В каких случаях компании может понадобиться фасилитация

В нашем блоге можно найти много материалов о фасилитации, но если вы ищете ответ на вопрос, что это и зачем вам может понадобиться, попытаемся ответить просто и понятно, не углубляясь и не отклоняясь от прямого вопроса.

Что такое фасилитация

Фасилитация – это особый формат групповой работы, представляющий собой комплекс мер, нацеленных на эффективный поиск совместных решений. Фасилитацию используют для решения сложных задач, для разъяснения целей и трансляции или поиска ценностей.

В некоторых компаниях фасилитацию принято проводить по итогам года или важного периода – такие мероприятия называются стратегическими сессиями. Проводят фасилитации также для знакомства новичков с коллективом или для поиска свежих идей.

В чем особенность процесса? Процесс фасилитации или командной сессии напоминает мозговой штурм, но есть отличия. Похожа фасилитация на обычное обсуждение, но обычным обсуждением ее не назовешь.

Фасилитация необходима тогда, когда есть непростая или неоднозначная задача, которую нужно решить так, чтобы результат устроил всех участников. Так бывает, если грамотно организовать процесс.

Еще до начала фасилитации необходимо определить следующее:

• Цель, которую необходимо достичь.
• Участники.
• Ход фасилитационной сессии, последовательность задач.
• Модель дискуссии и желаемый результат.
• Уровень подготовки участников, необходимые ресурсы.
• Как создать благоприятную психологическую и рабочую атмосферу.

Без тщательной подготовки процесс фасилитации теряет смысл. Важно, чтобы собрались только те, кто заинтересован в решении, знаком с предметом обсуждения, представляет точку зрения, которую важно учесть, готов вносить свой вклад в общее решение. На фасилитационной сессии отсидеться не получится – каждый активно участвует.

Зачем компании нужна фасилитация

В каком случае проводят стратегическую сессию, а в каком – мозговой штурм? Иногда одно идет за другим, а иногда для достижения цели проводят целую серию фасилитационных сессий. Задача фасилитации – найти решение, устраивающее всех, а не найти решение как можно быстрее. Рассмотрим несколько ситуаций, при которых понадобится фасилитация.

Нужны идеи

Изменилась обстановка на рынке, прежние стратегии уже неуместны, нужны свежие идеи и уникальные решения. Фасилитационная командная сессия позволяет собрать для обсуждения сотрудников разного профиля и разного уровня. Необходимо искать новые подходы, новые методы, и быть готовыми их применять, учитывая то, что нужно будет переориентировать персонал и не выйти за рамки бюджета.

Культура групповых дискуссий

Все чаще в компании понимают, что дискуссии не организованы должным образом: привычные форматы не дают нужного результата. Важно, чтобы сотрудники относились уважительно к идеям каждого, даже если чьи-то взгляды не поддерживаются большинством. Пришло время научиться слушать каждого – возможно именно тот, кто никогда раньше не высказывался, сможет привнести в компанию свежие нестандартные решения. Для этого необходимо выйти на новый уровень дискуссий. Внедрить культуру групповых дискуссий поможет серия фасилитаций. Это повысит качество принимаемых решений в разы!

Сотрудники в ходе фасилитационных сессий не только начнут принимать более взвешенные решения, но и начнут менять свое поведение. Культура общения в компании изменится в лучшую сторону.

Ответственность за свои решения

Фасилитации позволяют принимать решения, в которых будет учтено мнение каждого, однако и ответственность за принятые решения будет лежать на каждом. Культура фасилитаций позволит повысить уровень ответственности за выработанные решения. Кроме того, фасилитация позволяет участникам вырабатывать аналитическое мышление и навыки принятия решений. Таким образом фасилитацию применяют и для развития персонала.

Обмен опытом

Если пригласить на обсуждение сотрудников из разных отделов, с разной специализацией и уровнем знаний, можно эффективно обменяться опытом, что полезно для каждого участника. Это позволит находить новые уникальные решения. Известно, что невозможно добиться новых результатов, если продолжать идти старым путем. Фасилитация в новом необычном составе – это попытка найти новый, более эффективный, путь.

Преодолеть разногласия

Фасилитации помогут сплотить коллектив и преодолеть разногласия. Пребывая в творческом поиске лучшего решения, сотрудники объединяются, совершенствуют способность контактировать и совместно работать над поиском решений. После такого опыта сотрудники легче и организованней объединяются в группы, совместно решают задачи, реализуют проекты. Фасилитации улучшают климат в коллективе, правда, при условии, что их проводит опытный фасилитатор.

Кто может быть фасилитатором?

Фасилитация – непростой процесс, многое зависит от грамотной его организации. Для первых фасилитаций лучше пригласить опытного фасилитатора, можно также обучить этому искусству сотрудников компании. В дальнейшем сотрудники сами смогут фасилитировать свои обсуждения.

Фасилитатором способен сталь любой сотрудник компании, который получил соответствующее обучение или имеет опыт ведения фасилитации. Важно, чтобы этот сотрудник имел хорошую репутацию среди коллег и имел навыки фасилитатора.

Необходимые навыки:

• Задавать вопросы согласно правилам фасилитации.
• Находить общий язык с разными людьми, независимо от их настроя – агрессивного, скептического, бунтарского.
• Разрабатывать план мероприятия.
• Ставить цели.
• Структурировать и резюмировать информацию.
• Корректировать процесс обсуждения.
• Контролировать ход дискуссии.

Фасилитатору необходимо сохранять нейтралитет, не влиять на обсуждение, наблюдать и управлять групповой динамикой.

Фасилитатор находится на второстепенных ролях с точки зрения принятия решений, его задача – обеспечить условия, чтобы раскрылся каждый участник.

Инструменты фасилитатора – наводящие вопросы, обеспечение здоровой атмосферы. Фасилитатор обращает внимание на каждую деталь и при необходимости приводит ситуацию к желаемой.

На роль фасилитатора подойдет сотрудник, обладающий следующими качествами и поведением:

• Ответственность. Умеет самостоятельно принимать обоснованные решения в пределах своей должности, берет ответственность за результаты своих решений и своей деятельности.
• Внимательность. Склонен выяснять детали и подробности задачи, при выполнении следует требованиям до мельчайших подробностей, сам себя проверяет и контролирует, по окончанию сдает задачу в аккуратном и совершенном виде.
• Коммуникабельность. Способен четко и грамотно изложить мысли как в устной, так и в письменной форме, подбирает речевые средства с учетом уровня собеседника, легко ориентируется во всех современных каналах коммуникации и использует все в зависимости от текущей задачи. Способен активно слушать, умеет дать грамотную обратную связь, адекватно воспринимает конструктивную критику, любит делиться информацией.   

Методы фасилитации

Под общим словом «фасилитация» скрывается множество методов и форматов. Что выбрать – зависит от конкретных задач.

Есть форматы, которые используются только в малых группах, есть подходящие для огромного количества людей.

Рассмотрим некоторые виды, часть из которых мы уже упоминали в материале о фасилитации.

Open Space или «Открытое пространство»

Этот вариант подойдет для обсуждения глобальных проблем с большим количеством участников. Иногда есть необходимость собрать весь отдел или даже всю компанию. Такая необходимость бывает при обсуждении корпоративной культуры или новых правил компании.

В результате такой сессии вырабатывается общее решение, которое поддерживают все или большинство.

World Café или «Всемирное кафе»

Этот вариант выбирают для сбора мнений по поводу волнующих всех вопросов или стратегических проблем. Подойдет для коллектива любой численности.

В результате участники обмениваются опытом, аккумулируя его, готовятся к нововведениям и обучаются.

Future Search или «Поиск будущего»

Такой формат фасилитационной сессии используется для проведения конференций для большого количества участников. Позволяет вырабатывать тактики действий.

Результатом такого мероприятия будет вовлечение участников в общее дело, совместное создание участниками модели будущего компании.

Appreciative Inquiry Summit или «Саммит позитивных перемен»

Применяется при необходимости укрепить корпоративную культуру и привить ценности компании. Подходит для любой группы. Формат позволяет участникам взаимодействовать, совместно готовиться к переменам, ощущать себя как единое целое.

Real Time Strategic Change или «Стратегические изменения в реальном времени»

Используется для разработки норм и ценностей, а также для сплочения команды и решения накопившихся серьезных проблем. В результате сотрудники получают новые навыки и учатся коммуницировать, находя в конструктивном обсуждении эффективные решения.

Есть и другие методы организации фасилитации – поляризация, свот-анализ, социометрия, построение диаграммы Исикавы. Все преследуют одну цель – найти совместные решения, благодаря которым компания достигнет нужных результатов.

При выполнении фасилитации с помощью свот-анализа, к примеру, нового продукта, определяются и заносятся в матрицу:

• S – сильные стороны.
• W – слабые стороны.
• O – возможности.
• T – угрозы.

И на их основе ищутся решения: SO, ST, WO, WT.

Для успеха фасилитации

Чтобы фасилитация прошла успешно, важно придерживаться ряда правил.

Предварительно озвучьте правила совместной работы и цели мероприятия, распределите роли между участниками. Постарайтесь зарядить энергией участников и настроить их на позитив. Убедитесь, что всем понятно. В ходе мероприятия не допускайте конфликтов между участниками. Фиксируйте вклад каждого и поддерживайте участников, поощряя выговариваться. Соблюдайте нейтралитет.