Тайм-менеджмент: как научиться управлять временем

В статье:

• Цели-ориентиры
• «Веер возможностей»
• Как научиться ценить время?
• «Круг времени»
• Таблица расчета ресурса времени

Мы уже определили, что тайм-менеджмент начинается с грамотной постановки целей. Цели можно ставить разными способами, можно поставить цели даже если будущий результат неопределен (тогда ставят «надцели»). Приведем примеры постановки целей в условиях неопределенности.

Цели-ориентиры

Выбирая тренинги для руководителей по тайм-менеджменту и повышению эффективности, важно помнить об условиях неопределенности и непредсказуемости, в которых сегодня приходится ставить цели. В таких условиях не всегда удается использовать SMART-цели, и не стоит привязываться именно к ним.

Возьмем примеры из истории. Небольшая японская компания в 40-е годы 20-го века находилась в проблемном состоянии и должна была найти конкурентные преимущества. Тогда ее основатель Масару Ибука поставил своей команде необычную цель – он бросил на стол маленькую карманную книжечку и сказал, что нужно сделать видеомагнитофон такого же размера и который бы вмещал в себя не менее часа записи. Это была не задача – это была проблема, которую еще предстояло решить, ведь ничего подобного тогда еще в мире не знали. Для достижения такой цели пришлось создать много новых технологий.

Что сделал Масару Ибука? Он нарисовал маленький отрывок привлекательного будущего, к которому нужно было найти путь, не ограниченный любыми возможностями. Кстати, эту компанию мы все знаем, она называется Sony.

Есть еще пример. Когда молодого Билла Гейтса спросили, какова цель его карьеры, он ответил, что мечтает о времени, когда компьютер будет на столе каждого человека. Тогда это звучало как шутка, фантазия или бред, сегодня – обыденность.

Если хотите быть готовыми к эффективности в новой реальности, важно, чтобы корпоративное обучение сотрудников, а также деловые игры для компании оставляли сотрудникам простор для возможностей, как минимум, не ограничивали строгими измеримыми целями. Важно помнить, что цели бывают и другими. При организации тренингов стоит учесть обучение работе с надцелями.

Надцели – это альтернативный способ постановки целей, который приводит к поиску нестандартных решений и, как следствие, к прорывным результатам.

Вспомним: способ достижения СМАРТ-цели – это «воронка шагов», которая состоит из трех этапов:

• декомпозиция задачи на подзадачи и операции,
• установление сроков выполнения подзадач,
• составление плана выполнения, выполнение и контроль.

Разберемся, как же нужно работать с надцелями.

«Веер возможностей»

Альтернативный способ достижения целей – «Веер возможностей». Способ используется, если мы имеем дело с неопределенными целями, надцелями. 

Способ помогает определить направление к решению проблемы.

Ход работы с «веером возможностей». Рисуем веер (расходящиеся от одной точки «лучи»), присваивая каждому «лучу» какую-то идею решения проблемы или приближения к желаемому результату. По каждому варианту делаем один небольшой шаг, анализируем полученные результаты и принимаем решение, оставлять это направление, или отказаться от него. Задача работы с «веером возможностей» - найти один или несколько самых перспективных вариантов.

После выбора одного или нескольких направлений, к каждому уже применяется принцип декомпозиции. Например, даже не зная, как подступиться к решению неизвестной проблемы, мы планируем изучение подобного опыта, анализ конкурентов на предмет решения ими подобной проблемы, намечаем себе подобные подзадачи, дополняя их в процессе продвижения в заданном направлении, поскольку четкого алгоритма решения именно таких проблем у нас еще нет. Мы намечаем себе шаги, продвигающие нас к нужному результату, хотя пока еще не знаем четкого пути к нему. Таким образом, проблемная ситуация превращается в задачную.

Таким образом можно перейти от уровня надцели к уровню СМАРТ-цели, с которым мы уже умеем работать.

Решая каждую из задач, мы анализируем изменившуюся ситуацию, учитывая прежние и новые возможности, открывшиеся в результате работы, проделанной в рамках подзадач.

Планируя корпоративное обучение персонала, важно уделять внимание не только классическим подходам к целеполаганию, но и способам постановки целей в условиях нестабильности, иначе никогда не сможем сделать что-то принципиально новое, путь к которому еще не протоптан, а четкий результат неизвестен.

«Веер возможностей» позволяет гибко реагировать на новые обстоятельства и приступать к реализации того проекта, для которого в текущей ситуации сложились наиболее благоприятные условия.

Надо сказать, что еще десять лет назад не было острой необходимости отказываться от СМАРТ-целей в пользу других способов постановки целей, но сейчас от лидеров требуется куда больше гибкости, поэтому современные бизнес тренинги для руководителей должны учитывать свежие альтернативные подходы к управлению идеями и проектами.

Как научиться ценить время?

Без цели невозможно получить результат, но результат, полученный очень поздно, может уже не иметь значения и «опоздать» к цели.

Время необходимо контролировать, этому и посвящен тайм-менеджмент, но как научиться относиться к времени, как к ценности? Ответ есть – нужно считать время в единицах, показывающих, что можно успеть за ту или иную единицу времени. Например, если потерянное время считать в книгах, которые мы могли бы прочесть, в домах, которые могли бы построить, в расстояниях, которые могли бы пройти, или в деньгах, которые могли бы заработать, мы, наверное, начали бы относиться к минутам и часам более уважительно.

О потерянном времени вам может напомнить ваш коуч консультант, который поможет достичь большего и как можно быстрее, но даже если такого нет, каждый из нас способен контролировать свои минуты и часы, и делать это довольно легко и комфортно для себя. Управлять незримым достаточно сложно, но если материализовать понятие «время» через понятные величины, образы, цифры – задача становится вполне достижимой. Такими приемами пользуются и коучи.

Давайте попробуем научиться определять потраченное и оставшееся время, а также устанавливать свой ресурс времени, показывающий запас времени, которым мы располагаем.

Прежде всего стоит запомнить важный принцип тайм-менеджмента – материализация времени.

Как можно материализовать время? 

Есть два способа:

• Визуализация.
• Цифры.

«Круг времени»

Визуализировать время можно с помощью простого инструмента «Круг времени». Рисуем круг и делим его на равные секторы, где каждый сектор будет соответствовать одинаковому временному промежутку. Например, один сектор равен одному году или одному часу.

К примеру, если нам за 10 лет нужно достичь определенного результата, например, построить дом, то делим круг на 10 равных отрезков. Потом визуализируем время, которое уйдет не на строительство дома. Отмеряем время на сон, на другие задачи и смотрим, сколько времени у нас осталось на достижение именно этой цели. Его окажется не так много, как показалось изначально, но зная, сколько у нас времени есть, мы можем управлять свои временем – по возможности добавлять, жертвуя чем-то другим, не допускать потерь, а отведенное тратить максимально эффективно. Сделать это будет легче и получится более ответственно, если мы будем помнить о том, что время невосполнимо, ограничено, а также о том, что время является для нас материальной ценностью. Причем, время – это особая ценность: в отличие от других ценностей, время невозможно отложить или накопить.

Многие приравнивают время к материальным ценностям: распространена фраза «время – деньги», в которой время приравнивается к деньгам. Но о финансах мы знаем куда лучше, чем о собственном капитале времени, и деньгами управляем успешнее, чем временем, несмотря на то, что финансы, в отличие от времени, – ресурс восполняемый. И всегда становимся ответственнее, как только начинаем визуализировать время. Например, достаточно представить, что мы взяли в аренду весь сегодняшний день и должны его оплатить, как в мыслях сразу начинается перестройка – анализ ценности того, на что мы тратим утекающее время.

«Круг времени» помогает визуализировать наш капитал времени, что позволяет серьезно относиться к каждой возможности воспользоваться временем, четко видеть потери и остаток времени.

Однако для управления временем понадобятся цифры.

Таблица расчета ресурса времени

Материализовать время с помощью цифр поможет инструмент «Таблица расчета ресурса времени».

Ход работы:

1. В первой графе таблицы отмечаем дату старта, в последней – день финиша какой-либо важной задачи. Считаем количество дней со старта до «дня Х».
2. Определяем, сколько часов в день будет выделено задаче/проекту.
3. Умножаем количество дней на количество часов в день.
4. Делим проект на задачи и определяем, сколько времени нужно на каждую.
5. Проверяем, достаточно ли дней для реализации проекта.
6. Если часов оказалось недостаточно, пересматриваем затраты на каждую задачу, а по возможности и время на весь проект.
7. Строго следуем запланированным часам, при отклонении от плана пересматриваем все задачи.

Поскольку время – ресурс ограниченный, за него нужно постоянно бороться. Борьба за время возможна в трех направлениях:

1. Учет расхода времени. Определение имеющегося ресурса, контроль расхода времени, выявление потерь времени и выработка мер по их минимизации.

2. Распределение и планирование времени. Распределение времени, усилий (работа – отдых), систематичность (привычка планирования и распределения времени).

3. Экономия времени. Выявление недостатков в системе организации работы и устранение выявленных недостатков.

Время – ресурс ограниченный, невосполнимым и ненакопляемый, при этом потери времени ведут к вполне ощутимым материальным потерям. Не правда ли, несправедливо, что человек прекрасно умеет считать деньги, но далеко не всегда серьезно относится к управлению временем. Надеемся, с помощью этой информации вы пересмотрите свое отношение к времени и упорядочите свои знания в области тайм-менеджмента.