Системный подход к управлению знаниями на предприятии

Конкурентоспособность всегда обеспечивалась экспертными знаниями и опытом, а в меняющемся мире особо востребованы новые знания и новые экспертные выводы в области создания востребованных продуктов, в проектировании, маркетинге, производстве, сбыте.

Информация и информационные технологии позволяют гигантским корпорациям делиться на отдельные структуры и объединяться в единое целое. Границы организаций становятся более открытыми за счет объединения компетенций партнеров, а общее информационное пространство способствует взаимодействию.

Еще в прошлом веке основной ценностью считалась недвижимость и производственное оборудование, сейчас же большинство крупных компаний капитализируют нематериальные активы.

К нематериальным активам можно отнести продукты интеллектуальной собственности, а также человеческий капитал – знания, опыт, квалификацию, творческий потенциал сотрудников.

Компании вкладываются в этот актив – проводят корпоративные тренинги, внедряют корпоративный коучинг, работают над корпоративной базой знаний.

Сотрудники более мобильны и менее лояльны

Со времен Генри Форда представление о развитии сотрудников изменилось кардинально. Задумайтесь: раньше обучал человека кто-то другой, места самообучению и саморазвитию отводилось совсем мало. Сначала обучали родители, потом школа и учебные заведения, государство или работодатель. Сейчас повышением своей квалификации занимается сам человек. Он отправляется на курсы, в вуз, на тренинг, ищет знания в сети, самостоятельно планируя свои дальнейшие шаги в профессии и оптимизируя свои затраты на обучение.

В связи с этим люди меняют и свои требования к работодателю, своему рабочему месту, смыслу и содержанию работы.

Рабочая сила уже не принадлежит предприятию, сотрудники более мобильны и менее лояльны. В таких условиях задача привлечения и удержания сотрудников – одна из самых ответственных и непростых.

Тем не менее компаниям важно, чтобы в них оставались высококвалифицированные сотрудники, чтобы на каждом рабочем месте всегда был специалист с необходимыми навыками. «Текучка» создает расходы на поиск и адаптацию, приводит к серьезным потерям знаний и уникальных компетенций.

Управление знаниями, особенно на производственных предприятиях, сегодня не каприз, а жизненная необходимость. Руководители должны уметь обеспечить «интеллектуальных» работников эффективной организацией их деятельности – тренинги для руководителей должны включать эту необходимость.

Это необходимый минимум. Идеальной ситуацией и целью многих предприятий считается самообучающаяся организация. Такая цель требует непростого пути. Для начала нужно решить задачу мобилизации интеллекта, опыта и воли каждого сотрудника – это позволит компании выжить и достичь успеха, постоянно развиваясь. Необходима система управления знаниями.

Нужен системный подход

Компания получает информацию извне, изнутри, приобретая знания, разные по значимости и области применения. Чтобы получить работающий механизм управления знаниями, необходим системный подход. Классически в систему управления знаниями входят подсистемы:

• База. Знания, обеспечивающие формализацию процессов. Они аккумулируют накопленные знания и опыт, включают в себя стандарты, архивы, библиотеку.
• Обучение и развитие. Подсистема, обеспечивающая обмен знаниями, передачу опыта следующим поколениям сотрудников.
• Генерация знаний. Подсистема, обеспечивающая инновационную деятельность.
• Коммуникации. Подсистема, обеспечивающая обмен знаниями и опытом внутри компании и при взаимодействии с внешними источниками.

Раньше к сотрудникам поступали знания из архивов, а создавали новые знания признанные эксперты. Сегодня новые знания генерируют все сотрудники: благодаря работе в команде и микрообучению, каждый может быстро ознакомиться с актуально информацией и привнести свой вклад в создание чего-то нового – на своем рабочем месте, в своем отделе или на уровне всей компании.

Если все подсистемы работают исправно – эффективное управление знаниями обеспечено. Однако настройка системы требует некоторых изменений в процессах управления персоналом.

Основы эффективного управления знаниями

Для обеспечения эффективного управления знаниями, на предприятии необходимо решить следующие задачи:

• Разработка и внедрение системы оценки и мотивации. Система управления знаниями будет выполнять свою функцию, если каждый сотрудник будет стремиться к повышению своего профессионального уровня для достижения высоких результатов.
• Создание и внедрение корпоративной культуры, ориентированной на сотрудничество и взаимопомощь, творческий поиск, инициативность.
• Снижение внутренних организационных барьеров, мешающих свободному обмену знаниями, идеями и опытом.
• Создание современной информационной инфраструктуры и обучение сотрудников пользоваться ею для поиска знаний в ходе решения своих текущих задач.

Для реализации каждого пункта существуют программы корпоративного обучения персонала, тренинги для руководителей, такие инструменты как стратегические сессии и фасилитации корпоративных мероприятий с опытными фасилитаторами.

Если перед вами стоят подобные задачи – обращайтесь в ManGO! Games для поиска решений. 

Система человеческих знаний – саморазвивающийся организм, ему нужно «сырье», которым выступает информация. Знания появляются в процессе переработки информации.

Интеллектуальное лидерство

Предприятие тем более перспективно, чем большим объемом полезной накопленной информации располагает, а также чем эффективнее смогло организовать для своих сотрудников преобразование информации в знания и рациональное использование полученных знаний в своей работе. Это преимущество – интеллектуальное лидерство – будет основой конкурентоспособности в меняющемся мире.

Наличие информации – еще недостаточное условие для появления нового знания. Необходимо научить людей пользоваться информацией, перерабатывать ее и генерировать новые знания.

И это еще не все – надо научить сотрудников формировать на основе новых знаний новые способности, индивидуальные и организационные.

Внедрение системы управления знаниями

Чтобы управление знаниями стало важным фактором производства и управления, понадобится два этапа:

1 – организация процедур сбора, обработки и передачи информации, в результате чего каждый работник должен быть обеспечен доступом к хранилищам информации, корпоративным и мировым.

2 – организация усвоения накопленного опыта и его творческого переосмысления. В результате сотрудники создают новые знания.

Новые знания появляются в разных формах:

• Самостоятельный продукт (маркетинговый проект и т.д.).
• Производственный ресурс (технология процесса обработки и т.д.).
• Средство контакта с потребителями (проект рекламной акции и т.д.).
• Ресурс принятия решений (анализ рынка и т.д.).
• Ресурс консолидации коллектива (кодекс корпоративной этики и т.д.) и других.

Чтобы легко искать информацию, компания должна создать единую информационную инфраструктуру, которая бы постоянно развивалась. В последние годы многие компании дополнили системы управления знаниями онлайн курсами для обучения сотрудников, усовершенствовали методы поиска информации.

Если система знаний не будет соответствовать новым подходам к поиску, подаче и содержанию информации, она останется невостребованной среди сотрудников.

Для конкретного сотрудника управление знаниями на практике выглядит так:

• Недостает данных – нужно найти информацию. Сотрудник производит поиск в общем фонде знаний предприятия.
• Полученную информацию нужно обработать и использовать для своей задачи – разработки новых решений. Сотрудник применяет найденные знания.
• Новая информация передается в общий фонд знаний компании. Сотрудник становится одним из авторов новых поступлений в фонд.
• Другие сотрудники используют новую информацию для своих задач.

Чтобы обеспечить такой процесс, сотрудники должны:

• Знать о существовании фонда знаний.
• Знать о структуре имеющейся информации.
• Узнавать о новых поступлениях.
• Быть обеспечены инструментами поиска информации.

На крупном предприятии часто можно наблюдать отсутствие единой системы знаний, наличие множества разных информационных систем с разными интерфейсами, поддерживаемых разными службами, отсутствие единых форматов отображения данных и универсальных механизмов извлечения данных.

Чтобы исправить ситуацию, нужно всю информацию перевести в единое информационное пространство, унифицировать форматы хранения информации, обеспечить взаимодействие сотрудников в ходе выполнения рабочих задач, оптимизировать внешние информационные потоки (информация от клиентов, поставщиков, из интернета).

Структура фонда знаний может быть любой, главное, чтобы она была удобна и понятна сотрудникам, и они могли найти нужное максимально быстро. В общей базе могут храниться самые разные данные:

• Системы показателей предприятия.
• Информация о корпоративной культуре.
• Номера корпоративной газеты.
• Научно-технические материалы.
• Нормативная документация.
• Информация о патентах.
• Информация, прошедшая анализ (знания).
• Авторские материалы.
• Информация по управлению качеством.
• Маркетинговые материалы.
• Бухгалтерский учет.
• Финансовая информация.
• Система дистанционного обучения.
• Новости.
• Мониторинг СМИ.
• Информация о конкурентах.
• Законодательство.
• Приказы, распоряжения, совместные решения.
• Справка.
• Календарь.

Для такой системы нужно провести работу по разграничению прав доступа, обеспечению трафика большого количества посетителей, информированию об изменениях в фонде знаний.

Важным направлением при работе с системой управления знаниями является работа по защите от недобросовестной конкуренции. Как защитить конфиденциальную информацию? Ее нужно защищать патентами, авторским правом, путем регистрации торговых марок, или используя другой подход – хранить ноу-хау как коммерческую тайну. Такие вопросы на предприятии может решать специально созданная комиссия. Главное, чтобы защита от утечки информации не препятствовала работе с информацией всем сотрудникам компании.