Блог
10.11.21

Системный подход к управлению знаниями на предприятии

Знания – ценный актив, которым нужно грамотно распоряжаться. Классически востребована качественная продукция, произведенная с меньшими затратами и раньше конкурентов. Сегодня успех дается сложнее, а чтобы управлять успехом, нужно управлять знаниями.
Системный подход к управлению знаниями на предприятии | ManGO! Games: заказать деловые игры, бизнес-тренинги, фасилитации

Конкурентоспособность всегда обеспечивалась экспертными знаниями и опытом, а в меняющемся мире особо востребованы новые знания и новые экспертные выводы в области создания востребованных продуктов, в проектировании, маркетинге, производстве, сбыте.

Информация и информационные технологии позволяют гигантским корпорациям делиться на отдельные структуры и объединяться в единое целое. Границы организаций становятся более открытыми за счет объединения компетенций партнеров, а общее информационное пространство способствует взаимодействию.

Еще в прошлом веке основной ценностью считалась недвижимость и производственное оборудование, сейчас же большинство крупных компаний капитализируют нематериальные активы.

К нематериальным активам можно отнести продукты интеллектуальной собственности, а также человеческий капитал – знания, опыт, квалификацию, творческий потенциал сотрудников.

Компании вкладываются в этот актив – проводят корпоративные тренинги, внедряют корпоративный коучинг, работают над корпоративной базой знаний.

Сотрудники более мобильны и менее лояльны

Со времен Генри Форда представление о развитии сотрудников изменилось кардинально. Задумайтесь: раньше обучал человека кто-то другой, места самообучению и саморазвитию отводилось совсем мало. Сначала обучали родители, потом школа и учебные заведения, государство или работодатель. Сейчас повышением своей квалификации занимается сам человек. Он отправляется на курсы, в вуз, на тренинг, ищет знания в сети, самостоятельно планируя свои дальнейшие шаги в профессии и оптимизируя свои затраты на обучение.

В связи с этим люди меняют и свои требования к работодателю, своему рабочему месту, смыслу и содержанию работы.

Рабочая сила уже не принадлежит предприятию, сотрудники более мобильны и менее лояльны. В таких условиях задача привлечения и удержания сотрудников – одна из самых ответственных и непростых.

Тем не менее компаниям важно, чтобы в них оставались высококвалифицированные сотрудники, чтобы на каждом рабочем месте всегда был специалист с необходимыми навыками. «Текучка» создает расходы на поиск и адаптацию, приводит к серьезным потерям знаний и уникальных компетенций.

Управление знаниями, особенно на производственных предприятиях, сегодня не каприз, а жизненная необходимость. Руководители должны уметь обеспечить «интеллектуальных» работников эффективной организацией их деятельности – тренинги для руководителей должны включать эту необходимость.

Это необходимый минимум. Идеальной ситуацией и целью многих предприятий считается самообучающаяся организация. Такая цель требует непростого пути. Для начала нужно решить задачу мобилизации интеллекта, опыта и воли каждого сотрудника – это позволит компании выжить и достичь успеха, постоянно развиваясь. Необходима система управления знаниями.

Нужен системный подход

Компания получает информацию извне, изнутри, приобретая знания, разные по значимости и области применения. Чтобы получить работающий механизм управления знаниями, необходим системный подход. Классически в систему управления знаниями входят подсистемы:

  • База. Знания, обеспечивающие формализацию процессов. Они аккумулируют накопленные знания и опыт, включают в себя стандарты, архивы, библиотеку.
  • Обучение и развитие. Подсистема, обеспечивающая обмен знаниями, передачу опыта следующим поколениям сотрудников.
  • Генерация знаний. Подсистема, обеспечивающая инновационную деятельность.
  • Коммуникации. Подсистема, обеспечивающая обмен знаниями и опытом внутри компании и при взаимодействии с внешними источниками.

Раньше к сотрудникам поступали знания из архивов, а создавали новые знания признанные эксперты. Сегодня новые знания генерируют все сотрудники: благодаря работе в команде и микрообучению, каждый может быстро ознакомиться с актуально информацией и привнести свой вклад в создание чего-то нового – на своем рабочем месте, в своем отделе или на уровне всей компании.

Если все подсистемы работают исправно – эффективное управление знаниями обеспечено. Однако настройка системы требует некоторых изменений в процессах управления персоналом.

Основы эффективного управления знаниями

Для обеспечения эффективного управления знаниями, на предприятии необходимо решить следующие задачи:

  • Разработка и внедрение системы оценки и мотивации. Система управления знаниями будет выполнять свою функцию, если каждый сотрудник будет стремиться к повышению своего профессионального уровня для достижения высоких результатов.
  • Создание и внедрение корпоративной культуры, ориентированной на сотрудничество и взаимопомощь, творческий поиск, инициативность.
  • Снижение внутренних организационных барьеров, мешающих свободному обмену знаниями, идеями и опытом.
  • Создание современной информационной инфраструктуры и обучение сотрудников пользоваться ею для поиска знаний в ходе решения своих текущих задач.

Для реализации каждого пункта существуют программы корпоративного обучения персонала, тренинги для руководителей, такие инструменты как стратегические сессии и фасилитации корпоративных мероприятий с опытными фасилитаторами.

Если перед вами стоят подобные задачи – обращайтесь в ManGO! Games для поиска решений. 

Система человеческих знаний – саморазвивающийся организм, ему нужно «сырье», которым выступает информация. Знания появляются в процессе переработки информации.

Интеллектуальное лидерство

Предприятие тем более перспективно, чем большим объемом полезной накопленной информации располагает, а также чем эффективнее смогло организовать для своих сотрудников преобразование информации в знания и рациональное использование полученных знаний в своей работе. Это преимущество – интеллектуальное лидерство – будет основой конкурентоспособности в меняющемся мире.

Наличие информации – еще недостаточное условие для появления нового знания. Необходимо научить людей пользоваться информацией, перерабатывать ее и генерировать новые знания.

И это еще не все – надо научить сотрудников формировать на основе новых знаний новые способности, индивидуальные и организационные.

Внедрение системы управления знаниями

Чтобы управление знаниями стало важным фактором производства и управления, понадобится два этапа:

1 – организация процедур сбора, обработки и передачи информации, в результате чего каждый работник должен быть обеспечен доступом к хранилищам информации, корпоративным и мировым.

2 – организация усвоения накопленного опыта и его творческого переосмысления. В результате сотрудники создают новые знания.

Новые знания появляются в разных формах:

  • Самостоятельный продукт (маркетинговый проект и т.д.).
  • Производственный ресурс (технология процесса обработки и т.д.).
  • Средство контакта с потребителями (проект рекламной акции и т.д.).
  • Ресурс принятия решений (анализ рынка и т.д.).
  • Ресурс консолидации коллектива (кодекс корпоративной этики и т.д.) и других.

Чтобы легко искать информацию, компания должна создать единую информационную инфраструктуру, которая бы постоянно развивалась. В последние годы многие компании дополнили системы управления знаниями онлайн курсами для обучения сотрудников, усовершенствовали методы поиска информации.

Если система знаний не будет соответствовать новым подходам к поиску, подаче и содержанию информации, она останется невостребованной среди сотрудников.

Для конкретного сотрудника управление знаниями на практике выглядит так:

  • Недостает данных – нужно найти информацию. Сотрудник производит поиск в общем фонде знаний предприятия.
  • Полученную информацию нужно обработать и использовать для своей задачи – разработки новых решений. Сотрудник применяет найденные знания.
  • Новая информация передается в общий фонд знаний компании. Сотрудник становится одним из авторов новых поступлений в фонд.
  • Другие сотрудники используют новую информацию для своих задач.

Чтобы обеспечить такой процесс, сотрудники должны:

  • Знать о существовании фонда знаний.
  • Знать о структуре имеющейся информации.
  • Узнавать о новых поступлениях.
  • Быть обеспечены инструментами поиска информации.

На крупном предприятии часто можно наблюдать отсутствие единой системы знаний, наличие множества разных информационных систем с разными интерфейсами, поддерживаемых разными службами, отсутствие единых форматов отображения данных и универсальных механизмов извлечения данных.

Чтобы исправить ситуацию, нужно всю информацию перевести в единое информационное пространство, унифицировать форматы хранения информации, обеспечить взаимодействие сотрудников в ходе выполнения рабочих задач, оптимизировать внешние информационные потоки (информация от клиентов, поставщиков, из интернета).

Структура фонда знаний может быть любой, главное, чтобы она была удобна и понятна сотрудникам, и они могли найти нужное максимально быстро. В общей базе могут храниться самые разные данные:

  • Системы показателей предприятия.
  • Информация о корпоративной культуре.
  • Номера корпоративной газеты.
  • Научно-технические материалы.
  • Нормативная документация.
  • Информация о патентах.
  • Информация, прошедшая анализ (знания).
  • Авторские материалы.
  • Информация по управлению качеством.
  • Маркетинговые материалы.
  • Бухгалтерский учет.
  • Финансовая информация.
  • Система дистанционного обучения.
  • Новости.
  • Мониторинг СМИ.
  • Информация о конкурентах.
  • Законодательство.
  • Приказы, распоряжения, совместные решения.
  • Справка.
  • Календарь.

Для такой системы нужно провести работу по разграничению прав доступа, обеспечению трафика большого количества посетителей, информированию об изменениях в фонде знаний.

Важным направлением при работе с системой управления знаниями является работа по защите от недобросовестной конкуренции. Как защитить конфиденциальную информацию? Ее нужно защищать патентами, авторским правом, путем регистрации торговых марок, или используя другой подход – хранить ноу-хау как коммерческую тайну. Такие вопросы на предприятии может решать специально созданная комиссия. Главное, чтобы защита от утечки информации не препятствовала работе с информацией всем сотрудникам компании.

Заказать отчет Learning Techology 2023
Мы работаем над подготовкой отчета по результатам весенних мероприятий, посвященных трендам корпоративного обучения
      Понравилась статья?
      Подпишитесь на нашу рассылку!
      Мы будем сообщать о новых статьях и мероприятиях ManGO! Games
      Подписываясь, я соглашаюсь с условиями обработки персональных данных