Как выполнять не менее 80% от запланированного

В статье:

• Зачем нужно планирование
• Готовые ежедневники: приспособиться или изменить «под себя»?
• Большие камни
• To Do List по методике «больших камней»
• Как заставить план работать
• Если мешает прокрастинация

Не зря тренинговые компании предлагают много программ по управлению своим временем и личной эффективностью. Тренинги эффективности – одни из самых популярных. У ManGO! Games есть целый блок тренингов «Личная эффективность», где собраны тренинги и по управлению командой, и по эффективной коммуникации, и по системному мышлению. На тренинге «Управление эффективностью» мы учим оптимизировать рабочее время и не выгорать, потому что планирование – неотъемлемая составляющая эффективности.

Зачем нужно планирование

Планирование – это способ экономии времени, что в свою очередь позволяет людям жить в удовольствие и получать больше свободы. Это не дополнительная нагрузка, а способ получить лучшую жизнь. Этот мотив помогает захотеть освоить приемы планирования. Кроме того, хорошая система работает не только на работе, а будет полезна в любой сфере жизни.

Люди планируют не для того, чтобы обманывать самих себя. И тем не менее, они это делают – ежедневно обещают себе что-то, а потом нарушают собственные обещания. Но если нарушать собственные обещания, не попадешь туда, куда планируешь попасть. Если человек знает, куда стремится, у него не должно быть выбора, что делать именно сегодня.

Осталось научиться планировать так, чтобы планы были реализуемы. Многие тренинговые компании предлагают свою методику планирования, на своих тренингах эффективности знакомят с техниками тайм-менеджмента. Мы в своем блоге тоже не раз писали о различных техниках планирования и о подходах к планированию самых занятых людей мира. Анализируя самые разные приемы, мы смогли заметить, что основной элемент тайм-менеджмента – это планирование дня.

Готовые ежедневники: приспособиться или изменить «под себя»?

Электронные планировщики помогают с организацией планирования. Например, удобно планировать неделю и день с помощью ежедневника Full Focus. Однако, если заняться планированием всерьез, каждый сервис может оказаться недостаточно подходящим именно для вас.

В чем может не совпасть готовый ежедневник с вашими требованиями. Привыкая к формату, вы ведете планирование на автомате, не отвлекаясь. Но когда приходят новые идеи, которых еще нет в планировщике, появляется недоумение – что с этим делать? Кроме того, для каждого человека может быть важным что-то, чего нет в готовом планировщике. Это могут быть:

• Сроки.
• Отсутствие ограничений по количеству выбранных задач на день.
• Разделение дел на разряды: важные, второстепенные, сложные, простые.
• Свобода для добавления новых идей.
• Возможность добавления новых разделов.
• Визуализация своего дня и сопоставление его с запланированным списком.
• Разделы для самых разных планов – покупок, занятий, домашних дел, отдыха.
• Изменение статуса после выполнения.
• Использование цветов.

В материале «Какими приложениями пользуются успешные бизнесмены» много полезных сервисов для планирования, а в статье «Технология планирования рабочего дня с учетом техники 1-7-365» описан стандартный и универсальный подход к планированию рабочего дня. Вы можете поэкспериментировать с различными разработками и подобрать для себя самый подходящий вариант. Мы же предлагаем познакомиться с одним из подходов – технологией, которая не требует даже программного продукта: понадобится всего лишь чистый лист.

Большие камни

Метод основывается на идее Стивена Кови о «больших камнях». Мысленно поставьте перед собой две банки, в каждую из которых можно сложить большие камни, а также более мелкие предметы – от гальки до песка.

Если мы сначала поместим песок, он займет все пространство на дне, на него можно добавить гальку, но крупные камни вряд ли поместятся. 

Но если вы сложите сначала крупные камни, а потом гальку, после которой песок – в этот объем поместится все или гораздо больше. Это принцип планирования по технологии «больших камней». Так можно планировать и день, и неделю. Разберемся, что все это значит.

Люди, которым важно постоянно продвигаться и видеть собственный прогресс, ставят на первое место «большие камни».

«Большие камни» – это задачи, к которым часто не хочется приступать, именно к ним мы чувствуем внутреннее сопротивление, замечаем прокрастинацию (об этом ниже), устраиваем самосаботаж. Зато это задачи, которые приведут нас к лучшему будущему. Они требуют больших затрат энергии, но и по выполнению они пополняют нас энергией. Это дела, выполняя которые мы способны испытать эмоции из разряда: «Вау! Я сделал это! Это успех! Я все могу!».

Для каждого это свои задачи. Для кого-то проектирование, для кого-то проведение вебинара, для кого-то написание статьи или книги, для кого-то внедрение важного технического решения.

Это может быть срочная задача или та, которую можно бесконечно откладывать.

«Галька» – понятные для нас задачи, которые не вызывают особых эмоций, но занимают время и не сильно продвигают нас вперед, хоть и являются важными. Если перед нами станет вопрос, чем заняться, «камнем» или «галькой», мы с большим удовольствием выберем «гальку», потому что это комфортнее, а комфортнее, потому что не требует серьезных усилий. Но выполняя только такие дела с утра до вечера, мы начинаем чувствовать себя выжатыми. Это потому что энергетической отдачи от таких задач мало. Учитывая то, что все эти задачи не требуют больших усилий и они всегда понятны, их можно выполнять, когда у нас уже не так много сил. Часто это стандартные встречи, звонки – то, что мы обычно называем рутиной.

«Песок» – более мелкие дела. Установить статус, ответить на сообщение, сделать заказ онлайн. Они забирают у нас мало времени и энергии.

To Do List по методике «больших камней»

Как использовать методику «больших камней» на практике. Для этого можно использовать обычный лист бумаги. Возьмем для примера подход к планированию дня консультанта по личной продуктивности Дарьи, который она описала в блоге.

Размещаем на листе три секции:

• Большие камни.
• Галька.
• Песок.

В каждой секции перечень задач. Чтобы было визуально понятнее, задачи каждой секции можно заполнять разным цветом. Три секции касаются основного рабочего дня. Помимо этого, добавляем секции «Утро» и «Вечер», в которые тоже можем вписать задачи из общего списка на неделю. Чтобы сфокусироваться на самом главном, добавляем блок «Фокус недели», а также планируем свой день:

• Утром я…
• Днем я…
• Вечером я…

Оставляем также место для трех дневных побед, добавляя на лист секцию «Три победы».

Чтобы не упустить разделы с задачами, которые нельзя добавить к рабочим, добавляем дополнительные секции:

• Обучение.
• Покупки.
• Спорт.

У каждого будут свои разделы.

Как заполняется лист. Порядок заполнения листа на день может быть следующим. Сначала записываются все задачи, которые предстоит сделать на неделе. Если некоторые привязаны ко времени, они вносятся в отдельный лист.

Вечером заполняется лист на следующий день. Все дела распределяются на «камни», «гальку» и «песок», в лист вносятся с учетом части дня. Возле задачи можно прописать время выполнения и временной промежуток, когда выполнение той или иной задачи необходимо или было бы максимально комфортным и продуктивным.

Если заполнить дела по часам, нет риска, что какие-то из них невозможно выполнить. Утром можно продумать порядок действий. Это несложно, когда основные дела уже намечены. Остается только распределить, когда и какие будут в течение дня выполняться.

В чем удобство? Можно добавлять разделы, объединять или удалять те, которые потеряли актуальность. Можно быстро подвести итоги в конце дня.

Вероятно, у каждого такой лист будет выглядеть по-своему – многое зависит от удобства, приоритетов, привычек и опыта, а иногда и от характера работы, а также опыта использования других систем планирования. Но даже посещая тренинги эффективности, организованные надежными тренинговыми компаниями, мы получим идею, которую необходимо будет приспособить к собственным реалиям.

В любом случае ежедневный анализ планов поможет определить, где узкое место, где планирование далеко от реальности и как сделать планирование реалистичным и рабочим.

Полезной будет привычка отмечать, сколько времени было потрачено на каждую задачу на самом деле. В этом помогают хронометры. Прием поможет понять, насколько прогнозы совпадают с реальностью.

Как заставить план работать

Чтобы план работал, следите за тем, чтобы каждая задача занимала не больше часа.

Кроме этого, важно делать хотя бы один шаг в направлении к выполнению той или иной задачи – это тоже будет продвижением. Если вы решили заняться чем-либо на протяжении получаса, потратьте на это хотя бы десять минут.

Что делать, если вечером вы видите, что выполнено меньше половины? Взять чистый лист и заполнить план на завтра!

Если мешает прокрастинация

Бывает, мы никак не можем приступить к работе. Ни планирование, ни корректировка планирования не могут заставить нас начать работать? Вспомним способы борьбы с прокрастинацией:

• Выясните причины. Основные причины прокрастинации – отсутствие личной мотивации, страх провала, личная неприязнь к задаче, недостаток свободы, подсознательное стремление подстегнуть себя срывом сроков, страх больших заданий.
• Проявить решительность. Если никак не можете приступить к неприятной для вас задаче, просто начните делать хотя бы 10-15 минут. Если включиться в работу не получится, выделяйте по 10-15 минут на неприятную задачу во время перерывов между другими задачами, которые радуют. Так небольшими порциями можно выполнить почти любую задачу, хотя многое, конечно, зависит от характера работы.
• Пообещать себе и назначить себе поощрение. Многим помогает.
• Начните готовиться к работе. Делите на части, планируйте, составляйте ход работы, пока не дойдете до самой работы. В структурированном и подготовленном виде работа может быть выполнена незаметно.

Больше о том, в чем суть прокрастинации и как с ней бороться, можно найти в нашей статье «Как управлять прокрастинацией». Желательно потратить на этот вопрос время и справиться с проблемой – это позволит вам пользоваться инструментами планирования с максимальной эффективностью.