Полезные техники фасилитации

Голосование

В ходе командной сессии часто может возникнуть необходимость определить вес того или иного предложения. В таком случае подойдет прием голосования или ранжирования. Техника позволяет достичь консенсуса, который будет визуально представлен всем участникам.

Используется техника в случаях, когда необходимо определить, какой из предложенных вариантов большинству кажется важнее. Группе это дает возможность быстро и явно увидеть согласие по обсуждаемым вопросам. В результате получается экспресс-статистика обсуждаемой проблемы.

Рассмотрим, как применяется техника. На доске (в помещении или виртуально) располагаются заголовки факторов, за которые будет голосовать группа. Названия пишутся в списке или в виде матрицы. Участники получают определенное количество меток и голосуют за то, что им кажется более важным. Сколько голосов может отдать каждый участник – один голос, два, пять можно отдать? Это решают сами участники или организаторы, главное, чтобы количество меток (голосов) за каждый пункт было меньшим, чем общее количество пунктов. Обычно каждый участник получает возможность отдать голосов в два раза меньше, чем вариантов, за которые можно голосовать. Правила могут быть разными, главное их определить и озвучить, например, может ли один участник отдать несколько голосов за один вариант.

После того как участники отдали голоса, они обсуждают полученные результаты и принимают решение.

«В это же время в следующем году»

Еще одна техника называется «В это же время в следующем году». Она применяется, когда нужно продумать различные сценарии и выбрать лучший. Этот прием позволяет достичь результатов даже в случаях, когда у группы нет четкого видения и уверенности в возможности найти решение, а обстоятельства кажутся непреодолимыми.

Чтобы воспользоваться этим методом, предложите группе представить, что прошел год и все желаемое осуществилось, бизнес-план каждого участника удалось реализовать, миссия выполнена. Пусть каждый задумается и опишет, что его окружает и как он к этому пришел. Описывая, нужно использовать прошедшее время. Это мощный инструмент, позволяющий найти смелые варианты выхода из ситуации. Останется только выполнить описанный план.

Описывать «прошлое» лучше в малых группах, после чего каждая группа должна презентовать свою историю. Это должна быть история успеха из разряда «Как мы это сделали».

Стратегическая сессия с двумерной матричной диаграммой

Матричная диаграмма применяется для оценки и принятия решения. Техника успешна для сравнения стратегий или оценки вариантов достижения целей.

Решения оцениваются с помощью осей, которые можно использовать по-разному в зависимости от решаемых задач. Примеры осей: Цена/Качество, Реализуемость/Важность, Затраты/Эффективность, Устойчивость эффекта/ Качество эффекта, Уровень награды/ Уровень риска.

Создается диаграмма, участникам объясняются условия. Каждое предложение от группы оценивается по шкале согласно предложенным критериям. Результаты анализируются и обсуждаются, проблемы, факторы и решения отбираются для последующей проработки.

Таким образом можно составлять концепцию или стратегию, определять ближайшие и стратегические цели.

«Важное и желаемое»

Техника применяется, когда группе необходимо оценить применимость подобранных решений и сценариев. Эта техника фасилитации полезна в случаях, когда самые важные проблемы уже названы или варианты решения уже найдены.

Сначала группа определяется с критериями, которым должно соответствовать идеальное решение. На этом этапе решения не ищутся – только задаются критерии. Далее критерии делятся на важные, которые обязательно нужно выполнить, и желаемые, которые неплохо бы учесть, но не критично. После этого создается таблица критериев и в нее вписываются все возможные варианты, уже найденные ранее в ходе предыдущей командной сессии.

Критерии     В-1      В-2     В-3  

    Важные                           

    1.                            

    2.                            

    3.                            

    Желательные                            

    1.                            

    2.   

Группе предлагают оценить каждый вариант по указанным критериям, указав плюсом или крестиком (х) соответствие или несоответствие каждому критерию.

Далее из вариантов стоит убрать те, в которых стоит крестик по важному критерию. Предложите группе посчитать плюсы и крестики по каждому предложению и определиться с окончательным решением.

Анализ поля сил Курта Левина

Существует техника фасилитации, разработанная для диагностики текущей ситуации, – это анализ силового поля Курта Левина.

Суть теории Левина: в каждой ситуации есть и движущие, и сдерживающие силы. И те, и другие влияют на реалистичность и скорость изменений. Движущие помогают новым внедрениям произойти, сдерживающие – наоборот. Цель анализа поля сил – выявить, что помогает, а что мешает задуманным изменениям.

Метод используют, когда нужно оценить изменения, запланировать реализацию решений. Обсуждение с использованием этого метода помогает оценить сложность внедрений и запланировать преодоление возможных барьеров при реализации задуманного.

Применяется техника следующим образом. Собравшимся озвучивают идею, которую компания собирается внедрить, например, «Внедрение электронного документооборота». Участники обсуждают идею, отвечая на ряд вопросов:

• Что поможет изменениям?
• Что будет мешать изменениям?
• Как снизить силы сопротивления?
• Как усилить силы содействия?

Далее можно использовать способ ранжирования, чтобы выбрать изменения, которые стоит внедрять с учетом новых аргументов «За» и «Против». После этого составляется план действий.

Мировое кафе (The World Café)

Этот способ фасилитации мы уже описывали в нашем материале «Фасилитация на примерах». Его цель – обмен мнениями по поводу актуальной темы между большим количеством людей, часто с разным опытом и направлением специализации.

«Мировое кафе» – это способ организовать живую дискуссию и комплексно обсудить важный для всех вопрос. Пример такого обсуждения можно найти в нашем портфолио. Внутри компании такие сессии уместно применять при разработке программы «Управление талантами», для разработки или изменения корпоративной культуры, в ходе решения актуальной проблемы.

Тема согласовывается с участниками заранее. На столы раскладываются вопросы для обсуждения в рамках основной темы. Вопросов (подтем) может быть 3-5. Участники делятся на группы, в каждом «круглом столе» выбирается ведущий – «хозяин». Он находится за этим столом все время. К столу присоединяются гости, желающие обсудить заявленную тему. Все участники мероприятия расходятся по разным столам и могут перемещаться. «Хозяин» стола записывает на доске или флипчарте идеи участников.

Когда за столом появляется новая группа участников, «хозяин» вкратце знакомит с обсуждаемой подтемой и с предложенными идеями, после чего обсуждение продолжается. Оптимально – 3-5 раундов смен групп за столами.

Когда каждый участник обсудил каждую тему или каждый желающий поучаствовал в каждом обсуждении, которое его интересовало, подводятся итоги. «Хозяева» объявляют резюме своих обсуждений, в зависимости от сценария мероприятия общий ведущий может провести с собравшимися этап ранжирования полученных идей.

Важна высокая гибкость

Сегодня для компаний быть успешными – значит быть гибкими. Гибкость возможна при условии готовности к саморазвитию, к созданию новых идей, к анализу качества принимаемых идей. Все это невозможно без качественной групповой работы, применения различных типов фасилитации и техник, некоторые из которых представлены в этой статье.

Для успеха мероприятий стоит приглашать профессиональных опытных фасилитаторов, а еще лучше – взращивать своих фасилитаторов внутри компании. От современного лидера сегодня ожидается самостоятельное владение техниками фасилитации.

Знание техник фасилитации поможет лидерам анализировать потребности, генерировать с группой идеи и проверять их на качество, получать быстрый и надежный результат и повышать эффективность своего отдела и всей компании.

Техники фасилитации упрощают процесс обсуждения и делают его понятным и управляемым. Это в свою очередь ведет к повышению групповой производительности.

Качество групповой работы меняет корпоративную культуру и приводит к переходу от вертикальной и иерархической культуры к горизонтальной, поскольку фасилитация – это демократический подход, который объединяет равных в поиске лучшего решения.