Фасилитация: преимущества групповой работы и почему групповая работа – это не всегда фасилитация

В статье:

• Преимущества групповой работы
• Признаки групповой работы
• Фасилитация – это групповая работа
• Каким должно быть эффективное обсуждение?
• Процесс производства
• Фасилитация – эффективная организация группового принятия решений

Метод фасилитации, или групповой метод принятия решений, часто воспринимают как феномен. В чем секрет и за счет чего эффект? Мы уже рассматривали особенности фасилитации, сравнивая ее с модерацией, сейчас давайте остановимся на возможностях и преимуществах фасилитации, а также разберемся, ради чего стоит использовать фасилитацию вместо привычных приемов обсуждения и принятия решений.

Преимущества групповой работы

Прежде всего фасилитация – это групповая работа. Работа в группе –  уже само по себе феномен: групповая работа удивляет эффективностью.

Сила групповой работы – в интеграции знаний и опыта каждого участника. В ходе групповой работы все стремительно приобретают новые знания и опыт благодаря разнородной среде, в которой индивидуальные знания, опыт и ценности быстро изучаются всеми участниками, совершенствуются и используются всей группой. Групповая работа позволяет проявиться каждому: в группе уделяется внимание каждому мнению, поэтому каждый имеет возможность пополнить собственный опыт.

В группе присутствуют разные типы отношений, как позитивные, так и враждебные. Если между двумя людьми в какой-то конкретный момент может установиться только один тип отношений, то в группе каждый устанавливает с разными участниками разные отношения. Если в отношениях между двумя можно рассчитывать максимум на поддержку одного, то в группе – на большое число людей. Работа в группе учит каждого использовать разные модели поведения и позволяет пользоваться более внушительными результатами совместного труда и более удачными, групповыми, решениями.

Индивидуальные различия между людьми в группе играют в плюс всем участникам. Люди отличаются друг от друга компетенциями, работоспособностью, моральными нормами, творческими способностями, что раскрывает для каждого возможности развития, которые трудно получить вне группы.

Преимущества групповой работы:

• Общность и взаимоподдержка. В группе каждый попадает в атмосферу общности, может рассчитывать на помощь и поддержку коллег, что повышает готовность к дополнительным усилиям при выполнении своих задач. Климат взаимопомощи развивает уверенность и самоуважение, позволяет рассчитывать на поощрение усилий при развитии компетенций, необходимых для достижения целей.
• Социальное воздействие. В группе влияние друг на друга происходит за счет социального одобрения или социального давления, что стимулирует индивидуальные усилия. Поощрение и одобрение группы намного важнее для человека, чем поощрение и одобрение руководства.
• Функция контроля. Группа играет функцию естественного контроля. Эмоциональные переживания в группе усиливаются в разы – участники «заражают» друг друга эмоциями, и при этом конструктивные эмоции поощряются, а разрушающие осуждаются. Таким образом группа корректирует эмоциональные проявления каждого участника.
• Повышение компетентности в межличностном взаимодействии. Возникающие проблемы активно обсуждаются в группе, что позволяет участникам получать опыт эффективного межличностного взаимодействия и совершенствовать его. К компетенциям в межличностном взаимодействии относятся навыки слушать и слышать, понимать значение сказанного не только буквально, сообща группой искать оптимальный путь решения проблемы, понимать другого человека, входить в положение коллеги.
• Взаимное исправление деструктива. Деструктивное поведение и деструктивные позиции в группе хорошо видны и поддаются естественному исправлению. Члены группы подражают друг другу и учатся использовать более эффективные модели поведения и способы мышления, отказываясь от проявлений эгоизма и деструктивных привычек.
• Самопознание и понимание личностных проблем. В группе каждый учится самопознанию и анализу личностных проблем. Члены группы учатся давать оценку размышлениям, идеям, проявлениям друг друга, помогая друг другу совершенствовать свое поведение и понимать свои собственные поступки. У каждого развивается проницательность, способность искать общее и достигать понимания.
• Обратная связь. В группе каждый имеет огромные возможности давать и принимать обратную связь, поскольку происходит постоянный обмен мнениями на основе получаемых данных и наблюдений. Каждый имеет возможность поделиться своими соображениями касательно остальных и получить от них информацию о себе. Это позволяет совершенствоваться каждому.
• Равные по статусу люди. В группе люди, имеющие разный социальный статус, становятся равными. Так решает группа. Это помогает свободно развивать индивидуальный опыт и строить взаимоотношения независимо от должностей, опыта, возраста. В группе все равны, все на равных раскрываются и вместе занимаются решением поставленных задач.
• Широкий набор альтернатив. Групповая работа позволяет получить максимально широкий набор альтернатив, чтобы найти оптимальное решение. В группе можно найти инновационные решения, которые вне группы находить намного труднее или невозможно.

Признаки групповой работы

При групповой работе участники:

• Проявляют эмоции.
• Познают, проявляют интеллектуальную активность.
• Используют невербальное и многоплановое общение.
• Создают межличностные связи.

Групповая работа необходима для инновационной деятельности, в связи с чем компании, способные смотреть в будущее, стремятся вовлечь большее число сотрудников в процесс поиска идей и принятия решений, привлечь людей для работы в группе и передачи своего опыта другим участникам. Групповые формы работы в компаниях встречаются все чаще, и они нужны сегодня как никогда раньше.

Ожидается, что групповая работа повысит эффективность обсуждений и других активностей, принесет компании более высокие результаты. При традиционных подходах совещания, рабочие встречи, планерки занимают много времени, а дают мало отдачи. Топ-менеджеры на совещания тратят более чем половину своего рабочего времени.

Фасилитация – это групповая работа

Фасилитация – это прежде всего групповое принятие решений, поэтому все перечисленные преимущества групповой работы являются и преимуществами фасилитации. При фасилитации участники принимают групповое, совместное решение. Это сравнительно новый подход. При традиционном подходе участники обсуждения представляют себя каждый по отдельности и договариваются между собой как противоположные стороны дискуссии, отыскивая компромисс.

Но групповая работа и групповое принятие решений – это еще не фасилитация. Цель фасилитации – не компромисс, а решение, устраивающее всех. Преимущества фасилитации, а также объяснение разницы между традиционным обсуждением в группе и совместным обсуждением по принципам фасилитации можно найти в материале «Фасилитация – общая ответственность за результат».

Насколько эффективны групповые формы работы?

В российских компаниях по результатам опросов эффективность совещаний и групповых форм принятия решений ниже среднего, участники сталкиваются с такими трудностями:

• Пустая трата времени – много повторений, участники не готовятся, участвуют те, кому неинтересен вопрос обсуждения, по разным причинам затягивается время.
• Участники уходят от темы и обсуждают сторонние вопросы.
• Большинство отмалчиваются.
• В ходе обсуждения выясняются отношения.
• Из обсуждения выходят без принятого решения.
• Участников зовут принимать решения, но решения уже приняты без них.

Мало того, что обсуждения оказывались непродуктивными, они приводили сотрудников к состоянию неудовлетворенности, подавленности.

Каким должно быть эффективное обсуждение?

Наверное, эффективное обсуждение должно быть таким: все участники вовлечены, каждый из присутствующих принимает участие в обсуждении, движение происходит только по повестке дня, решения фиксируются на флипчарте, решение принимается в рамках отведенного времени. При этом на совещание люди отправляются с охотой, улыбаются, активно общаются между собой.

Можно ли достичь такого эффекта? Могут ли рабочие встречи достигать своих целей таким образом, чтобы все участники были довольны результатом? Забегая наперед, предположим, что это и будет причиной приподнятого настроения перед обсуждением и прилива позитивной энергии после – ведь решения всегда касаются конкретно каждого участника, принимаются только те, с которыми согласен каждый, в обсуждаемом вопросе заинтересован каждый, а ход обсуждения всегда соответствует заявленной теме. Можно также сказать, что такой способ есть. Ниже он будет раскрыт.

Основной акцент в традиционных обсуждениях делается на целях и задачах. Совещание считается успешным, если достигнута его цель и решены поставленные бизнес-задачи, например, найти идею, решить возникшую проблему. Качество обсуждения измеряется фактами выполнения задачи или достижения конечного результата. Подвох заметить трудно. Что не так? Ведь работа на результат – это и есть то, к чему мы стремимся? В этой формуле не учтено качество результата.

Казалось бы, найти решение, собрать идеи, решить проблему – это ли не цель обсуждения? Найдена идея, зафиксировано решение, которое осталось реализовать, – разве это не достижение цели мероприятия? Если ставить цель именно так, то да. Но в цель не включено уточнять, достаточно ли удачна идея, эффективно ли решение, надежно ли решение проблемы. Об этом традиционно не задумываются. Все ищут решения, но мало кто задумывается о процессе самого поиска. А в этом случае как раз важен процесс: важно, как исследуем проблему, как создаем и как выбираем решения.

Процесс производства

А что, если посмотреть на процесс поиска идей как на процесс производства? На производстве мы берем сырье и запускаем процесс, в результате которого получаем продукцию определенного качества. Менеджеры контролируют процесс: если что-то упустить, качество результата будет другим. 

Для эффективного результата в производстве необходим эффективный процесс. В процессе поиска решения у нас есть сырье – мнения, мысли, идеи. Если грамотно с ними поработать, пропустив через оценки и предложения, можно получить качественные решения. Если же ухватить сырую идею и принять ее за решение – даже не проверить, соответствует ли она заявленному качеству, например, реализуема ли, сочетается ли с корпоративными ценностями и глобальными задачами компании – то получим решение сомнительного качества.

Получается, в поиске решений тоже многое зависит от качества процесса. При хаотичном или непродуктивном обсуждении и при грамотно организованном процессе результаты обсуждения будут разными, несмотря на то, что люди те же, изначальные идеи у них те же, и время затрачено одинаковое. Как и на производстве, ресурсы можно тратить вхолостую, а можно с умом.

Если люди собрались и не знают, с какой стороны подступиться к решению проблемы, если говорят о другом или выясняют отношения, а решением считают первую попавшуюся, случайную, идею, или любую идею от «старшего», то все это можно сравнить с неграмотно организованным процессом переработки сырья.

Зря потраченными ресурсами будут:

• время на сторонние обсуждения,
• время людей, которые «должны» быть здесь, но не принимают участия в обсуждении,
• время на поиск решения в условиях, когда участники до конца не разобрались в проблеме.

Компания даже не представляет себе, сколько ресурсов она теряет при неграмотном процессе принятия решений. Особенно если задуматься о том, что некачественные, случайные, решения потом пытаются внедрять в жизнь.

Есть, конечно, отличия между производством решений и продуктов. Решения каждый раз разные, а продукты – одинаковые. Можно найти и другие отличия, но стоит задуматься, не расточительно ли это – не заниматься оптимизацией процесса принятия решений? Как много мы теряем от случайных решений и насколько быстрее могли бы обойти конкурентов, если бы отнеслись к этому процессу более ответственно?

Как же сделать процесс принятия решений эффективным и «безотходным»? Нужны формы и методы, позволяющие использовать по максимуму наше «сырье» и максимально эффективно проверять качество результата.

Фасилитация – эффективная организация группового принятия решений

Что если качественным решением считать решение, которое с воодушевлением станут внедрять все участники, которое каждому кажется идеальным при существующих условиях? Чтобы получить такой результат, нужно внимательно выслушать все «за» и «против» каждого участника и вместе найти такое решение. Почему все присутствующие вдруг захотят участвовать в полную силу, если раньше копались в смартфонах и не хотели подавать голоса? Может потому, что поймут: их вклад будет учтен. А раньше не вовлекались в процесс, понимая, что повлиять на результат нет никаких шансов.

Думая в подобном направлении, люди нашли способ построить процесс принятия решений оптимальным образом. Этот способ принятия групповых решений назвали фасилитацией.

Фасилитация – это грамотно организованная групповая работа. С точки зрения процесса – это работа с группой для получения результата, который устроит всех. Поэтому процесс фасилитации приводит как к эффективности групповой работы, так и к эффективности работы компании. О процессе фасилитации читайте в материале «Эффективный процесс принятия решений = фасилитация».