Идеи по повышению продуктивности, которые вам понравятся

В статье:

• Закон Парето, принцип 20/80
• Три важные задачи
• Философия «Делай меньше»
• Помидорная техника
• Многозадачность – это реально?
• Информационная диета
• Жизнь по графику

Альберт Эйнштейн работал над своей знаменитой теорией относительности на протяжение трех лет в полном погружении, не отвлекаясь ни на что другое. Теория, которая стала настоящей революцией, появилась в 1915 году. Насколько далеко продвинулась бы наука, если бы каждый из нас всего за три года своей жизни мог бы изобретать что-либо подобного масштаба!

Нет, мы не призываем тратить по три года жизни на научные исследования, но хотим обратить внимание на то, как много можно сделать всего за три года жизни и о какой высокой эффективности можно говорить, рассматривая этот случай.

Правда, в те времена многие исследователи трудились очень много, глубоко вникая в свой предмет. Это было стандартом. Сейчас в тренде «делать меньше». Речь идет о подходе, предполагающем техники, использование которых позволит получать солидные результаты незначительными усилиями.

Такие техники существуют. Рассмотрим самые эффективные.

Закон Парето, принцип 20/80

Звучит принцип просто: 20% усилий дают 80% результата, остальные 80% дадут только 20% результата. Этот закон применим в любой сфере нашей жизни. К примеру, согласно этому закону считается, что 20% преступников совершают 80% преступлений.

Грамотное использование закона позволяет тратить 20% усилий, чтобы получить 80% результата. К примеру, задумайтесь, кто придет вам на помощь, если понадобится? Из всех ваших знакомых откликнутся и помогут всего 20%. Поддерживайте отношения с этими 20%, вместо того чтобы уделять время каждому, и это даст гарантию, что вас выручат в случае необходимости. Звучит немного цинично? Но именно отсекание ненужного делает нас более эффективными.

В чем суть закона Парето? Чтобы поддерживать производительность, делайте неважные дела (из 80%) тогда, когда производительность невысока, а самые важные дела (их 20%) в моменты наивысшей продуктивности.

Знание этого закона значительно повышает личную эффективность, экономит время и силы.

Три важные задачи

Очень простой способ эффективно провести день – поставить себе с утра три самые важные задачи на день. Раньше мы записывали на листе бумаги, сейчас планировать можно в смартфоне или на компьютере.

Иногда такой простой подход может заменить собой тренинг по личной эффективности. Ведь главное не столько знать приемы, сколько применять их постоянно – изо дня в день.

Возможно, именно сложность некоторых приемов останавливает нас перед их применением. Трудно составлять ежедневно длинные списки, а три задачи могут стать отличной альтернативой детальному планированию.

Чтобы таким образом поднять свою продуктивность, три задачи должны стать привычкой.

Философия «Делай меньше»

Есть много вариантов теории «Делай меньше». В ее основу положены принципы дзен-буддизма.

Прежде всего теория опровергает мнение о том, что снижение нагрузки делает людей ленивыми и менее продуктивными. Выполнение меньшего количества задач позволяет насладиться результатами своего труда, что повышает мотивацию, качество работы, эффективность идей и их исполнения.

Важно останавливаться время от времени, чтобы помедитировать, выровнять дыхание, избавиться от стресса. Это поможет лучше сконцентрироваться на своей задаче.

Тренинги по личной эффективности могут обучить многим полезным инструментам, повышающим продуктивность, но всегда важным будет умение работать с приоритетами. Важно оно и в философии «Делай меньше».

Сначала нужно делать важные задачи, после чего уже можно заняться и низкоприоритетными. При этом следите за тем, чтобы не перегружать себя. Самый главный показатель – работа выполняется с удовольствием и с энтузиазмом. Это важнее, чем сделать больше, но через силу. В этом и есть секрет личной эффективности в данной философии.

Помидорная техника

Автор техники – Франческо Чирилло. Техника изначально задумывалась как кухонный таймер, поэтому получила такое гастрономическое название. Помидор был единицей измерения времени. Однако технику полюбили самые разные специалисты.

В качестве единицы времени, помидора, можно установить любое количество минут. Это может быть 25 минут (по умолчанию), час, или полчаса.

Суть в том, чтобы работать единицу времени не отрываясь, после чего сделать перерыв, длительность которого тоже можно установить.

Для использования метода используется сервис, который позволяет добавить список ваших задач. Выбираете из них самые приоритетные и начинаете работать, выполняя одну за другой. Начиная выполнять задачу, жмете на кнопку старта и работаете исключительно над задачей, пока не прозвучит сигнал таймера. Между «помидорами» можно и нужно отдыхать.

Эффективнее всего делать небольшие перерывы между каждым помидором и более длительные между каждыми четырьмя помидорами.

Если одна задача занимает больше, чем один помидор, ее можно делить на части, все равно долго и сосредоточенно работать несколько часов подряд трудно и неоправданно.

Техника помогает сконцентрироваться и вместе с тем регулировать периоды работы и отдыха.

Многозадачность – это реально?

Много разговоров в последнее время о многозадачности как о необходимом режиме, единственно возможном в современном мире. Так же много разговоров о том, что многозадачность – не более, чем миф.

Режим многозадачности не делает человека более продуктивным, намного эффективнее сосредотачиваться только на одной задаче в один промежуток времени. Как бы вы ни научились концентрироваться на нескольких задачах одновременно, производительность при многозадачности будет ниже, чем при концентрации только на одной задаче.

Эффективно выполнять несколько задач одновременно можно только в одном случае – если вы научились что-то одно выполнять на автомате (например, разговариваете и ведете авто). Конечно, от того, насколько легко автоматически вы умеете выполнять некоторые виды работы, ваша личная эффективность повышается, но и в этом случае вам, по сути, необходимо полностью погрузиться только в одну задачу в один период времени.

Информационная диета

Производительность можно поднять всего лишь отказом от лишней информации, которая засоряет наш мозг. Информационная диета – отличный прием для повышения личной эффективности.

Мы постоянно ищем информацию, переосмысливаем ее, бесконечно перегружая себя информационный шумом.

Термин «информационная диета» предложил Тимоти Феррис в своей книге «Как работать по четыре часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть». Он призывает задуматься, действительно ли для вас так важны все эти переписки, соцсети, блоги, новости, которые вы обязательно просматриваете каждый свой день, иногда даже в ущерб работе? На самом ли деле вам нужно обязательно просмотреть любимую передачу или пролистать ленту соцсети? Нужно ли вам это с утра или стоит ли тратить на это время каждый день? Это необходимость или вредная привычка?

Разберитесь в собственном информационном потоке и избавьтесь от ненужной информации, понаблюдайте за собой в течение недели, устроив себе такую диету, и понаблюдайте за своей продуктивностью. Возможно, это то, что вам нужно.

Если вы не нашли свой способ повышения продуктивности, всегда можно подобрать хороший тренинг по личной эффективности. Однако после тренинга вы все равно останетесь наедине с собой, и только от вас зависит, насколько вы организованы и насколько способны удержать и развить полученные на тренинге навыки. В этом всегда поможет самоорганизация, которая невозможна без планирования.

Жизнь по графику

Любой успешный человек скорей всего признается, что его жизнь подчиняется установленному графику. Скорее всего он скажет, что рано встает. Почему это так? С утра легче всего сделать самые трудные и важные задачи – меньше отвлекающих факторов и намного легче сфокусироваться.

Есть время отдыха, а есть время работы. Важно провести четкую грань между первым и вторым. Во-первых, нужно научиться прекращать работу как только почувствовали, что нужно отдохнуть. Это будет первым шагом к самоорганизации.

Планирование – второй шаг к организации своего времени. Слышали о первом законе Паркинсона? «Работа занимает время, отпущенное на нее». Что это значит? Что если вы запланировали задачу на неделю, то будете делать ее всю неделю. Особенно это касается дел, которые делать не хочется. Этот же закон перенесли на технологии, получив новую формулировку «Увеличение объёмов памяти и носителей приводит к новым технологиям, требующим больше памяти и места».

Эта закономерность, по мнению Паркинсона, только развивает бюрократию, которая является живительной средой для затягивания и раздувания любого дела. Многие из нас любят создавать подобную бюрократию в собственной работе и жизни, обманывая самих себя, загружая образовавшееся пространство ненужным шумом и затянутыми делами. Если же есть крайний срок – справляться с задачами, включая нелюбимые, будет намного эффективнее.