Почему одни команды работают эффективнее других? Базовые условия эффективности любой группы

В статье:

• Группа и команда: есть разница?
• Внешние факторы
• Возможности каждого
• Структура группы
• Задачи
• Как повысить эффективность групповой работы

При определенных условиях эффективность работы группы повышается. Достаточно учесть эти условия – и ваши команды будут работать намного эффективнее или на пике своих возможностей.

Группа и команда: есть разница?

В пределах этого материала используются оба термина – группа и команда. Есть ли между ними разница и если есть, то в чем она? Людей, которые работают вместе и над одной задачей нередко называют командой, но бывает, что это просто рабочая группа. Что такое команда, можно узнать в статье об особенностях командной работы. Разберемся вкратце, в чем основная разница между рабочей группой и командой:

• В команде есть лидер и распределены роли, в группе есть лидер, который распределяет работу.
• В группе ответственность индивидуальная, в команде – индивидуальная и взаимная.
• Цель группы совпадает с целью компании, команда достигает цели компании, ставя себе свою, особую, цель.
• Продукт работы группы – это сумма результатов работы каждого участника, команда же создает свой уникальный и ценный продукт, согласовывая сообща, что должно появиться и как этого достичь.
• Эффективность работы группы – это эффективность работы каждого отдельно взятого участника, эффективность работы команды – результат коллективной работы, который обычно выше, чем сумма результатов каждого.

Внимательный заметит, что команда – это определенный уровень организации рабочей группы или коллектива. Команду можно назвать группой сотрудников, объединенных в команду, а вот группу так же автоматически командой не назовешь. Команду нужно сформировать, для эффективной работы она должна созреть. В этом материале разбираемся, как повысить эффективность любой группы или команды.

Только не ждите мгновенного решения с помощью волшебной пилюли. На эффективность групповой работы влияет комплекс факторов. Для реального и устойчивого результата нужно принять во внимание каждый в каждом из целых пяти направлений. Как быстро вы достигнете успеха – зависит от способности определить среди всех перечисленных факторов самое узкое место, избавившись от которого, вы заметите, как начнут происходить стремительные положительные изменения: все остальное «подтянется» по принципу Парето.

1. Внешние факторы

Поведение и эффективность людей в группе зависит от компании, в которую эта группа входит. Если конкретнее, то на группу влияет:

• Стратегия развития компании.
• Организационная структура.
• Формальные нормы и правила компании.
• Ресурсы.
• Система подбора персонала.
• Система мотивации.
• Организационная культура.

Кратко раскроем каждый пункт.

Стратегия развития компании – это прежде всего цели компании и средства их достижения. Текущими целями компании может быть снижение затрат, повышение качества продукции, расширение сферы сбыта продукции. Ясно, что общая стратегия прямо влияет и на стратегию работы каждой конкретной группы внутри компании. Обычно как только намечаются перемены, в группах назревает напряженность и беспокойство.

Организационная структура компании – это прежде всего то, кто и на каком уровне принимает то или иное решение, кто кому о чем докладывает и кто за что отвечает. В организационной структуре заложено место для каждой подструктуры компании в общей иерархии, обозначен формальный лидер каждой структурной единицы и взаимоотношения подразделений между собой.

В каждой компании так или иначе есть формально установленные правила. Это правила внутреннего трудового распорядка, положения, предписания, регулирующие поведение сотрудников. Чем больше таких правил – тем более постоянным и предсказуемым будет поведение сотрудников. Во всяком случае, с большей уверенностью можно так считать.

Ресурсы организации – это сотрудники, денежные средства, сырье, материалы, оборудование и все, что необходимо для создания и продвижения продуктов и услуг. То, насколько компания обеспечена всем необходимым, влияет на специфику работы всей компании и каждого ее подразделения. К примеру, если рабочей силы слишком много, наблюдается нерациональное ее использование и снижение эффективности работы. В случае с дефицитом рабочей силы наблюдается повышение интенсивности труда, снижение качества, выгорание сотрудников. Недостаток любых ресурсов обычно создает конфликтную ситуацию.

У каждой компании своя система подбора персонала для всей организации и для каждого подразделения в частности: разные системы построения бренда работодателя, площадки для поиска, процессы отбора кандидатов. Из нанятых сотрудников формируются команды, поэтому фактор подбора персонала на эффективность работы команд влияет напрямую.

Если компания поддерживает командную работу и стремится к повышению эффективности команд, при подборе сотрудников нужно отдавать предпочтение кандидатам с навыками группового принятия решений, ведения переговоров и разрешения конфликтов. Если таких навыков нет, стоит провести обучение – тренинги ManGO! Games помогут вашим сотрудникам приобрести все необходимые навыки.

На эффективность групповой работы также влияет система мотивации или система оценки и поощрения сотрудников. Она может быть выработана в пределах всей организации или отдельных подразделений. Если компания делает ставку на коллективную работу, это учитывается и при подборе персонала, и при мотивации сотрудников.

Организационную культуру своей компании новые сотрудники начинают понимать только через несколько месяцев после того, как устроились на работу. Это значит понимать, какое поведение здесь считается приемлемым, а какое не поощряется, каким образом можно достичь успеха и как избежать неприятностей, где не стоит задавать вопросов и где не следует быть слишком откровенным, где уместна правда, а где лучше промолчать. Иногда важно и как одеваться, какие аксессуары использовать и даже на каких автомобилях ездить.

Каждая группа – это субкультура в организационной культуре всей компании. Она руководствуется законами всей компании и может вырабатывать на их основе свои локальные, создавая собственные неписанные правила. 

Какой бы ни была группа, люди сами приходят в нее, следуя своим внутренним потребностям. Каждый может выйти из группы, если не получает в ней ожидаемого. Люди объединяются в группы с разными целями – чтобы усилить свое влияние, обеспечить свою безопасность или закрыть свои потребности в самоуважении, общении, получении статуса.

Если формальные группы создаются в компаниях для выполнения конкретных задач, то неформальные – для удовлетворения своих социальных потребностей. Неформальные группы существенно влияют на поведение людей в компании и эффективность формальных групп.

Ни одна группа не похожа на другую, но в каждой группе отражается стратегия развития всей компании. На группу так или иначе влияют формально установленные нормы и правила, система мотивации и подбора персонала. Если ошибки заложены на внешнем уровне, добиться максимальной эффективности самой группы будет невозможно.

2. Возможности каждого

Эффективность работы всей группы будет зависеть от возможностей каждого. Речь идет о таких возможностях:

• Способности. Важно, что умеет каждый сотрудник и насколько он способен делать это в группе.
• Личностные качества. Важными для эффективности являются коммуникабельность и самостоятельность.

Как правило, люди с выдающимися или важными для выполняемых задач способностями более активно вовлечены в работу, становятся формальными или неформальными лидерами, получают наибольшее удовлетворение при применении своих способностей. Разные задачи требуют от участников разных интеллектуальных возможностей. Чем выше возможности каждого участника, тем выше групповой результат.

Если коммуникабельность и самостоятельность способны принести группе успех, то властолюбие и стремление доминировать могут парализовать работу всей группы.

Отдельно взятый специалист, эффективно работающий в одной группе, может не повысить эффективность другой группы, поскольку эффективность – результат учета системы факторов. Учитывать нужно структуру группы – формальное лидерство, роли, нормы, статус, размер и состав, поставленные задачи. 

3. Структура группы

К структуре группы можно отнести такие компоненты:

• Формальное лидерство.
• Роли.
• Нормы.
• Статус.
• Размер.
• Состав.

В каждой группе есть формальный лидер. Это обычно руководитель подразделения, начальник отдела или руководитель проекта. Роль лидера – создать атмосферу и моральный климат. От этого в высокой степени зависит эффективность работы команды, группы, коллектива.

Если за каждым членом группы закреплена роль – эффективность работы группы будет выше. Роль обычно предполагает модель поведения, которую ожидают все в группе. У каждого сотрудника обычно не одна роль в компании, поэтому хорошо играть свою роль в конкретной группе – задача не из простых.

Лучше всего справляться со своей ролью удается только в одном случае – когда она предполагает поведение а) естественное для самого сотрудника и б) ожидаемое от окружающих. Если роль в рабочей группе не совпадает с существующими стереотипами сотрудника, он будет играть ее с низкой эффективностью.

Нормы вырабатываются, чтобы деятельность была слаженной. Все предусмотренные «обряды» должны выполняться всеми участниками. Они должны быть понятными и приемлемыми для каждого, иначе группа будет работать с недостаточной эффективностью.

Следует учитывать, что помимо формальных норм в группе существуют и неформальные, причем, их большинство. Именно они оказывают самое существенное влияние на взаимоотношения между сотрудниками, что напрямую влияет на эффективность работы всей группы.

Неформальные нормы можно определить в три категории:

1. Относящиеся непосредственно к выполнению работы и к качеству результатов (интенсивность, отношение к качеству и к срокам).
2. Касающиеся внешних факторов (форма одежды, отношения к тем или иным ситуациям – переработкам, срыву сроков, взаимоподмене).
3. Связанные с распределением ресурсов внутри группы (у кого к чему есть доступ).

Люди, которые смогли приспособиться к единым нормам, легче принимаются в коллектив и вносят свой положительный вклад в эффективность работы всей группы. Тот, кто не воспринимает те или иные правила, обычно сталкивается с давлением окружающих, которые стремятся корректировать поведение нарушителей норм.

Под статусом в группе понимаются ранги, присваиваемые разным членам группы. Статусы могут быть формальными и неформальными. Пример формального – победитель конкурса, неформального – уважаемый сотрудник, с которым советуются.

Размер группы влияет на эффективность не меньше, чем другие факторы. По результатам исследований, наиболее продуктивными оказываются малые группы (ориентировочно 7 человек), работающие над конкретной задачей, и группы от 12 и выше, принимающие совместное решение.

Состав группы – это люди с разными знаниями и опытом. Считается, что чем разнороднее группа, тем она эффективнее. Часто это правда.

4. Задачи

Перед группой стоит задача, от специфики которой тоже зависит эффективность групповой работы.

Если группа решает сложные задачи, важно уметь обсуждать, а если рутинные – стандартизировать и формализовать рабочий процесс. Важное место среди факторов эффективности занимает способность обмениваться информацией в процессе групповой работы. Его тоже полезно стандартизировать.

5. Сплоченность и эффективность

Сплоченностью считают удовлетворенность участников совместной работой и желание продолжать работать вместе.

Сплоченность определяют такие факторы:

• Время, проведенное вместе.
• Трудность при вступлении в группу.
• Размер группы.
• Внешние условия.
• Успехи и неудачи группы в прошлом.

Чем больше времени люди вместе – тем они сплоченнее. Они успевают выявить общие интересы, научиться понимать друг друга, установить дружеские контакты.

Чем труднее было попасть в группу – тем сплоченнее группа.

Чем меньше группа – тем она сплоченнее. В большой группе обязательно появятся внутри группы поменьше.

Внешние факторы оказывают огромное влияние на сплоченность группы. Группа может быстрее и крепче сплотиться под внешней угрозой, в периоды перемен, при неизвестности и растерянности.

Успехи и неудачи, уже пережитые группой, влияют на сплоченность.

Ошибкой было бы считать, что сплоченность – единственный путь к эффективности. Сама по себе сплоченность в некоторых ситуациях может даже препятствовать эффективности, если формальные или неформальные нормы поведения не способствуют достижению высоких результатов.

Как повысить эффективность групповой работы

Как видим, целых 5 видов факторов серьезно влияют на эффективность работы в группе. Невозможно выдернуть из них только один, развивать его без учета остальных, и достичь таким образом максимальной эффективности групповой работы.

Если рассматривать группу как двое и больше людей, объединившихся для достижения конкретных целей, то важно все – что это за цели, что за условия привели группу к объединению, кто в нее вошел, с каким багажом, какими средствами располагает группа.

Повышение эффективности групповой работы – это учет всех пяти составляющих:

• Создание благополучной внешней среды.
• Подбор и развитие каждого члена группы.
• Оптимизация структуры группы.
• Учет специфики задач при работе со структурой.
• Работа над сплоченностью.

Во времена перемен, таких как сейчас, эффективность становится критически важным фактором успеха, потому что ресурсы часто оказываются узким местом для компании. А мы помним, что эффективность – это сокращение издержек.

Групповая работа эффективнее, чем индивидуальная, а команды более эффективны, чем просто рабочие группы. С учетом этого проанализируйте свою текущую ситуацию, без паники, суеты и судорожного поиска волшебных таблеток сделайте все возможное для укрепления своих позиций и расширения возможностей.

Команда ManGO! Games всегда рядом – подскажем, как оценить текущий уровень готовности к актуальным вызовам, как повысить эффективность групповой работы, с чего начать и как достичь реальных результатов процесса командообразования.