Издержки онлайн-формата: ненавистная переписка, фобии и слепой наем

Заметили, что в удаленном режиме появились трудности и стрессовые моменты, которых в офисе нельзя было представить? Да, мы переписывались и в офисах, однако, часто, отправляя сообщение сотруднику, мы даже могли видеть его выражение лица при прочтении, и, как бы там ни было, периодически могли лично поговорить с каждым коллегой. Некоторые уже вернулись к обычной жизни, а некоторые теперь продолжат работу именно в удаленном формате: многие компании обеспечивают себе антихрупкость путем частичного перевода сотрудников на удаленку. Наверное, хватит ждать, когда завершится адаптация, когда все само уляжется, и пора найти ответ, как решать каждый неприятный нюанс удаленной работы.

Не ответили на письмо

Случалось ли с вами такое, что вы отправили письмо, а ответа нет, и вас начинают съедать самые разные сомнения, причем, даже поговорить не с кем – вы одни в четырех стенах со своей ситуацией. Может, вы не справились, и они там решают, что с вами делать, может, предложенная стратегия совсем не соответствует их ожиданиям и они там насмехаются, а может уже давно решили уволить, поэтому и поставили такую непривычную для ваших обычных обязанностей задачу…

Некоторые сотрудники признаются, что подобные мысли начали их посещать только на удаленке: невозможность подойти и спросить порой просто сводит с ума.

В офисе большинство выполняли свои привычные задачи, были окружены привычными людьми и не сталкивались с неопределенностью. Сейчас же, хотя и нет никаких доказательств, что все плохо, как назло, осаждают только плохие предчувствия. Откуда-то взялась паранойя – навязчивый страх потенциальной угрозы и привычка дорисовывать ситуации.

Такое происходит не только с вами – многие сотрудники в рамках разных исследований признавались, что чувствуют недостаток внимания и поддержки. Это вызывает стресс, который приводит к чрезмерной чувствительности, излишним размышлениям и неуверенности в себе.

Это чаще всего происходит по причине отсутствия поддержки и неформального одобрения, которое обычно можно получить в офисе.

Что делать?

Консультант руководителей высшего звена и автор книги «Trust Yourself: Stop Overthinking and Channel Your Emotions for Success at Work» Мелоди Уилдинг предлагает такой план:

• Обозначьте ожидания. Это будет полезно каждому, поэтому можно в формате фасилитации определиться со стилем коммуникации и способами принятия решений таким образом, чтобы всем участникам процесса было комфортно. Ответ-статус на письмо сразу при получении или строго установленное время реакции сообщений разного типа, маркировка важности – много чего можно определить на совместном обсуждении, чтобы ни у кого не было домыслов и страхов. Кстати, можно провести фасилитацию онлайн, а можно даже научиться онлайн-фасилитации.
• Предотвратите выгорание. Сомневаясь и поддаваясь различным страхам, можно пойти по неверному пути – пытаться всем угодить и постоянно перерабатывать. Это прямой путь к выгоранию, постарайтесь остановиться, как только заметите за собой подобное мышление.
• Пересмотрите расписание. Чтобы предотвратить выгорание, решите сами, на каких обсуждениях нужно участвовать, а от каких можно отказаться. Договоритесь, чтобы кто-то из присутствующих передавал вам основные решения или чтобы вы могли получить доступ к записи – вы сможете ее прослушать в фоновом режиме.
• Не принимайте все слишком близко к сердцу. Случайно услышанные слова или ваши домыслы не должны стать причиной ваших страданий. Поверьте, никто не думает только о вас, все занимаются своими делами, многие вас ценят, а если вы такой чувствительный человек, то обязательно есть люди, которые искренне благодарны вам за поддержку. Нет никаких причин беспокоиться о том, что к вам относятся недостаточно хорошо.

Трудности с онлайн-коммуникациями

Когда сидеть дома стало необязательно, многие компании перешли на «гибридный режим», в котором тоже нужны правила цифровых коммуникаций. Поняв во время пандемии, что такое команда и командная работа в удаленном формате, мы поняли и что такое коммуникации в условиях удаленки. Теперь, работая частично в офисе, частично удаленно, стоит учесть особенности общения в цифровой среде, с которыми мы уже плотно познакомились. Проведенный недавно эксперимент показал, что 70% сотрудников сталкивались с неясностями во время удаленных коммуникаций. Эти проблемы не исчезнут, нужно с ними справиться.

Самые частые проблемы при удаленном взаимодействии:

• Срыв сроков.
• Игнорирование электронной почты.
• Искажение полученной информации.
• Недопонимание.
• Агрессия.

Чаще всего причина в неправильном использовании инструментов для совместной работы и в неумении взаимодействовать. Для отработки навыков коммуникации есть отличные деловые игры – обращайтесь в ManGO! Games для подбора и проведения подходящей деловой игры. Предварительно можно заказать каталог деловых игр, это бесплатно.

Чтобы научиться использовать различные инструменты для онлайн-коммуникаций, включите в корпоративное обучение сотрудников освоение экосистем онлайн-взаимодействия и инструментов работы в удаленной команде.

Чтобы добиться четкости во взаимодействии при работе онлайн-команды, можно разработать нормы использования каждого канала коммуникаций. Вот пример:

• Мессенджер используется для оперативных, срочных сообщений, коротких простых разговоров. Время ответа – как можно быстрее, использовать нужно в группах из не более шести человек. Обязательно информирование о доступности. Желательно избегать сложных вопросов или обсуждений, требующих демонстрации изображений.
• Электронная почта используется для инструкций, важной и регулярной информации, при необходимости сохранить историю переписки, при необходимости указать онлайн-источники дополнительной информации. Ответить нужно в течение суток, зависит от приоритетности. Правила: указывать в строке темы срочность и важность, использовать для обмена файлами, не использовать в случаях, где необходим срочный ответ, не использовать для дружеской болтовни.
• Видеозвонки используются для встреч, включая внешние, в случаях, когда необходим визуальный контакт (знакомство, обсуждение проектов, демонстрация слайдов). Видеозвонки планируются заранее. Правила: выключать микрофон, когда не говоришь, в приглашении указывать, нужно ли участникам использовать виодеокамеру, записывать встречи для отсутствующих.
• СМС используют для оперативных, срочных сообщений. Используют только в случае, если не смогли связаться по другим каналам. Время реакции 30 минут, использовать с 7:00 до 19:00. Правила: не отправлять СМС во время рабочих совещаний.

Наем сотрудника онлайн

Компании научились не только коммуницировать онлайн, но и нанимать сотрудников, которых никогда не видели и с которыми будет организовано удаленное сотрудничество.

Что учесть при найме онлайн?

Эксперты советуют:

• Проводить собеседование на нескольких платформах. Оцените стиль коммуникации кандидата на всех платформах, которые используются в компании. Попросите по почте выполнить задание, в мессенджере обсудить организационные вопросы, в онлайн-чате пообщаться с потенциальным непосредственным руководителем, в формате видеозвонка познакомиться с потенциальными сотрудниками, а по телефону ответить на вопросы менеджера по персоналу.
• Приготовьте для кандидатов творческое задание. Попросите ответить на заданные вопросы в видеоформате. Проверите, как кандидат умеет передавать информацию сжато, и узнаете, насколько он способен следовать инструкциям.
• Привлеките всю команду. Долгое время считалось, что индивидуальные достижения – это результат индивидуальных знаний и навыков, однако в последнее время исследователи приходят к другому мнению. Можно провести корпоративное обучение персонала, где обучить каждого участника определенным навыкам, а в результате один сотрудник покажет феноменальные результаты, а другой посредственные, один и тот же в одной компании покажет высочайшую эффективность, а в другой среднюю. На ситуацию влияет окружение, сотрудничество и взаимодействие в коллективе. Команда способна воздействовать на индивидуальные результаты каждого отдельного сотрудника. А значит, и тестировать нового сотрудника было бы целесообразнее в команде.

Переговоры онлайн

Есть сложности и в проведении переговоров в онлайн-формате, особенно переговоры для топ-менеджеров, в связи с чем уже появились тренинги для руководителей по онлайн-переговорам. В ManGO! Games можно заказать такое обучение и переговорные чемпионаты онлайн, которые будут полезными и украсят корпоративную жизнь компании. Как это происходит – можно узнать из наших кейсов.

Вот несколько рекомендаций, как увеличить шансы на успешные переговоры онлайн:

• Если возможно, первую встречу проведите в очном формате. Смешанный (blended) формат дает больше возможностей, чем выбор только одного.
• Очные встречи важны для развития отношений, а онлайн лучше подойдут для обсуждения технических деталей. Непродолжительная очная встреча может дать отношениям мощный позитивный старт.
• Компенсировать недостаток невербальных проявлений можно вербализацией ваших чувств, эмоций и проблем – это поможет собеседнику лучше понимать мотивы ваших поступков и ваше отношение к ситуации. Поделитесь немножко личным – раскройте ваши эмоции по поводу той или иной ситуации.
• Выбирайте максимально комфортную и понятную среду переговоров – Zoom, Skype, WhatsApp, телефон, другие варианты. Привыкание к новой площадке – это всегда стресс, пусть даже небольшой.
• Сенсорный стресс усложняет процесс формирования мыслительных структур – тщательнее готовьтесь, более тщательно, чем к очным переговорам.
• Будьте убеждены в хорошем результате, не занижайте ожиданий. Наоборот, будьте уверены, что в таком формате добиться успеха легче.
• Онлайн-формат – прекрасная возможность получить запись своего разговора, чтобы поработать над своими ошибками и сделать каждые новые разговоры более эффективными. По этой причине учитесь онлайн-переговорам с менее важными контрагентами, нужно будет время, чтобы освоить этот формат.