Повышаем грамотность. Подготовка к переговорам

В статье:

• Психологическая подготовка
• Первый момент переговоров – очень важен
• Невербальное общение
• Можно сделать паузу
• Не игнорируйте этап анализа переговоров
• Как поднять качество переговоров в компании

Вас ждут очень важные переговоры. Никогда не известно, как они пойдут. Прежде всего у вас должна быть сильная мотивация. Только сильная мотивация способна справиться с давлением. Однако это не значит, что вы должны готовиться проявить еще более сильное давление со своей стороны. Может показаться, что переговоры – это принуждение. Принуждение вызывает сопротивление, а сопротивление неприятно обеим сторонам. Высокий уровень мотивации позволяет человеку даже без принуждения совершать действия радостно и без тяжелой внутренней борьбы. Получается, мотивацию нужно вызвать и у второй стороны.

Как готовиться к переговорам, чтобы вторая сторона принимала ваши предложения радостно и без принуждения, воспринимала процесс переговоров как приятный, была рада иметь с вами дело и в дальнейшем.

Психологическая подготовка

Перед переговорами нужно собрать информацию, проанализировать ее, подготовиться к каждому возможному повороту обсуждения. Важно научиться постоянно проверять, ведут ли ваши переговоры к успеху.

Самое важное в подготовке к переговорам – психологическая подготовка. Хорошие переговорщики проводят инсценировку переговоров, включая выражение эмоций, которые должны быть строго под контролем. В ходе переговоров выражайте эмоции только в особых случаях.

В ходе детального продумывания нужно заблаговременно решить, в каком случае и в каком месте обсуждения вы «рассердитесь» и как это проявите. Это должно выглядеть обоснованно и реалистично. Но вы должны управлять своими эмоциями – их нужно уметь вовремя отключить. Для тренировки проявления эмоций несколько раз порепетируйте переговоры. Это поможет сохранять спокойствие в ходе реальной встречи.

В тренировке переговоров помогают также деловые игры или игры-тренинги по продажам. Вас может заинтересовать идея провести для своих сотрудников переговорный чемпионат, созданный специально для «прокачивания» переговорных навыков, причем экономно, в онлайн-режиме. В реальных переговорах человек, который много тренировался, будет держать эмоции под контролем и осознанно управлять процессом.

Самая главная опасность при проведении эффективных переговоров – ваши собственные эмоции.

Причем, это правило относится не только к деловым переговорам. В жизни мы ведем также личные переговоры. Часто эмоции мешают им быть эффективными. В переговорах важно сохранять объективность, этому мешают эмоции. В деловой среде эмоции не дают результата, а если и дают, то должны быть строго контролируемыми. В деловых переговорах каждый «эмоциональный всплеск» полностью планируется и не выходит за рамки протокольного поведения. Лучшие книги по продажам и переговорам могут дать много вариантов, как именно проявить ту или иную эмоцию определенными действиями или их отсутствием. Все это нужно спланировать, отрепетировать и обязательно обсудить с другими участниками, если в переговорах вашу сторону представляете не только вы.

Первый момент переговоров – очень важен

Важное значение имеет самый первый момент переговоров.

Тут важно знать и не забывать следующее: люди всегда сосредоточены на себе. Их намного больше всего остального интересует то, в каком состоянии они хотят пребывать и чего хотят добиться.

Многие бросаются в переговоры сразу и резко. Это верный путь к катастрофе, если учесть, что вторая сторона часто ведет себя точно так же. Обе стороны садятся за стол переговоров и сразу сталкиваются лбами.

Не забывайте, что в то время, когда вы будете готовиться к переговорам, тщательно и с репетициями, вторая сторона тоже будет готовиться.

Не планируйте доминировать с самого начала беседы.

Лучшее, что вы можете сделать – это слушать. Слушайте и ищите подсказки относительно целей второй стороны – значение имеет каждое слово, жест, пауза.

Даже в ходе корпоративных тренингов по продажам часто можно наблюдать, что обе стороны слишком увлечены тем, что они говорят. Результат – они совсем не слушают друг друга. Они не слышат вторую сторону даже если одной из сторон сказано, как решить проблему.

Не стремитесь доминировать и навязывать собственную точку зрения. Давайте вспомним: в обсуждениях часто участвует человек, который пытается доминировать из-за чувства собственной неполноценности. Мы также можем вспомнить, что если кто-то доминирует в самом начале, его почти сразу ставят на место. Это потому, что первый вопрос на переговорах всегда привлекает максимальное внимание. Люди, стремящиеся захватить на первом этапе переговоров лидирующие позиции, не учитывают общего настроя, мнений и чувств других участников, поэтому таких очень быстро исключают из процесса.

Если вы выдержите спокойствие и будете молчать вначале, многие примут такое поведение за мудрость. Иногда это так и есть, иногда молчаливый собеседник вовсе не мудрый, но молчание как минимум не дало ему сказать глупости, этим он уже придал больше значения своей будущей речи. Это поможет обойти тех, кто говорит слишком много. Много слов – много вероятных глупостей.

Невербальное общение

По оценкам психологов, 90% процесса коммуникации осуществляется невербальным путем. Учитесь управлять невербальным поведением, чтобы избежать незапланированных реакций, а также собирайте информацию об оппонентах в ходе переговоров. Люди всегда считывают невербальные сигналы, даже если не отдают себе в этом отчет.

Профессиональный переговорщик не будет стремиться занять в расположении участников за столом переговоров доминирующую позицию, главное, чтобы было удобно наблюдать за участниками. Их жесты могут сказать больше, чем слова.

Можно сделать паузу

При подготовке к переговорам предусмотрите возможность паузы при необходимости.

Не позволяйте себе продолжать переговоры, если утратили почву под ногами. В любой момент можете приостановить переговоры, чтобы собраться с мыслями. Просто предложите сделать паузу, скажите, что вам нужно отлучиться. Во время перерыва переключитесь, позвоните кому-то. Вы можете спланировать заранее, что будете делать в таких случаях.

Не позволяйте, чтобы вас заставили продолжать переговоры любой ценой, особенно если процесс не идет или идет в невыгодном для вас русле. Нарушьте сложившуюся динамику.

Не игнорируйте этап анализа переговоров

К подготовке к переговорам относится также анализ уже состоявшихся переговоров.

Вспомните каждый этап переговоров, оцените свое эмоциональное поведение на каждом этапе, подумайте, что можно сделать для улучшения навыков ведения переговоров.

Если вы работаете с другими людьми, попросите их, чтобы они сразу дали вам оценку, пока память свежа. Но на глубокий анализ рассчитывать не стоит.

Разберите самостоятельно каждый момент, что вы сделали, что могли бы сделать, что не удалось и почему. Даже если все удалось, следует продумать, что можно было сделать еще лучше.

Как поднять качество переговоров в компании

Хорошо, если каждый развивает свои навыки и стремится быть лучше, но чтобы качество переговоров повышалось внутри компании и относительно всех менеджеров по продажам, нужна стандартизация отдела продаж.

Выполнение работы переговорщиков, менеджеров по продажам должно соответствовать установленным в компании правилам, в которых следует учесть важные принципы переговоров, которые нельзя нарушать никому. В правилах закладывается все: с чего менеджеры отдела продаж начинают свой рабочий день, какие процедуры обязательны к выполнению, как готовиться к переговорам, что можно и что нельзя в ходе переговоров, как анализировать результаты переговоров, как начинать и завершать рабочий день. Стандарты должны организовать менеджера по продажам, помочь ему быть проактивным.

В рамках стандартизации отдела продаж устанавливаются стандарты обслуживания клиентов, разрабатываются KPI менеджера по продажам. Это лучшая возможность контролировать работу сотрудников. Причем KPI не обязательно связывать с зарплатой. О том, какие бывают KPI, как запустить систему мотивации без бюджета и какой порядок ее внедрения, можно найти в материале «Можно ли внедрить KPI без бюджета».