, чтобы во время обсуждения более четко ее обрисовать.
• Пояснить участникам процесс, чтобы они были более подготовленными к сессии.
• Больше узнать о группе и ситуации благодаря открытым вопросам.

Открытые вопросы, которые полезно задать участникам перед сессией:

• Что в группе хорошо отлажено?
• Что может работать лучше?
• Есть ли у вас решения? Поделитесь, что бы вы предприняли, если бы все зависело от вас?
• Как вы относитесь к тому, чтобы озвучить эти проблемы в группе?
• Существуют ли проблемы, которые не стоит поднимать в группе, поскольку они все равно очень трудные и безнадежные?

После проведения интервью можно устроить «бонусную» сессию обратной связи для лидеров. Не озвучивая авторов вопросов и проблем, осветить общие темы, которые были озвучены, предложить поддержку и коучинг, дать возможность лидеру принять решение, готов ли он к тому, что именно такие проблемы всплывут во время отрытого обсуждения в условиях группы.

Вопросы временных рамок

Идеальная динамическая фасилитация должна располагать достаточным временем для получения максимального результата, но в конкретных бизнес-условиях время может быть ограниченным. Важно прийти к совместному пониманию временных рамок мероприятия. Бывает, когда мы слышим о новой прорывной методике, у нас складывается впечатление, что она действует мгновенно и волшебные перемены наступают сразу же, в день мероприятия.

Бывают случаи, когда динамическая фасилитация действительно приводит к очень быстрым прорывам, однако это скорее исключение из правила. Чаще всего для результата необходимо провести 3-4 встречи, каждая по 2-3 часа с промежутком между сессиями не меньше недели. Такие условия скорей всего принесут хорошие результаты за счет:

• Достаточного времени на исследование ситуации достаточно широко, чтобы предложить собственное решение, продумать варианты формулировки проблем, ответы на решения других участников, чтобы рассмотреть разные возможные взгляды на ситуацию.
• Запаса времени, позволяющего развить общее понимание полной картины, учитывая мнение каждого участника.
• Полноценного вхождения в процесс.
• Времени для размышления над процессом уже после участия, для переосмысления возможностей коммуникаций и сотрудничества.

Важно учитывать, что каждое достижение в фасилитации является новой отправной точкой.

К моменту каждого достижения группа обычно уже прошла полный цикл обсуждения. На каждом новом витке участники уже имеют четкое понимание того, как двигаться дальше. Каждый следующий этап участники могут захотеть немного отложить, занявшись своей обычной работой, пока не обнаружат себя в новой точке кризиса или перехода, который подтолкнет снова обратиться за помощью к фасилитатору.

Обычно следующий цикл фасилитации происходит, когда появляется необходимость оживить творческий потенциал команды. После трех или четырех полных циклов команда обычно способна проводить фасилитации самостоятельно.