Как долго у вас длятся бизнес-встречи?

Есть информация, что больше всего людей в офисах раздражают две вещи – отсутствие горячей воды в кулере и бесконечно долгие обсуждения.

Могут ли бизнес-встречи быть продуктивными и не затянутыми? Если вам не нравится качество ваших совещаний – обсудите это с бизнес-тренером и проведите бизнес-тренинги и деловые игры по развитию соответствующих навыков. Не все верят, что деловые игры для коллектива способны помочь сотрудникам увидеть себя со стороны и сделать важные выводы, но кто попробовал – практикуют этот способ повышения эффективности с разумной периодичностью, развивая сотрудников и укрепляя корпоративную культуру.

Нескучные выводы о совещаниях

Каждый, даже мелкий, руководитель за год проводит на совещаниях примерно полтора месяца. Если проследить за отношением к совещаниям, можно сделать неожиданные выводы и отметить любопытные факты:

• Отмена запланированной бизнес-встречи вызывает у сотрудников внезапный всплеск лояльности к компании и мотивацию. У некоторых – эйфорию.
   
• Для того, кто назначает обсуждение, встреча представляет собой «эффективный бизнес-инструмент», а для того, кого позвали участвовать – «бессмысленная трата времени» и «имитация бурной деятельности».
   
• Большинство участников читают повестку встречи на самой встрече.
   
• Участники начинают вникать в предмет обсуждения на самом обсуждении, при этом усердно делают вид, что занимались этим всю неделю.
   
• В ходе обсуждения обычно принимается не самая разумная точка зрения, а точка зрения того, кто ярче всех выступил. Мы любим выступления как в кино на суде присяжных, и поощряем таких ораторов.
   
• Если таких ораторов встречается сразу несколько, участники теряются, выбирая то одно, то другое предложение, даже если предложения противоположны относительно друг друга.
   
• Иногда выработка решений в ходе бизнес-встречи сводится к выбору предложения того, кто громче крикнет или активнее перебьет других.
   
• Довольно часто оказывается, что во всех проблемах виноват тот, кто как раз отсутствует, или даже тот, кого уволили в прошлом году.
   
• Отсутствующий часто после бизнес-встречи с удивлением узнает, что в ходе обсуждения ему было назначено несколько задач вне его компетенции. При этом у задач есть сроки, а на нем зафиксирована ответственность.
   
• Время проведения бизнес-встречи почему-то обратно пропорционально количеству ее участников.
   
• Эффективность бизнес-встречи чаще всего обратно пропорциональна потраченному на нее времени.
   
• Время, потраченное на обсуждение вопроса, обычно обратно пропорционально значимости вопроса.
   
• Бизнес встречи очень полезны – на них можно выяснить мелкие частные вопросы, которые давно пора было выяснить в обычном административном порядке.
   
• Самопиар на бизнес-встречах – обычное явление.
   
• Публичная «грызня» важных руководителей – признак не зря потраченного на совещании времени.
   
• Как тщательно ни планируй свой рабочий день – найдется внезапное совещание, которое все перечеркнет.
   
• Во время бизнес-встречи каждый стремится задать как можно больше вопросов, ответы на которые известны, очевидны, или легко получить в индивидуальном порядке.
   
• Если вы во время встречи решили порисовать чертей в блокноте или отправить срочное письмо – делайте это во время речи босса. Он будет польщен, думая, что вы за ним записываете.
   
• Сколько ни готовь таблиц, диаграмм, расчетов, все равно будут использованы только первые две.
   
• Если вы подготовили мощную аналитику – до нее дело вообще не дойдет.
   
• Во время бизнес-встречи самые популярные фразы: «Сейчас не отвечу, сотрудник еще в отпуске», «Я еще не смотрел», «Я себе записал этот вопрос», «А какой вопрос мы сейчас обсуждаем?».

Узнаете свою ситуацию? В каждой шутке есть доля шутки.

Как научиться вести бизнес-встречи продуктивно?

Как бы вы ни называли свое совещание – митинг, планерка, бизнес-встреча, бизнес-вече – если встречи будут непродуктивными, толку от них будет мало.

Продуктивные бизнес-встречи могут быть в компании, где культивируется проактивный подход к решению проблем, где существуют правила проведения обсуждений, где уважают время друг друга и друг друга.

Сначала нужно осознать проблему и в этом здорово помогают бизнес игры. Они позволяют развить навыки коммуникации, научиться уважать друг друга, осознать в деле, что такое командная работа и почему она эффективнее, чем работа по одиночку. После этого необходимо убедиться, что корпоративная культура учитывает принципы уважения и доверия, и провести соответствующую работу, укрепляющую необходимые качества. Совместные мероприятия, групповые мероприятия, яркие тимбилдинги, проекты с защитой, где каждый мог бы проявить себя – есть много идей, позволяющих укрепить те или иные навыки и модели поведения.

Коммуникативные навыки отрабатывают в ходе бизнес-тренингов, специальных программ, марафонов, корпоративных конкурсов. Обычно все начинается с деловой игры, после которой планируются следующие мероприятия.

Обратитесь к нам, заполнив форму заказа деловой игры внизу страницы, чтобы мы спланировали программу развития ваших сотрудников в этом направлении.

Почему обсуждения скучны и неприятны?

Почему такой бизнес-инструмент, который призван решать наши бизнес-задачи, большинству кажется скучным и неприятным? Бизнес-встречи отнимают время и энергию. Почему?

Это происходит не всегда, а только в ряде случаев:

• Если не определена цель встречи.
• Если в компании не выработана культура дискуссии.
• Если между участниками нет доверия и уважения.
• Если обсуждения слишком затянуты.

К сожалению, такие обстоятельства наблюдаются в большинстве компаний. Отсюда и всеобщее недоверие к любым совещаниям, как их ни называй.

Любая работа без цели убивает мотивацию и желание трудиться.

Особенно неприятны совещания, если при этом еще и сама культура дискуссии низкая – ведется без правил, в условиях, когда люди перебивают друг друга, часто оскорбляют оппонента, слово получает тот, кто громче кричит, кто выше по статусу, или кто имеет какое-либо право доминировать.

В результате многие не чувствуют себя услышанными, даже не верят, что их способны понять. В таких условиях работа не приносит удовлетворения и отнимает много энергии. Понятно, что на такие обсуждения идти не хочется, а когда встреча отменяется – это приносит облегчение.

Со своей стороны, подобное происходит из-за отсутствия доверия и уважения между коллегами. Кроме разочарования и демотивации такая обстановка ни к чему привести не может.

Сессии с опытным фасилитатором

Любое важное обсуждение можно организовать грамотно, так, чтобы участники слышали друг друга и уважали каждое мнение. Для этого нужно уметь организовать обсуждение.

Если вы хотите привить в компании культуру дискуссий, понадобятся навыки фасилитации. Фасилитация – формат обсуждения, при котором учитывается мнение каждого участника, а решения принимаются не случайным образом, а путем выбора самого целесообразного.

Провести итоги квартала, найти новые идеи, справиться с накопившимися проблемами, обсудить возможности повышения эффективности или наметить стратегию развития компании можно, организовав фасилитационную сессию с опытным фасилитатором, который будет следить за ходом мероприятия и обеспечивать грамотное принятие решений и поиск идей.

Такая практика поможет заложить начало по-настоящему результативным обсуждениям в компании.

Как исправить ситуацию прямо сейчас?

Давайте посмотрим, что можно сделать прямо сейчас, чтобы бизнес-встречи стали результативнее.

Попробуйте учесть следующие советы:

• Назначьте ведущего. Во время обсуждения собравшиеся часто чувствуют себя растерянно из-за отсутствия организации мероприятия. Неясно, у кого спрашивать и к кому обращаться, если возникают вопросы или предложения. Если будет человек, который объявит план, соберет мнения, будет управлять выступлениями и подведет итоги – встреча станет более содержательной.
• Составьте регламент. О бизнес-встрече даже нельзя сказать, хорошо или плохо она прошла, если нет регламента – то, от чего отталкиваться. Если будет регламент, можно будет делать заключения – уложились, не уложились, отклонились и насколько. А это уже фиксирование текущего состояния.
• Готовьтесь. Если сообщить участникам, что именно от кого потребуется, то к совещанию будут готовиться, а если человек готовился – он не будет рад отмене совещания, он будет стремиться к участию и результату. 
• Приглашайте тех, чье слово имеет значение. Если на совещание собрались люди, чьи голоса не услышат, и которые ничего не решают, не удивительно, что им скучно. Нет смысла приглашать на обсуждение тех, кто в обсуждении не участвует.
• Определите цель. Участникам нужно понимать, ради чего они собрались и к чему должны прийти в конце обсуждения.
• Не допускайте смазанного итога встречи. Если что-то решали, нужно было что-то решить, иначе зачем собирались? В конце важно подвести итоги, установить сроки. Разве вы собирались, чтобы участники разошлись с еще большим количеством вопросов и без надежды их разрешить? Иногда для решения тех или иных задач потребуется серия встреч, и даже в таком случае важно определяться с промежуточными итогами.

Проверьте свой уровень ведения дискуссий и свои навыки работать в команде с помощью деловых игр. Закажите каталог и обсудите с нами варианты, которые будут уместны в вашей конкретной ситуации.