Улучшение производительности: 5 эффективных подходов

В статье:

• Продуктивность, результативность, эффективность, производительность и интенсивность
• Ключевые составляющие продуктивности
• Приемы повышения производительности
• Вывод

Чтобы советы были понятнее, разберемся с терминами, связанными с производительностью. Различаются ли между собой такие понятия как продуктивность, результативность, эффективность, производительность и интенсивность, и если да, то чем именно?

Продуктивность, результативность, эффективность, производительность и интенсивность

Многие считают эти термины синонимами, однако они означают разные процессы. 

Продуктивность исторически связана с животноводством. Суть – найти экземпляры, дающие больше потомства и лучшее потомство. Если перевести суть продуктивности на любой другой бизнес, то это работа по получению большего количества источников большего количества лучших результатов.

Если речь о творческих людях, то это работа над тем, чтобы авторы производили много хороших произведений.

Мы знаем, что оценить что-либо можно только измеряя, и видим, что в этой формуле присутствуют две переменные – «много» и «хороших». Какую-либо оценку можно получить, если будет отсчет времени – «от» и «до». Это позволит сравнивать показатели разных людей за один и тот же период, или одних и тех же людей в динамике. Поэтому в формуле продуктивности присутствует время, а сама продуктивность понимается как способность человека за определенное время создать определенное количество продуктов или совершить определенное количество действий.

Так появилось классическое определение продуктивности – отношение объема работы к затратам времени. Внимательный заметил, что из формулы пропал показатель качества. Без него мы оцениваем не то, как много хороших вещей можно получить за промежуток времени, а только количество или объем результата. Получается, речь идет о другом показателе, и он получил название производительность.

Производительность – это сколько продукции сделано за единицу времени.

Несмотря на то что термин «производительность» больше соответствует сути этого показателя, термин «продуктивность» используется как его синоним, обозначая то же самое, что и «производительность». Качество часто выносится за скобки, им занимаются отдельные структуры компании и при измерении показателей принято считать, что вся продукция соответствует установленным в компании требованиям к качеству.

С продуктивностью еще связано измерение «продуктивного времени», определение, сколько времени специалист занят непосредственно работой. Правда, на большинстве производств измерить такой показатель без серьезных погрешностей невозможно.

С производительностью часто путают интенсивность. Интенсивность труда – это количество усилий за определенный промежуток времени для получения полезного результата. Определяется затратами различной энергии (физической, нервной, умственной) в единицу времени.

В нашем блоге вы не раз встретите утверждение, что успех можно измерить, только зная цель. С измерением успеха связан термин «результативность». 

Результативность – это степень достижения результата относительно поставленной цели.

Для определения результативности понадобится плановый показатель. Через определенное время высчитывается коэффициент план-факта и озвучивается примерно так: «специалист Х выполнил план за месяц на 90%».

В зависимости от того, что включают в формулу результативности (от того, как звучит цель), может оказаться, что разные люди, которые достигли, скажем, одинаковой результативности, выполнили разный объем работы или разное количество заказов. В таком случае говорят об эффективности. Эффективнее тот сотрудник, который на пути к цели сделал больше.

Эффективность – это не увеличение объема, а сокращение издержек при получении того же объема работ и без потери качества.

Эффективность – это соотношение между результатами и затраченными на их достижение ресурсами.

Каждое предприятие стремится к повышению эффективности, а достигается она за счет повышения производительности, маржинальности, рентабельности, а также ряда других показателей, демонстрирующих уровень снижения затрат.

Эффективность зависит от компетенций руководителя, используемых технологий, ключевых процессов, учета и других составляющих.

Таким образом, эффективность – это потенциальная возможность достичь нужных результатов, производительность или продуктивность – способность получить промежуточные результаты, а результативность – способность измерить, что получилось, сравнив результат с плановым показателем.

Производительность здесь только первая составляющая, которой нужно научиться управлять, чтобы получить эффективность, способную привести к нужным результатам.

Можно получить высокую производительность, но низкую эффективность, но можно выйти и на высокую результативность при низкой производительности и даже при низкой эффективности. Правда, стоит также учесть, что результаты бывают устойчивыми и временными.

Измеряют эффективность и другие параметры как отдельных сотрудников, так и всего предприятия. Бывают сотрудники одновременно производительные, эффективные и результативные. Дорожите такими кадрами и удерживайте их.

Иногда эффективность компании повышают внешним ресурсом, но это не работает на длительную перспективу. Со временем она все равно упадет до уровня, соответствующего уровню квалификации руководителя.

Ключевые составляющие продуктивности

Ключевые составляющие продуктивности – наличие навыков и грамотная подготовка. Блогер Стивен Гус поделился своим подходом, который нам кажется полезным.

Сначала опишем его подход к определению производительности и составлению формулы повышения производительности.

Производительность Гус определил как способность создавать товары и услуги. В отличие от способности выполнения задач, такой подход лучше, поскольку берет во внимание не процесс, а результат. Способность – ключевой фактор производительности. Один просто хорошо делает свою работу, а другой способен делать ее по-настоящему хорошо и быстро.

Продуктивность = усилие, умноженное на способность.

Чем больше учишься и укрепляешь навыки – тем выше способности. Можно уметь, а можно растить профессионализм. И это критический фактор производительности. Почему трудно победить спортсменов? Потому что они постоянно тренируют свои способности. Большинство же офисных работников и их руководителей считают достаточным иметь минимальные способности, хотя бы на уровне умения.

Чем выше степень владения навыком – тем меньше усилий нужно приложить для достижения поставленных целей. При этом даже сверхусилия специалиста со слабым уровнем владения навыком не дадут результат выше, чем результат подготовленного и опытного специалиста.

Многие книги, обещающие мгновенный успех, убеждают нас, что стоит поверить, захотеть, пожелать, подключить мотивацию – и получишь самый невероятный результат. Многим кажется, что речь об усилиях, но усилия без подготовки никак не дадут устойчивый результат выше, чем результат мотивированного и хорошо подготовленного соперника.

Многие тратят слишком много времени на работу и совсем мало на улучшение своего подхода к работе. Стивен Кови учил не жалеть времени на то, чтобы заточить пилу, поскольку затраченное время оправдает себя – продуктивность станет в разы выше. Это касается не только работы, но и жизни каждого из нас. Увы, многим нравится быть «слишком занятыми». Те же, кто хочет реальных результатов, постоянно оптимизируют свои практики, продумывают ежедневную рутину, планируют свои потребности и просто заботятся о себе.

Продуктивность зависит от способностей, которые в свою очередь зависят от навыков.

Полная формула способностей будет звучать так:

Способности = навыки, умноженные на подготовку.

Навыки станут способностями, если вы 1) хорошо подготовитесь и 2) будете постоянно тренироваться.

Осталось понять, какие навыки играют самую большую роль в повышении производительности, и какие приемы помогут успешно ее повысить.

Приемы повышения производительности

Ознакомьтесь с пятью эффективными подходами на этом пути и используйте понравившиеся в своей практике. Некоторые вас удивят, но они действительно работают!

1. Хорошо высыпайтесь и качественно питайтесь

Эти очевидные вещи часто упускаются именно по причине очевидности. В реальной жизни многие не воспринимают всерьез простое требование следить за отдыхом и питанием, и снижают свои шансы повысить собственную продуктивность.

Большинство пытаются сделать больше, экономя на сне, а когда очень заняты, не контролируют свое питание.

Не уделяют они всему этому внимания по одной причине – они никогда не пробовали испытать свой настоящий потенциал. Улучшите качество и продолжительность сна, наладьте питание, и сами оцените разницу. Сонливость, утомляемость, апатия – многое зависит от качества питания. Особенно важна вода. Отсутствие воды в достаточном количестве способно всего за два дня превратить в 0 любые элитные навыки профессионального спортсмена, и так же быстро вода может восстановить его возможности.

Важно помнить, что при отсутствии базового сна и питания нам приходится прикладывать больше усилий, чтобы достичь результатов, которые можно было бы получить куда проще.

2. Медитируйте

Еще один неочевидный, но отлично работающий совет – медитация. Медитация помогает концентрироваться. Вы переключаете внимание от посторонних мыслей и сосредотачиваетесь на дыхании, готовя свое внимание снова к работе. 

Для продуктивности концентрация – самый важный навык. Концепция проста и понятна – уделяйте внимание тому, что вы делаете прямо сейчас. Все это понимают и принимают, но далеко не каждому удается освоить этот навык.

Но осваивать его стоит. Даже незначительный прогресс, достигнутый в этом направлении, принесет огромные дивиденды на протяжении всей жизни.

Именно медитацию считают лучшим способом тренировки концентрации напрямую.

3. Регулируйте процессы

В вашей жизни постоянно происходят различные процессы. Процессы – надежны. Следуя одному и тому же процессу, можно ожидать одних и тех же результатов. Это наталкивает на хорошую идею по повышению эффективности вашей жизни.

Определите процессы, которым вы постоянно следуете, обратите внимание на результаты, которые они приносят, и внесите изменения в процессы, результаты которых вас не устраивают.

Если практически каждый день начинается вяло, значит, что-то не так с утренними процедурами. Утренние процедуры – процесс, который отвечает за начало дня. Усовершенствуйте его. Экспериментируйте со своими ритуалами.

Обратите внимание на процессы поддержки тела в форме, питания, ухода за собой, сна, общения. Спросите себя, действительно ли эти процессы наиболее оптимальны для желаемого результата? Найдете возможность для улучшения процесса – и получите многократный эффект!

4. Составьте стратегически условные схемы

Придумайте для разных типичных случаев жизни схемы «если… то…». Внезапные события часто сбивают с толку и парализуют способность принимать обдуманные решения. Продумайте решения наперед, чтобы направить безумие в нужном вам направлении.

С вами бывает, что вы обдумываете, как надо было бы поступить, уже после того как событие произошло? Можно так же продумать все наперед. Встретились с неожиданной ситуацией, которая застала вас врасплох, – продумайте, как поступите в следующий раз в подобной ситуации.

Найдите время задуматься, что могло бы произойти, и продумайте свои действия в каждом из возможных случаев. Это подготовка.

5. Определитесь с понятием производительность

Рассмотрите производительность не относительно рабочей задачи или рабочего дня, а относительно всей вашей жизни. Для качественного выполнения текущих задач важно вовремя делать паузы, отдыхать и переключаться. Для производительности всей вашей жизни надо давать себе время на полноценный отдых, впечатления, смену деятельности и позитивные эмоции.

Трудоголики часто кажутся примером для желающих повысить производительность, но они не используют полностью свой потенциал. На самом деле они менее производительны, чем те, кто работает меньше, хорошо отдыхает и успевает справиться со своими задачами за более короткое время.

Кстати, делать вид, что работаете, тоже работа, которая серьезно утомляет. Многие пытаются убедить самих себя, что работают, и сильно устают. Куда лучше было бы отдохнуть за телевизором или на прогулке, честно решив дать себе отдых.

Много работаете – дайте себе полноценно отдохнуть и полностью восстановиться.

Вывод

Повышение производительности мало зависит от дополнительных усилий, скорее от более грамотного подхода к организации процессов и заботы о себе.