Метод организации рабочего пространства 5S

Требовать выполнения задач можно только предоставив сотруднику необходимые условия для этого, а не оставив сотрудника в неподходящей для нормальной работы обстановке. Не каждый из нас отдает себе отчет, насколько организация рабочего места влияет на продуктивность, а иногда и на саму возможность выполнять свои функции. Обычно удобство рабочего места относят к дополнительным приятным бонусам компании.

Даже поняв, что рабочее место имеет значение, нужно определиться с целью его организации. Зная цель, и компания, и сотрудник не будут принимать базовые требования к рабочему месту за излишний перфекционизм, сотрудник будет сознательнее выбирать работодателя, а работодатель получит инструмент проактивного управления и повышения эффективности работы.

Знакомимся с системой, способной обеспечить эффективность работы за счет организации рабочего места.

Принципы системы 5S

Система организации рабочего пространства 5S – это один из инструментов в концепции бережливого производства.

В основе системы 5S лежит убеждение, что порядок и чистота на рабочем месте – это не пожелание, а обязательное условие для качественного выполнения работы без лишних затрат времени и сил, которые для компании являются важными ресурсами. Уборка на рабочем месте – это не просто расположение вещей более привлекательно, это целая наука, которой посвящаются мастер классы и тренинги, это одно из направлений ответа на вопрос, как развивать сотрудников, чтобы в компании царило не реактивное управление, а настоящая ответственность за экономное расходование ресурсов и взятые обязательства.

Может показаться, что работа над организацией рабочего места – это вмешательство в «личную территорию» сотрудника, особенно если это творческий работник, доказывающий, что у него на столе не беспорядок, а «упорядоченный хаос».

Вам могло показаться, что этот материал склоняет переступить через личные привычки и заставить всех обустраивать рабочие места по установленным правилам, «как в армии»? Вовсе нет. Речь о том, чтобы сотрудники сами поняли смысл пяти требований к рабочему месту. Существуют корпоративные игры для сотрудников, среди которых могут быть и те, что помогут понять, насколько важна каждая минута и секунда для достижения успеха и как это связано с удобной организацией рабочей зоны. А ведь на самом деле речь идет не о минутах или секундах, а о 70% рабочего времени, которое можно потенциально сэкономить и потратить, к примеру, на самообучение. Кажется фантастикой.

Проверено и доказано, что только в порядке и чистоте можно производить товары и услуги без дефектов и в соответствии с требованиями, выполнять рабочие задачи и обеспечивать стандартные процессы компании.

Чтобы получить такое рабочее место, используется методика 5S, которая заключается в 5 шагах.

5 шагов методики 5S

Чтобы достичь порядка, пошагово выполняйте требования методики.

Шаг 1. Сортировка

Все предметы на рабочем месте разделите на нужные для работы и ненужные.

Удалите ненужные или перенесите их в места для хранения. Чтобы отобрать нужное от ненужного, установите правила отбора.

Шаг 2. Каждой вещи свое место

Определите место для каждой нужной вещи. Вещи нужно распределить так, чтобы они были доступны при работе, причем, для каждого, кто ими пользуется. Для быстрого поиска нужного предмета, их иногда маркируют.

Шаг 3. Чистота и системная уборка

Разрабатывается система, в которой ничего не загрязняется. Все должно быть на своих местах. Рабочие зоны разграничиваются и обозначаются. Уборки производятся регулярно и с достаточной частотой. Каждый раз, когда вам что-нибудь понадобится, вы должны найти нужное на своем месте и в рабочем состоянии. Во время тщательной уборки и осмотра оборудования также предотвращаются проблемы и обеспечивается профилактика.

Шаг 4. Стандартизация

Первые три шага позволят поддерживать порядок и чистоту и сократить время на поиск нужного предмета в ходе работы. Но это еще не все возможности системы 5S. Все, что удалось получить в ходе первых трех шагов, и все, что выдержало проверку и корректировку, подлежит письменному закреплению.

Это должна быть инструкция, легко запоминающаяся и понятная всем. Для простоты и прозрачности работы и для возможности быстро найти нужное не только на рабочем столе, но и в документации, в компании разрабатываются стандарты документации, приемки работ, использования и обслуживания оборудования, техники безопасности, контроля выполнения.

Шаг 5. Совершенствование

Порядок нужно совершенствовать, а дисциплину воспитывать и поддерживать. Чтобы поддерживать рабочее место в порядке, необходимо работать дисциплинированно, согласно стандартам. Для этого важно осознавать систему 5S как повседневную деятельность и постоянное совершенствование рабочих процессов. По ходу работы следует дисциплинированно фиксировать идеи по совершенствованию и периодически внедрять новые усовершенствованные стандарты.

Что означает каждый этап системы 5S

Почему 5S? Это пять терминов на «С»:

• Сэири – распределение на нужное и ненужное.
• Сэитон – приведение в порядок.
• Сэисо – поддержка чистоты.
• Сэикэцу – разработка стандартов.
• Сицукэ – самоконтроль и улучшения.

Преимущества системы 5S

Методика 5S позволяет конструировать, организовывать и стандартизировать рабочую среду. Методика представляет собой упорядоченный способ работы, структурирование ее условий, помогает идентифицировать себя со своим рабочим местом или своей рабочей системой.

5S позволяет организовать офис, рабочее место, рабочий процесс за счет следующих составляющих:

• Сокращение потребности в тех или иных ресурсах.
• Удобное расположение необходимых ресурсов.
• Контроль за достаточным количеством всего необходимого.

Иными словами, все, что нужно для работы, всегда лежит на своем месте, что сокращает время на поиски, всегда готово к использованию, его всегда хватает всем, кому оно нужно.

Чтобы такое положение вещей оставалось постоянно, существует стандартизация процессов и постоянных мер, а также аудит, который часто связан с системой вознаграждений. Таким образом, все находится в порядке, потому что выполняются процедуры, заложенные в стандартах, периодический аудит стимулирует придерживаться стандартов.

Аудит включает учет всех шагов 5S:

• Все ли ненужные вещи удалены из рабочей зоны или обозначены.
• Все ли ненужные вещи утилизированы или перемещены в соответствующее место.
• Для каждого ли предмета обозначено свое место.
• Разработан ли список отсутствующих предметов.
• Есть ли свободный доступ к нужным предметам, оборудованию.
• Все ли средства производства функциональны и чисты.
• Все ли рабочие места содержатся в чистоте.
• Все ли места для отходов есть в наличии, функционируют и содержатся в чистоте.
• Установлены ли графики уборки, и соблюдаются ли.
• Разграничены ли рабочие зоны.
• Доступно ли и свободно пространство для загрузки.
• Поддерживается ли порядок через визуализацию.
• Происходит ли своевременное удаление ненужных вещей.
• Все ли маркировки, обозначения, разметка актуальны и используются.
• Все ли сотрудники придерживаются инструкций и регламентов.
• Доступны ли для изучения результаты предыдущего аудита.
• Доступны ли для изучения и реализуются ли планы мероприятий.
• Проведены ли работы по последнему аудиту.
• Проводится ли внутренний аудит.

Визуализация для поддержания порядка

Что значит поддерживать порядок через визуализацию? Обычно производство, где работают принципы 5S, заметно благодаря визуализации. Это различные разметки, схемы, инструкции, обозначения, упрощающие процессы и помогающие ориентироваться присутствующим.

Визуализация помогает также быстро понять текущую ситуацию и определить отклонения от нормы.

Визуализация помогает быстро привить стандарты, помочь быстрее их усвоить, упростить производство и усовершенствовать любые производственные процессы.

Основные виды визуализации:

• Разметка. На дороге и в помещениях предприятий, где необходимо управлять потоками транспортных средств и людей, разметка помогает обеспечить безопасность, снизить вероятность потери здоровья и несчастных случаев. Вертикальная разметка – это маркеры и информационные блоки, которые наносятся на стены, перила, столбики, опоры, горизонтальная разметка – наносится на напольные покрытия для обозначения пространства, отведенного под определенные объекты или операции.
• Маркировка. Обозначенное пространство может показать, что в нужной зоне не хватает нужного объекта, а маркировка помогает вернуть его на свое место. Для этого объектам присваивают маркировку и располагают одинаковую этикетку на разметку и объект.

5S – претензия на успех и первый шаг к успеху

Компания, в которой зоны размечены, оборудование маркировано, все сотрудники знают, где какому предмету место и в каком состоянии он должен быть, уже заявляет этим о своем стремлении к успеху. Таким образом, признаки внедренной системы 5S – это уже визитка успешной компании, как минимум, показатель стремления к порядку и продуктивности, что заслуживает уважения.

Систему 5S применяют многие сервисные организации – мэрии, медицинские учреждения, банки, заведения торговли, страховые компании. Это можно увидеть, посетив любое помещение такой организации. Если хотите выгодно отличаться от конкурентов и стать лучшим среди лучших в своей отрасли – вам стоит внедрить систему 5S.

Если это производство и потребители получат возможность увидеть, как оно организовано, о такой компании будут говорить в положительном ключе и это вызывает доверие к ее продукции. Вот почему компании стараются работать максимально открыто, прибегая к различным приемам – приготовление блюда на глазах у посетителя ресторана, прозрачные стены, за которыми можно видеть весь процесс производства, установка видеокамер для публикации на сайте компании, экскурсии на производство с фото или видеорепортажами.

Новые сотрудники так же, как потребители, приятно удивлены своим новым рабочим местом, попадая в такую компанию, особенно понимая, что порядок не наносной и не мнимым, а глубинный, настоящий, который уже стал частью корпоративной культуры.