Бизнес-процессы: основные, поддерживающие и процессы управления
Абсолютно в каждой компании есть процессы, и все они делятся на три типа. Один тип – самый важный. Если им не заниматься, компанию ждет крах. О чем речь и как определить процессы своей компании? Обо всем по порядку.
Что такое производственный процесс
Сначала разберемся, что такое процесс и какими бывают процессы. Начнем с производственных процессов.
Весь производственный процесс – это совокупность связанных между собой процессов, в результате которых ресурсы и сырье превращаются в готовую продукцию.
Все процессы делят на:
- Основные.
- Вспомогательные (поддерживающие).
- Обслуживающие.
Это очень важно знать всем, кто собирается описывать процессы, внедрять процессный подход, заниматься оптимизацией и созданием стандартов.
Основные процессы отвечают за создание продукта, который вы продаете, вспомогательные (или поддерживающие) нужны для нужд предприятия (ремонт оборудования, изготовление оснащения), обслуживающие обеспечивают всем необходимым основные и вспомогательные процессы (складские, транспортные, контрольно-измерительные, информационные).
Структура производственного процесса – это соотношение и характер всех процессов.
Существуют основополагающие принципы организации:
- целевая специализация,
- целостность состава элементов,
- плановость.
На них базируются локальные принципы:
- специализации,
- технологической стандартизации,
- параллельности,
- непрерывности,
- автоматичности,
- пропорциональности,
- прямоточности,
- ритмичности,
- профилактичности.
Собственно, эффективность выполнения отдельных операций или процессов (узнайте, в чем разница между процессом и операцией), а также всего производства зависит от следования этим принципам. Все открытия относительно повышения эффективности предприятия так или иначе сводятся к этим базовым принципам. Подробно о каждом принципе узнайте из материала «Как обеспечить эффективность производственных процессов».
Чтобы разобраться, какие принципы в вашей компании действуют, а какие нужно запустить или активизировать, лучше всего провести командную сессию, результатом которой станет четкий перечень задач. Для более надежного результата можно заказать сессию с опытным фасилитатором.
Типы бизнес-процессов
Чтобы что-то держать под контролем, это нужно сначала описать. Как описать бизнес-процессы компании? С чего начать и на что обратить внимание?
Сначала разберемся с терминами. Производственные процессы, о которых шла речь выше, в компании встроены в бизнес-процессы, от которых зависит и соблюдение выше перечисленных принципов, и эффективность всей компании.
Бизнес-процесс – более емкое понятие, чем «производственный процесс», а в понятие «производственный процесс» в свою очередь входит понятие «технологический процесс».
Бизнес-процессы связаны с деятельностью компании в целом, производственные процессы связаны только с производством продукта, а технологические включают в себя ту часть производственных, которая отвечает непосредственно за изменение формы и других характеристик заготовки, из которой изготавливают детали будущих изделий.
Чтобы понять суть и особенность бизнес-процесса, сравним его с технологическим процессом. Технологический процесс предполагает получение вполне конкретного результата – продукции с четко установленными параметрами. Если результат не соответствует установленным параметрам – это брак, полученный в результате нарушения технологического процесса.
Результат бизнес-процесса «на выходе» может быть разным в зависимости от выполнения тех или иных условий, включенных в бизнес-процесс, выполняемый правильно, – без нарушений и сбоев.
В технологическом процессе не предусмотрено никаких «вилок», все однозначно, чего нельзя сказать о бизнес-процессе. Поэтому описывать его труднее: в алгоритме бизнес-процесса нужно предусмотреть возможные условия и выбор действия в зависимости от исходных и промежуточных данных.
Как и производственные, бизнес-процессы делят на три типа:
- Основные.
- Вспомогательные.
- Процессы управления.
Описывать бизнес-процессы начинают с основных. Основные бизнес-процессы – это фундамент, на котором строится компания. Основные бизнес-процессы обычно связаны с основными производственными процессами компании, если это производственная компания. Основные бизнес-процессы – это суть бизнеса, благодаря им компания получает прибыль, за них готовы платить клиенты.
Трудно определиться, какой процесс в вашей компании основной? Задайте себе вопрос: за что нам платят клиенты? К примеру, если вы курьерская служба – клиенты вам платят за доставку, а если мебельная компания, вам платят за производство мебели, хотя вы ее еще и доставляете.
Для торговой компании основной процесс – продажа, для рекламного агентства – создание рекламных материалов, а для ремонтного завода – ремонт.
В любой компании есть основные процессы. Важно уметь их определять. Компания может отказаться от других процессов, может некоторые процессы отдать на аутсорс, но с основными процессами так поступать нельзя.
Если основные бизнес-процессы в компании не работают, компания перестает получать прибыль и разоряется.
Что еще важно знать об основных процессах?
- Их в компании немного – можно пересчитать на пальцах рук.
- Если неправильно определить основной процесс, фокус внимания смещается и страдает качество.
- От правильного определения основных процессов зависит стратегия компании, приоритеты в планировании, принятие решений при изменении ситуации.
Обычно определить один-два основных процесса удается без труда, но как убедиться, что все основные процессы учтены?
Задайте себе два вопроса, которые помогут определить, можно ли считать процесс основным:
- Дает ли результат процесса клиенту ценность и пользу настолько, что клиент готов за это платить?
- Получает ли сама компания прибыль от результата процесса?
Иногда для классификации процессов в компании нужна стратегическая сессия. Чем больше заинтересованных сотрудников вовлечено в процесс – тем осознаннее результат.
В ManGO! Games вы можете заказать проведение сессии, а также получить помощь в описании процессов и разработке стандартов.
Помимо основных, различают поддерживающие процессы, а также процессы управления.
Поддерживающие процессы еще называют бэк-офисом. Это процессы, которые поддерживают работу основных. За них клиент не платит, но без них невозможен или не того качества основной процесс, за который клиент будет готов платить. Поддерживающие процессы по своей сути убыточны, но без них не может существовать ни одна компания. Зато такие процессы можно отдать на аутсорс.
Так на аутсорс вполне можно отдать рекрутинг, ведение бухгалтерии, делопроизводство. Все это будет выполнено в лучшем виде, поскольку услугу будет выполнять компания, для которой это – основной процесс. Невозможно отказаться от поддерживающих процессов: вряд ли компания сможет достичь успеха, занимаясь только основными процессами.
Процессы управления – это процессы по распределению и разумному использованию имеющихся ресурсов. Это планирование, распределение средств, согласование.
Чтобы эффективно планировать и распределять ресурсы, нужно располагать информацией о текущих делах. Такая информация поступает от основных и поддерживающих процессов в виде конкретных цифр. Если значения не совпадают с планом – в компании проводят анализ и принимают решения.
Процессы управления еще делят на уровни в зависимости от горизонта планирования. Используют планирование:
- Оперативное (на ближайшие дни).
- Тактическое (на полгода-год).
- Стратегическое (на несколько лет вперед, в западных компаниях стандарт 12 лет).
Начинать описывать и регламентировать процессы стоит с основных. Не потому, что они важнее. Основные процессы – не единственно важные, все процессы имеют свою важность, но все строятся вокруг основных.
Внедряют процессы поэтапно, используя для этого специальные инструменты визуализации. После внедрения основных, подключают поддерживающие, а затем переходят к процессам управления.
Переход на процессный подход – это серьезный этап трансформации компании. Потребуется серия фасилитаций, проектная работа.
Заказать фасилитацию и получить поддержку в этом процессе можно в ManGO! Games.
Читайте также о том, как оптимизировать бизнес-процессы в компании.
Подпишитесь на нашу рассылку!