Слишком длинный список дел: что делать?

В статье:

• Проблема организованных людей
• Как справиться с подавленностью?
• Поработайте над своим отношением к задачам
• Как составить краткий список
• Полная концентрация
• Почему переключаться между задачами неэффективно

О том, как планировать, мы не раз писали в нашем блоге, в частности в материалах «Технология планирования рабочего дня с учетом техники 1-7-365» и «Как выполнять не менее 80% от запланированного», а также в материале «Планирование с помощью квадрата Эйзенхауэра». Там были описаны подходы к приоритизации задач и советы по контролю своего времени.

Планированию и навыкам распределять ресурсы посвящают деловые игры и тренинги по эффективности.

Если вы хотите научить планированию сотрудников – обратите внимание на захватывающую онлайн-игру «Миссия на Энернову». Участникам предложат отправиться в неизвестную галактику на планету Enernova, где обнаружен ценный источник энергии. Большое значение в игре уделяется планированию. Нужно, располагая ограниченными средствами, подобрать нужных специалистов, рассчитать горючее, взять с собой оружие, медикаменты, питание и прочие необходимые ресурсы так, чтобы вложиться в количество денег и не перегрузить космический корабль.

Без эффективного планирования лидерство невозможно, ведь кто такой лидер, если не тот, кто умеет организовать себя и других, выбрать приоритеты и демонстрировать проактивный подход к решению проблем? Это самые важные черты лидерства – уметь рассчитать сроки и сделать адекватную оценку задач и приоритетов.

Прислушаемся еще и к советам психолога и писателя – возможно именно они дадут старт вашему новому образу жизни.

Проблема организованных людей

Если мы очень организованы, мы стараемся не упустить ни одного дела, аккуратно вносим каждое в список, и тут нас поджидает неожиданная проблема. Список становится огромным, работать с ним неудобно, вместо радости мы чувствуем подавленность. Как справиться с проблемой бесконечных списков дел?

Это еще хорошо, бывает хуже – люди не вносят все дела в один список, в результате задачи нужно собирать в блокнотах, в мессенджерах, вкладках, электронных письмах и просто на обрывках бумаги или в голове.

Все это истощает, подавляет и подводит к желанию вообще ничего не фиксировать, не планировать – плыть по течению. Те, кто не разочаровался в самой идее организации своего времени и планирования, пытаются, изобретая что-то новое, найти новую систему, раз старая не работает. Вам подобное знакомо?

Но Лео Бабаута сделал настоящее открытые – он обратил внимание на то, что на самом деле проблема не в системе, а в том, что у людей не получается справиться с ощущением подавленности.

Как справиться с подавленностью?

Справиться с ситуацией помогут несколько шагов.

Сначала нужно понять приоритеты. Если вы поняли, что планирование важно – это уже успех. Но задумайтесь еще кое о чем. Возможно ли на чем-либо сосредоточиться, если не знать, что важно? Если все кажется срочным и важным, то вы будете метаться между одним и другим и постоянно тревожиться. Однако если вам известно, что является для вас самым важным, то вы сможете на этом сосредоточиться. Все остальное сможет подождать.

Легко говорить, но не так просто исполнить. Бабаута предлагает способ справиться с этой задачей.

Представьте, что вы врач в больнице. Одному пациенту нужна срочная операция на сердце, а у сотни других пациентов растяжение связок. Сейчас вам нужно сосредоточиться только на одной операции, остальные могут подождать.

Попытайтесь выбрать самое важное. Составьте список. Найдите аргументы, почему та или иная задача очень важна. На это можно потратить 30 минут и оно будет стоить того.

Разберитесь с тем, что важно на этой неделе и почему, а что может подождать, поймите, что важно именно сегодня.

Это лишит вас волнения. Волноваться нужно только о том, чтобы «успешно выполнить операцию на сердце», пока она не закончена вам и в голову не придет бросить ее и постоянно заглядывать к другим больным.

Поработайте над своим отношением к задачам

Прямо сейчас подумайте о своем списке. Ответьте себе на вопрос: вызывает ли он стресс? Если вам покажется, что да, значит, вы воспринимаете свои задачи как обузу, как опасность, потенциальный риск кого-то подвести или не оправдать чьи-то ожидания, потерпеть неудачи или выглядеть глупо. Может даже все перечисленное вместе взятое.

Если относиться к задачам как к риску подвести людей, неудивительно, что сам список будет вызывать стресс. Постарайтесь выстроить со своими задачами более продуктивное взаимодействие. Свяжите задачи только с собой и относитесь к ним не в русле провала в случае невыполнения, а как к возможностям, росту и победам в случае успешного выполнения, как к возможности, которой можно воспользоваться, чтобы стать лучше и сделать больше полезного.

Вот некоторые примеры от Leo Babauta позитивного отношения к своим задачам:

• Я целиком привержен этой задаче, ведь она крайне важна для меня. Поэтому я выделю на нее неприкосновенные полчаса и полностью посвящу себя ей.
• Эта задача – моя возможность с любовью служить тем людям, которые очень важны для меня.
• Эти задачи – для меня тренировочные площадки, позволяющие практиковать присутствие, преданность и привыкание к неопределенности.
• Это для меня приключение – исследование, возможность учиться, способ развиваться, расти, творить, открывать, проявлять любопытство.
• Это огромная игровая площадка, которая дает возможность поиграть сегодня.

Найдите свой способ относиться к задачам позитивно и следуйте ему.

Как составить краткий список

Как из длинного списка сделать краткий? Один из вариантов – составлять длинный список, но делить задачи по сферам. Отдельно рабочие задачи, личные, развивающие, финансовые. Также полезно рабочие задачи делить по проектам, если это будет достаточно комфортно.

Важно понимать, что весь длинный список никак за день сделать невозможно. Поэтому из длинного списка нужно выдернуть то, что можно сделать за день, и составить список дел на сегодня. Автор называет такой список «Сегодняшний список радости». 

В этот список должно войти всего 5-6 дел, хотя при составлении его у вас будет желание добавить больше «радости», чем поместится по времени. Не будьте жадными – оставьте и на завтра.

Что должно входить в список дел на сегодня? Прежде всего запланированные встречи. Чем больше встреч, тем меньше остальных задач.

Составляя такой список, задайте себе два вопроса:

• Что я должен сделать сегодня?
• Что я должен сделать, чтобы день считался по-настоящему эффективным?

Это все, на чем вам нужно сосредоточиться. Остальное – подождет.

Полная концентрация

После того как вы получили краткий список самых главных задач и поработали над продуктивным отношением к ним – все в ваших руках!

Даже когда перед вами не длинный, а вполне выполнимый список задач – не распыляйтесь на все сразу. Концентрируйтесь на одной. Практикуйте концентрацию регулярно. Как только вы войдете в такой ритм работы, почувствуете, что подавленность покинула вас.

Больше о концентрации можно узнать из книги «Поток» Михая Чиксентмихайи.

Почему переключаться между задачами неэффективно

Существует термин «многодазачность», и даже считается, что это очень хорошо – уметь выполнять много задач одновременно. Однако это тоже не значит, что нужно во время написания письма каждые 30 секунд заглядывать на свой любимый ресурс или проверять сообщения. Это можно сделать между задачами. Если хотите разнообразить свой день, подключите в качестве перерывов между задачами микрообучение.

Полная концентрация – это значит выбрать что-то одно, самое важное. Все остальное полностью убрать. Только одно дело для вас самое важное – оно в течение намеченного времени должно быть единственным, что вы делаете. Теперь вы знаете, как должно быть, а значит, сможете отказаться от всего, что этому мешает. Как только появится желание заняться чем-то другим, зафиксируйте это, вдохните, и снова сосредоточьтесь на основной в конкретный момент задаче.

Каждая задача требует погружения, поэтому переключение будет заставлять вас каждый раз «подключаться» к текущей задаче и тратить на это время. Пусть на определенное короткое время одна единственная задача станет для вас целым миром. Найдите в себе благодарность за то, что у вас есть возможность сейчас ее выполнять, служить людям, которые вам небезразличны, что есть возможность играть и проявлять любопытство, учиться и получать радость и рост.

Хотите попробовать изменить свое отношение к задачам? Не откладывайте!