Нет времени заниматься наставничеством? Внедрите TWI-методику!

В статье:

• Дополнительная квалификация
• Подготовка
• Структурирование рабочего процесса
• Создание матрицы компетенций
• Создание карты обучения
• Планирование обучения

Внедрению любой инициативы поможет стандартизация. TWI – это подход к стандартизации наставничества, который поможет упростить процесс внедрения этого эффективного формата корпоративного обучения.

Дополнительная квалификация

Понятно, почему наставничество непросто внедрять. Кроме прямой работы, наставнику приходится отдавать немало времени неподготовленным новичкам, а чтобы научиться учить быстро, нужно обучиться самому, что тоже требует времени.

Хороший специалист далеко не всегда хороший учитель и наставник. Отчасти это потому, что у него нет педагогического образования, и он не владеет навыками простой и быстрой передачи знаний. Наставничество – это педагогическая работа. Казалось бы, ответ на поверхности: наставнику просто нужно пройти обучение. Однако он часто не понимает, зачем ему такая нагрузка и зачем вкладываться в приобретение нового опыта.

Если вы решили внедрить в организации наставничество, нужно найти:

• мотивацию для наставника,
• способ сократить время обучения наставника,
• в ходе обучения дать ему компетенции, позволяющие обучать быстро и результативно.

Педагогические компетенции – полезное приобретение, а получать их можно в ходе получения опыта наставничества. Обучение в ходе решения текущих рабочих задач – лучший способ быстрого и эффективного обучения чему-либо. Ключевое слово здесь «быстрого», поскольку узким местом чаще всего является время наставника.

Быстро – не значит некачественно, даже наоборот. Без опыта обучение все равно не даст практических знаний, их нужно приобретать в ходе реальной практики. Дело тут не в поверхностном характере обучения – даже после глубокого обучения специалист не сразу станет владеть педагогическими навыками в совершенстве. Этого можно достигнуть только при живом применении полученных знаний.

Что касается теории, то при оптимальной структуре обучения время освоения новых знаний может быть минимальным. Но не нужно изобретать велосипед и начинать составлять ее с нуля. Оптимальная структура обучения наставников уже есть, она сосредоточена в методике TWI (Training Within Industry — обучение на производстве). Методика хорошо показала себя при обучении рабочих и непроизводственного персонала, особенно в компаниях, где применяется бережливое производство. Благодаря этой методике удается сократить время подготовки новых специалистов и при этом снизить количество брака.

Рассмотрим, как организовано обучение наставничеству по методике TWI.

Подготовка

Методика TWI экономит время наставника и каждого новенького сотрудника как минимум вдвое. Это может быть хорошим аргументом в пользу принятия решения специалистом о наставничестве и компании о внедрении наставничества.

На этапе подготовки компании наставничеству нужно:

• собрать информацию, которая будет использована при обучении,
• обобщить собранную информацию,
• привести ее в систему,
• спланировать цели и продумать методы их достижения.

Казалось бы, как скучно. Но если привлечь к этому процессу будущих наставников, процесс станет живым и объемным. Навыки будущих наставников уже начнут формироваться, поскольку они будут участвовать в переосмыслении процессов – важном этапе формирования любых навыков, особенно навыков руководителя.

Наставник, готовясь передавать знания и опыт, усовершенствует собственный процесс работы, выберет способы передачи знаний и опыта, а в ходе работы не раз пересмотрит и усовершенствует их. Все это возможно только при наличии учеников, поэтому справедливо будет утверждать, что наставник формируется и совершенствуется именно в процессе наставничества.

Даже если специалист знает, что стоило бы усовершенствовать в собственной работе, без учеников у него скорее всего до этого «не дойдут руки». Вспомним также приемы, позволяющие быстрее и лучше усваивать материал: среди основных – передача знаний кому-то другому.

Если все это учесть, нетрудно прийти к выводу, что мы очень ошибаемся, думая, что наставничество только забирает наше время. Правильней было бы сказать, что наставничество дает возможность усовершенствоваться. На самом деле обучение сотрудников – это ресурс для собственного развития. Само это убеждение и понимание повысит мотивацию наставника, и, соответственно, его успехи.

Тот, кто хочет развиваться, понимая, что для него может стать инструментом развития, куда охотнее найдет возможности.

Наставник в ходе подготовки к обучению коллег усовершенствует собственные подходы к работе, упростит алгоритмы, составит схемы и усовершенствует их вместе с собственными процессами, протестирует и усовершенствует все – процессы, схемы, алгоритмы, нормативные документы. Все это сделает более эффективной и осмысленной его собственную работу и поможет новичкам обучиться.

Подготовка к обучению наставников включает в себя такие шаги:

• Структурирование рабочего процесса.
• Формирование матрицы компетенций.
• Разработка карты обучения.
• Планирование процесса обучения.

Что входит в каждый из этих шагов?

Структурирование рабочего процесса

Структурирование рабочего процесса – это разбивка материала для обучения на блоки (модули). Выберите вместе с наставником только то, что приносит пользу и без чего невозможно выполнять рабочую задачу. Сгруппируйте информацию и определите последовательность блоков, решив, что за чем нужно усвоить, чтобы как можно раньше приступить к практике. Убедитесь, что информация не дублируется. Структурирование помогает экономить время в ходе обучения.

Если хотите лучше понять, что из себя представляет структурирование рабочего процесса, представьте, что вы зашли в кладовую, где давно никого не было и где давно пора провести ревизию. Там есть много вещей, которые потеряли актуальность, есть вещи, которые еще пригодятся, но их нужно обновить, есть нужные вещи, но их надо отыскать, проверить и сложить в более удобном месте, и так далее. Проделывая такую же работу с разными вещами, которые пригодятся и будут использоваться в работе, мы актуализируем рабочий процесс. К вещам, из которых состоит рабочий процесс, относятся все действия, операции и их последовательность.

Чтобы упростить задачу, используйте фасилитационные карточки или воспользуйтесь электронными программами визуализации, чтобы легко собирать модель процесса и вносить в нее изменения.

Делите процесс на шаги, записывайте шаги на карточки, пересматривайте и улучшайте схему процесса. Так можно улучшить процесс собственной работы и процесс обучения новичка. Поначалу старайтесь, чтобы формулировки были понятны вам, потом задумайтесь, насколько используемые вами термины будут понятны и просты для ученика. Со временем вам будет легче с формулировками, и сам процесс структурирования станет яснее и четче.

Называя шаги процесса, задавайте себе вопросы: «Что сделать сначала?», «Что сделать дальше?».

Создание матрицы компетенций

Задача корпоративного обучения, включая наставничество, – это формирование необходимых для компании и ее сотрудников компетенций. Каждый модуль, который входит в структуру рабочего процесса, – это шаг к приобретению тех или иных компетенций. Компетенции становятся целями модулей, а модули – основой матрицы компетенций.

Чтобы было понятно, чему вы обучаете в рамках каждого модуля, посвятите один модуль одной компетенции и присвойте модулям названия компетенций. Например, если обучается менеджер по продажам, модулями (компетенциями) может быть: «Расширение клиентской базы», «Определение лица, принимающего решение».

Чтобы составить такую матрицу, возьмите таблицу Excel, в верхней строке перечислите компетенции модулей процесса, а в первом столбце перечислите сотрудников, которым могут быть необходимы все или некоторые из перечисленных компетенций. Заполните матрицу, указывая, каким наставникам какие компетенции нужны.

Какими компетенциями должны владеть наставники? Хороший наставник не просто хорошо знает свою работу (владеет профессиональными компетенциями), он еще владеет:

• Общекультурными компетенциями – терпение, эмоциональная устойчивость, доброжелательность.
• Наставническими компетенциями – умение находить контакт, умение доходчиво объяснять, способность показывать общее и частности, поддерживать, проверять, требовать.

Каждый человек становится эффективнее в жизни и работе по мере освоения перечисленных компетенций, поэтому приглашение к наставничеству – это расширение перспектив.

К наставническим компетенциям относят коммуникативные, аналитические, исследовательские и прочие компетенции. Больше о подборе наставников в зависимости от наличия у них определенных компетенций, а также о материальной мотивации наставников – в статье «Критерии выбора наставника».

Сами наставники часто хотят развить у себя такие качества:

• Коммуникабельность. Способность ясно выражать свои мысли. Широкий диапазон навыков межличностного общения, умение подстроиться под взгляды, идеи и чувства других людей.
• Умение передавать полномочия. Умение грамотно передать ответственность стажеру и в случае необходимости помогать ему.
• Способность развивать компетенции и навыки у других.
• Изобретательность. Самостоятельное решение различных творческих задач, используя аналитические способности и умение решать задачи разными способами.
• Владение практиками управления.
• Доступность. Умение вызывать у окружающих ощущение, что им не откажут в помощи, находить возможность помочь всегда, когда в этом нуждаются.

Эти качества ценят в наставниках и ученики.

Наставничество близко к коучингу, поэтому в рамках подготовки наставников есть смысл развить у них коучинговые компетенции:

• Терпеливость.
• Упорство.
• Независимость.
• Беспристрастность.
• Поддержка.
• Заинтересованность.
• Умение слушать.
• Осведомленность.
• Внимательность.
• Хорошая память.
• Навыки мотивации.

Как понять, что наставнику понадобится развить или усовершенствовать общекультурные компетенции?

Используйте индикаторы, чтобы определить степень владения компетенциями. Пример индикаторов по некоторым компетенциям.

Коммуникабельность:

• Ясно выражает свои мысли.
• В разном окружении говорит по-разному, соответствует кругу общения.
• Взгляды и мысли выражает свободно и ясно.
• Использует уместные примеры и метафоры, которые улучшают понимание.
• Умеет просто, однозначно и понятно донести даже сложную информацию.
• Слушает внимательно.
• Постоянно проверяет, правильно ли понят.
• Актуализирует вопросы и отвечает на них.
• Инициирует вопросы со стороны ученика.
• Понимает суть вопросов.
• Охотно и ясно отвечает на вопросы.

Способность развивать компетенции и навыки у других:

• Наблюдает за результатами работы учащегося, фиксирует успехи и неудачи.
• Дает конструктивную обратную связь.
• Озвучивает промежуточные и итоговые оценки.

Оценивая кандидатов в наставники по компетенциям, вы заметите, что не всем нужно осваивать те или другие компетенции, а строя матрицу компетенций для стажеров, станет понятно, что не всем обязательно владеть всеми недостающими компетенциями. Работая с матрицей компетенций, можно планировать дополнительное обучение для возможности подменять друг друга, для решения возникающих производственных задач, при кадровых перестановках. Матрица компетенций может стать основным инструментом планирования в организации корпоративного обучения.

Создание карты обучения

Передача знаний и практических навыков в рамках методики TWI базируется на принципе «четырех касаний». Это четыре повтора одной и той же операции при обучении стажера на этапах:

• Демонстрации операции.
• Повторе операции учеником.

Четыре касания при демонстрации операции:

1. «Посмотри, как я делаю».
2. «Посмотри, какие этапы этой операции».
3. «Посмотри, на что нужно обратить внимание в ходе выполнения на каждом этапе».
4. «Посмотри, что может произойти, если мы не сфокусируемся на ключевых моментах».

Чтобы подготовиться к такой демонстрации каждого рабочего процесса, которому нужно будет обучить, составляем таблицу. В ней будет выделена графа для каждого рабочего процесса, включающая по три столбца:

• Основные этапы операции.
• Ключевые моменты.
• Причины для прохождения ключевых моментов.

Операция – это логически завершенный процесс, состоящий из связанных между собой действий.

Ключевые моменты операции – это действия, которые могут повлиять на скорость выполнения всей операции или которые составляют самый высокий риск.

Заполняя информацию в каждом из столбцов, мы структурируем передачу знаний, используя стандарт, который обеспечит качество обучения независимо от того, кто будет обучать сотрудников. Стандарт гарантирует один и тот же результат, независимо от исполнителя.

Планирование обучения

Планирование процесса обучения – это тоже заполнение таблицы, в которой будут отображены все наглядные и методические средства, способствующие лучшему усвоению материала. Когда станет ясно, какие инструменты будут использоваться, их нужно будет создать.

Различные материалы могут понадобиться на любом из этапов обучения.

Обучение проходит в 4 этапа:

1. Подготовка:

• Создайте непринужденную атмосферу.
• Выясните, какими навыками ученик уже владеет и что уже знает по теме.
• Заинтересуйте ученика в получении новых знаний и навыков.
• Определите удобное место ученика во время занятия.

2. Ознакомление ученика с операцией:

• «4 касания» согласно карты обучения.

3. Пробное выполнение операции («4 касания»):

• Ученик выполняет операцию, не комментируя свои действия.
• Ученик выполняет операцию, озвучивая основные этапы.
• Ученик выполняет операцию, выделяя ключевые аспекты.
• Ученик выполняет операцию, объясняя ключевые аспекты.

4. Проверка:

• Дайте ученику самостоятельность, но проверяйте, как у него дела.
• Поддерживайте ученика.
• Поощряйте вопросы, объясните, как, к кому и в каких случаях обращаться за помощью.
• Постепенно сокращайте объем наставнического участия.

Если обучение пройдет таким образом, адаптация новых сотрудников будет быстрой. Девиз наставника в этой методике: «Если ученик не научился – наставник его не научил».

Стандартизации подлежат все процессы, в том числе и наставничество. Стандартизация помогает получать одинаковое качество владения навыком вне зависимости от наставника. Стандарты повышают эффективность подразделения, сотрудников, наставников, всей компании.

Наша компания поможет разработать курсы для новеньких, стандарты для наставников, для корпоративного обучения и для других процессов. Заполните форму, чтобы мы связались с вами.