Как научиться брифовать и брифоваться: секрет эффективной презентации и взаимопонимания с заказчиком

В статье:

• Презентация – больная тема
• Как подготовить бриф, который упростит работу с заказчиком
• Что после брифа?
• Вопросы, возникающие при создании презентации
• Сможет ли бриф подружить заказчика и исполнителя?

Чтобы сделать отличную презентацию, в которой заказчик увидит именно то, что хотел, нужно понять заказчика, грамотно приняв от него задачу. Заказчику со своей стороны необходимо уметь поставить задачу.

Умение дать инструкцию и принять ее грамотно – одна из самых важных составляющих успеха. Что может быть важнее, чем понимание между людьми, чем передача информации от одного человека к другому с минимальными потерями и представление результата таким, каким он есть у заказчика в голове.

Презентация – больная тема

Если вы работаете в продажах или «по долгу службы» вам необходимо готовить презентации, вы вероятно знаете, что это еще та боль. Всегда ли вам удается подготовить презентацию так, чтобы она полностью устроила заказчика? Многим приходится непросто хотя бы потому, что заказчики разные, каждому нужно свое, а значит, невозможно взять и перенести успешный опыт с одним заказчиком на взаимодействие с другим. У каждого заказчика свой словарь, свой образ мышления.

Бывает, думаешь, что понимаешь заказчика на 100%, а оказывается все наоборот. Бывает даже, что заказчик и сам не понимает, что должно получиться. Одним словом, все непросто. Поэтому часто дело не в лени и не в халатности: мы пытаемся вложить в презентацию все силы и старания, а получаем бесконечные переделки, срыв проектов и сроков, взаимное неудовольствие, убитые нервные клетки, потерю репутации и недополученную прибыль.

Непонятно, чего от меня хотят заказчики…

Выполняя задачу, исполнители про себя жалуются на заказчиков: непонятно, чего заказчик хочет, он не ставит четкие цели, ждет, чтобы я читал его мысли и додумывал за него.

У исполнителей возникают трудности, если заказчики не предоставляют достаточно информации – приходится самому «добывать» нужное среди документов компании.

Исполнители предлагают не то…

А чего же хотят заказчики? Заказчики, исходя из их собственных слов, хотят получить красивую презентацию, не любят, когда слайдов много, когда в презентации много воды и много текста.

Заказчики также не любят, когда много деталей и мало акцентов, когда отсутствует конкретика и нет выводов.

Жалуются заказчики на то, что, принимая задачу, их не выслушивают.

Есть у заказчиков жалобы и на то, что задача не выполняется в срок, а в презентации встречаются грамматические ошибки.

Как подготовить бриф, который упростит работу с заказчиком

Нельзя сказать, что жалобы заказчиков и исполнителей пусты или бессмысленны. Есть ли решение? Решает все бриф – эффективный инструмент постановки и получения задачи.

Нужно создать презентацию или реализовать какой-либо проект – принимайте запрос от заказчика, используя бриф. Бриф – это основные требования заказчика, на основе которых будет разрабатываться проект, скажем, создаваться презентация.

От брифа зависит последующий успех. Прежде всего важно учитывать, что бриф – это документ. В нем фиксируются вводные по задаче, позволяющие увидеть будущий результат одними глазами с заказчиком.

Однако, это еще не ТЗ, хотя и может развиться в ТЗ. Бриф представляет собой краткую письменную форму согласительного порядка между сторонами, которые планируют сотрудничать. В этом документе прописываются основные параметры будущего проекта.

Если заказчик увидит в брифе описание проекта, который ему нужен, – проект, выполненный по брифу, будет соответствовать его ожиданиям. Причем, успех задачи будет обеспечен даже если заказчик пока еще и сам не знает, чего хочет.

Бриф создают во время первой встречи по обсуждению задачи, причем заказчик с исполнителем создают его вместе и прямо во время встречи. Желательно предварительно подготовить шаблон для заполнения – тогда это займет минимум времени.

Что должно обязательно присутствовать в брифе на создание презентации? Бизнес-тренеры ManGO! Games разработали шаблон и стройную методику составления брифа. Всего 3 блока информации по 3 вопроса в каждом способны обеспечить понимание между исполнителем и заказчиком.

Прежде всего – цель. Чтобы ее составить, понадобятся три шага:

1. Запишите запрос заказчика так, как он прозвучал.
2. Вместе с заказчиком определитесь с названием презентации.
3. Найдите вместе с заказчиком ответ на вопрос: что зритель должен сделать по итогам просмотра презентации? Причем важно учесть и формальные, и неформальные действия.

При этом помните, что название презентации отличается от названия проекта, который мы презентуем. В названии презентации должно прозвучать то, что зритель получит во время ее просмотра.

Кроме того, бриф должен содержать в себе информацию об аудитории.

На этом этапе тоже нужно будет найти ответы на три вопроса.

1. Кто будет принимать решение по результатам презентации?

2. Что из себя представляет аудитория, которая по результатам презентации должна выполнять ожидаемые действия? Постарайтесь определить свою аудиторию в одну из групп:

• Визионеры.
• Любители фактов.
• Эмоционалы.

Как быть, если группа состоит из разных по типу людей? Ориентируйтесь на тех, кто принимает решение.

3. Какую личную пользу презентация несет аудитории?

Еще один важный блок брифа – какой месседж должна нести презентация?

1. Попытайтесь одной фразой сообщить о содержании вашей презентации.

2. Найдите ответ на вопрос, какие знания должны появиться у аудитории?

3. Определитесь, какие ощущения должны остаться после просмотра презентации?

Когда заказчик поможет вам заполнить ответы на все эти вопросы, а вы выполните презентацию на основе брифа, вы станете ближе, заказчик будет доволен вашей презентацией, а презентация будет сдана точно в срок. Больше никаких игр в угадайку и бесконечных переделок. Интригует? Еще бы.

Схема брифа на создание презентации не так и сложна:

1. Цель:

• Как звучит запрос.
• Название презентации.
• Формальные и неформальные действия.

2. Аудитория:

• Кто принимает решение.
• Тип аудитории: Визионеры / Любители фактов / Эмоционалы.
• Личная выгода.

3. Месседж:

• Содержание одной фразой.
• Информация.
• Эмоции.

Научившись заполнять с заказчиками бриф будущей презентации, вы сможете угодить заказчику, а он будет отслеживать, как совпадают его требования с результатом. Причем, требования заказчика после составления брифа будут не просто у него в голове, а в вашем составленном вместе документе. Если требования изменятся – заказчик и сам поймет, что это уже новая задача и, возможно, другая презентация, требующая другого брифа.

Если вы готовите свою собственную презентацию, воспользуйтесь той же методикой – ответьте на все вопросы сами себе. Магия происходит прямо во время составления брифа – на бумагу переносится не только уже существующая в чьих-то мыслях информация, но и создаваемая прямо в момент заполнения документа. Кстати, это не обязательно «бумага», бриф можно заполнять как в бумажном, как и в электронном виде.

Что после брифа?

Далее нужно продумать сторилайн (сюжет) презентации. Презентация может быть трех типов:

• Презентация-драма.
• Презентация-потенциал.
• Презентация-отчет.

Почему просто не раскрыть тему слайд за слайдом? Нужна ли вам презентация, которая не вовлечет? В этом суть лидерства – вовлекать, воодушевлять, собирать вокруг идеи. А для этого необходимо продумывать сюжет презентации.

У разных типов презентаций будет разная эмоциональная нагрузка. Презентация типа «драма» призвана воодушевить, убедить, вдохновить, а презентация-отчет – пояснить, доложить. Самый эмоционально богатый тип презентации – драма. Презентация типа «потенциал» обеспечит умеренную эмоциональность. Смешивать жанры в рамках одной презентации – плохая идея.

Если вы хотите организовать презентацию с драматическим сюжетом, найдите место и для негативных, и для позитивных эмоций. Позитивных, конечно, должно быть больше и они должны побеждать негативные. Это презентация, в которой присутствующим опишут текущую ситуацию, угрозы и проблемы, которые нас ждут, после чего раскроют возможности, озвучат идею благополучного решения проблемы и призовут к действиям для реализации предложенного решения.

Структура такой презентации и вызываемые эмоции:

1. Наши успехи (++).
2. Вызов среды (+).
3. Проблема (- -).
4. Возможности (+).
5. Описание решения (++).
6. Призыв к действию (+++).

Кстати, большинство презентаций стартапов подаются именно через драму.

Сценарий презентации тоже необходимо согласовать с заказчиком. И это последний вопрос, который нужно будет согласовать с заказчиком перед непосредственно созданием презентации.

Проектирование сторилайна – это по сути создание второй страницы брифа.

Бриф + сторилайн – это уже почти готовая презентация, осталось составить слайды и заполнить их информацией из брифа, в порядке, предусмотренном сторилайном.

Какую именно информацию в какие слайды включать и какой будет структура у презентации-потенциала и презентации-отчета знают участники онлайн-тренинга на тему «Бриф, который решает все». Тренинг недавно провели наши бизнес-тренеры Светлана Лукьянова и Александр Бабин для известной транснациональной компании. Смотрите кейс в портфолио.

Вопросы, возникающие при создании презентации

Имея на руках бриф, созданный вместе с заказчиком, у вас не будет вопросов по содержанию презентации. Если и будут, то гораздо меньше, чем в ситуации, которая происходит с большинством из нас: заказчик просто ставит задачу «подготовить презентацию по проекту» и называет дату сдачи.

И все же, некоторые вопросы о самой презентации, наверное, возникали у каждого, кому приходилось что-либо презентовать. Рассмотрим самые частые.

Сколько слайдов должно быть в идеальной презентации?

Отталкивайтесь от статистики: человек держит внимание 15-20 минут, если с ним активно взаимодействовать. Среднее количество слайдов эффективных презентаций – 15-17 страниц. Для всегда занятых топ-менеджеров лучше делать короткие презентации – может быть достаточно пяти слайдов.

Учитывайте правило: один слайд – одна мысль. Что такое одна мысль? Это один вопрос, на который мы даем краткий ответ. Например, «Какая у меня цель?». Ответом будет цель, которой нужно выделить один слайд. Для ответа на вопрос «В чем актуальность цели?» понадобится уже другой слайд.

А если вся информация важная?

Многим из нас кажется важным все. Все хочется включить в презентацию. Но требование «Один слайд – одна мысль» и среднее количество слайдов 15-17 не позволяют поместить в презентацию всю важную информацию. Что делать?

Подготовьте раздаточный материал. Раздайте людям важную информацию, организовав ее в таблицы, инфографику и даже просто в текстовые блоки. Не бойтесь, что участники будут не только слушать вас, но и листать буклеты и дополнительные материалы. Для презентаций онлайн подойдут ссылки или QR-коды на страницы с дополнительной информацией.

Должна ли презентация быть красивой?

Что важнее для презентации? Она должна быть красивой или понятной? Желательно и то, и другое, но хуже, если она будет непонятной, чем некрасивой.

Красота – понятие относительное: красивым человеку кажется то, что комфортно. Комфортной будет презентация, в которой используются всего два цвета, главное будет выделяться большим шрифтом, блоки будут содержать минимум текста, отступы между равнозначными блоками будут одинаковыми. 

Кстати, именно попытки сделать презентацию красивой приводят к нагромождению элементов и всему тому, что вызывает у зрителя дискомфорт, а у заказчика ужас.

Для комфортного восприятия презентации необходимо использовать в ее подготовке бриф, сторилайн и принципы верстки.

Сможет ли бриф подружить заказчика и исполнителя?

Вспомним о взаимных жалобах заказчика и исполнителя. Способен ли бриф исключить их? Используя бриф, исполнитель не будет угадывать, а получит цели и ожидания от презентации, заказчик примет активное участие в проектировании презентации и обеспечит исполнителя необходимой информацией. Заказчик будет выслушан, обеспечит взаимное понимание акцентов, получит презентацию в срок.

Только незнание правил верстки сможет подвести исполнителя. Впрочем, качественное обучение легко восполнит пробелы в знаниях.

Хотите, чтобы ваши сотрудники надежно овладели навыками составления эффективной презентации и научились находить общий язык с заказчиками? Мы проведем обучение для вашей компании! Заполните форму, мы свяжемся с вами и обсудим ваши потребности.