Как управлять с помощью сценарного метода

В статье:

• Как вести себя в нештатных ситуациях?
• Каждая ситуация как нештатная
• Как писать сценарии
• Управление при сценарном планировании

Что сделали те, кто учел неопределенность как факт? Внедрили сценарное планирование. Проверив, как оно работает, признали, что это один из самых эффективных методов антикризисного менеджмента.

Как вести себя в нештатных ситуациях?

Чтобы представить ситуацию, в которой понадобится учет неопределенности, давайте вспомним метафору нашей самой популярной деловой игры «Хьюстон, у нас проблемы!». 

Астронавты высаживаются на Луну, чтобы выполнить миссию, но происходит непредусмотренное – выходит их строя оборудование. Нужно успеть его починить, пока не закончился кислород. Это игра на принятие решений в непредвиденных ситуациях, однако к некоторым ситуациям, особенно повторяющимся или относительно вероятным, можно подготовиться заранее, в спокойной обстановке. Если перед полетом астронавтам объяснить, как вести себя в тех или иных нештатных ситуациях, а еще и провести необходимые тренировки, они будут более подготовлены к неожиданным сценариям.

Вы можете заказать проведение этой игры, чтобы научить сотрудников действовать в условиях ограниченных ресурсов и коммуницировать максимально эффективно, экономя каждый шаг, каждое слово и каждый грамм кислорода. Но можете пойти дальше – обсудить стратегию на будущее, решить, как поступать в той или иной ситуации. Для этого понадобится стратегическая сессия, в ходе которой будут обсуждены возможные варианты и предусмотрены сценарии для каждого.

Декан Оксфордского колледжа Дуглас Хикс, обучая лидерству, с 1999 года приводит студентам историю о непредвиденных ситуациях при покорении Эвереста, размышляя о важности сценариев лидера в неопределенности. Недавно он признался, что ситуация его «гималайской притчи» – это сегодня ситуация каждого обычного бизнес-дня. Он считает, что сейчас сценарии нужно менять максимально часто – например, на отрезке шести недель. А если учесть, как быстро меняются тренды в соцсетях, сценарий от позитивного и обратно может меняться в течение не недель или дней, а часов и минут.

Каждая ситуация как нештатная

Мы уже живем в постоянной ситуации «Хьюстон, у нас проблемы!». Чтобы адаптироваться к такой обстановке, корпоративные лидеры используют стратегию, которая раньше применялась только в случае маловероятных событий и кризисных периодов. Что конкретно они делают? Они не идут по фиксированному плану, а составляют несколько сценариев развития событий и несколько вариантов ответных действий для каждого сценария.

Эксперты утверждают, что пандемия положила конец привычному стратегическому планированию. Нормой теперь считается неопределенность, непредсказуемые последствия и постоянно меняющиеся обстоятельства. На смену стратегическому пришло сценарное планирование.

Как писать сценарии

Легко сказать, труднее сделать. Как составить сценарии? Давайте сначала рассмотрим на примере, как выглядят процессы, выстроенные с помощью сценарного планирования.

Неизвестно, будет ли завтра снегопад, но если снегопады бывают, то родители, учителя и сотрудники школы точно знают, что будет в случае снегопада. В 6 утра руководство населенного пункта получит информацию о погоде и определит, отменять обучение или переносить его на два часа позже. Родители узнают об этом по СМС и электронной почте, а местные радиостанции объявят о ситуации. Работающие родители успеют предупредить своих работодателей об опоздании или начнут договариваться с соседями о присмотре за ребенком. Всего за полтора часа каждый решит свою задачу привычным для такой ситуации образом, а весь этот процесс будет контролированным и продуманным, хотя в нем будет задействовано тысячи людей.

В бизнесе такой подход тоже отлично работает. Многие бизнесмены применяют его, правда, иногда называя иначе.

Руководители объясняют, как это происходит в их компаниях. Обычно как только происходит что-то непредусмотренное, команды проводят мозговые штурмы, чтобы собрать все возможные сценарии, которые только могут произойти в течение месяца и нескольких лет. Такая работа требует творческого мышления, развитого воображения, поэтому сегодня топ-менеджерам важно развивать такие навыки.

Некоторые компании готовятся к составлению сценариев заранее – создают команды, занимающиеся поиском сценариев и решений. Основным требованием к таким командам является подбор сотрудников с разными типами мышления. К примеру, разработчик может обратить внимание на то, что при отключении электричества понадобится доступ в интернет, а психолог отметит, что в стрессе сотруднику будет тяжело сконцентрироваться на текущих задачах. Исходя из наблюдения разных специалистов, принимаются решения, учитывающие все грани ситуации.

Полезно также определить, какие неожиданности могут возникнуть при той или иной реакции на сценарий, а также как каждый из сценариев повлияет на клиентов, сотрудников и всю компанию, и как можно предупредить или сгладить возможные негативные последствия наступления каждого из сценариев.

Мало продумать реакцию, важно также продумать, как определить наступление того или иного сценария и в какой момент нужно начинать действовать, переключившись на новый режим.

Бизнес-консультанты склоняются к тому, что обучение разработке сценариев сегодня должно стать обязательной частью обучения руководителей. Это поможет руководителям грамотно оценивать условия прямо в процессе изменений.

Все это существенно отличается от прежнего подхода, когда планирование происходило раз в год, а при изменениях не предпринималось никаких действий – руководитель просто полагался на удачу.

Сегодня уже под вопросом эффективность разработки сценариев на основе трендов, большего внимания требует анализ текущих обстоятельств, текущих результатов и зависимости между ними.

Набор сценариев не то же самое, что стратегический план. Это живой документ, который находится в состоянии постоянной трансформации. Доработки в этот документ рекомендуют вносить каждый месяц.

Управление при сценарном планировании

Может показаться, что управлять при сценарном подходе сложно. Однако на деле это не составляет особого труда. Нет необходимости описывать планы по каждому сценарию в мельчайших подробностях.

Главное отметить стратегию и следовать ей, можно и полагаясь на собственное чутье. Зная примерный ход событий, можно согласно ему продумывать ход за ходом.

Думаете, что все это вам не нужно, считаете, что у вас есть стратегия, поскольку она описана детально и старательно? Может оказаться, что у вас совсем нет рабочей стратегии, потому что ситуация изменилась кардинальным образом и следовать прежней стратегии уже невозможно. Зато если у вас учитывают изменения и располагают ориентировочными сценариями на разные случаи, вам не придется стоять на месте или двигаться в неверном направлении – у вас будет как минимум вектор, что стратегически более выгодно.

Используя такой подход, со временем накопится база решений, которые уже были опробованы в подобных ситуациях. Они подскажут, как действовать в новых сценариях. Главное делиться с сотрудниками существующими сценариями и ответными действиями. Тогда сотрудники будут готовы к наступлению критического момента. Чем активнее коммуникация – тем лучше.

Что в результате? Руководитель будет эффективнее распоряжаться своим временем, а компания не будет оставаться без стратегии.